社内文書の書き方とは?社内文書の基本ルールと書き方のポイント

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社内文書の書き方とは?社内文書の基本ルールと書き方のポイント

目次

社内文書には、書き方やルールがある場合が多く、正しい社内文書の書き方を理解しておかなければ作成できない場合があります。

また、社内文書と言っても、さまざまな種類の文書や企業独自の決まりがある場合もあります。

社内文書の書き方や種類、基本的な社内文書のルールや注意点を解説します。

社内文書とは

社内文書とは、社内での情報共有やコミュニケーションのためのツールのひとつで、主に社内で必要とされる文書、書類を指します。

社内文書には、お知らせや報告などの一方通行のコミュニケーションや、相手のリアクションを必要とする文書など違いもあります。

社内文書が必要になる、求められる場面は多くありますが、適切に利用するためにも社内文書のメリット・デメリットを把握する必要があります。

社内文書の主な種類

社内文書は大きくわけると、「意思疎通・情報伝達のための文書」と「記録のための文書」のふたつがあります。

意思疎通・情報伝達のための文書

社内文書の中でも意思疎通・情報伝達のための文書は、「上から下への命令・指示の文書」、「下から上への提案・報告・届け出文書」、「水平的な連絡の文書」の3つの目的による社内文書の区分ができます。

上から下への命令・指示の文書の例としては、

  • 社則・社内規定の文書
  • 通達・辞令
  • 業務命令書・指示書

下から上への提案・報告・届け出文書の例としては、

  • 企画書・提案書・稟議書
  • 報告書(業務日報、出張報告、調査報告など)
  • 始末書・顛末書
  • 届出書(休暇・早退・退職などの願いや届出)

水平的な連絡の文書の例としては、

  • 通知文書(会議日程、社内行事の案内など)
  • 回覧文書(人事異動や慶弔など)
  • 伝言メモ(外出時の電話、来客など)

などが、社内文書の中でも意思疎通・情報伝達のための文書に該当するといえるでしょう。

記録のための文書

社内文書の中で記録のための文書は、会議やデータなどを記録する、まとめておくために作成される文書などが当てはまります。

  • 議事録
  • 集計データ、統計(営業、販売の成果表など)

などのデータや内容を保持するための文書などが当てはまるでしょう。

社内文書が必要とされる場面

一般的に、どのような場面で社内文書が必要とされるのか、社内文書が必要となる場面を紹介します。

通知・案内

人事的な通知、社内イベントの案内などで社内文書は必要とされています。

  • 年末年始、連休、臨時休業などのお知らせ
  • 研修会、勉強会の案内
  • 新年会、忘年会、社内旅行などイベントの案内
  • 就業規則改定の通知
  • 人事考課のお知らせ

上記のような、主に会社や上司から、社員や部下に対して発信される内容が当てはまるでしょう。

報告・届出

主に部下や社員から、上司や会社に対しておこなわれる社内文書のやりとりが、報告や届出です。

  • 日報、週報、月報などの業務報告書
  • 休暇や有給休暇、出張、経費精算などの申請
  • 住所変更や改姓届などの個人情報に関する届出書
  • 始末書、顛末書
  • 休職、退職届

上記のような業務や勤怠に関わることが主になるでしょう。

また、届出は提出先に確実に受理される必要があり、承認が必要な申請書もこの種類の中に含まれます。

 

提案・稟議

提案と稟議は、報告や届出と同じく、主に部下や社員から、上司や会社に対しておこなわれるものです。

  • 社内行事に関する企画書
  • 新規プロジェクトの計画書
  • 業務改善の提案書
  • 備品購入の稟議書
  • 接待費用の稟議書

上記のような、自身に決裁権がない事柄などについて、検討や承認を依頼する際に使用します。

記録・マニュアル

社内での業務や取り組み、会議などに関することを記録する場面でも社内文書を作成します。

  • 会議議事録
  • 会社施設利用の記録書
  • 業務に関する手順書

議事録やマニュアル作成など社内で使用する文書も社内文書に当てはまります。

社内文書に必要な項目

社内文書は種類によって書くべき項目が変わりますが、社内文書を作成する際の基本的に押さえておくべき項目について解説していきます。

基本項目

  • 表題:何についての文書か表す
  • 発信者:この社内文書は誰が発信元となっているのか
  • 対象者:誰に対して作成している文書なのか
  • 日付:いつ作成され、提出されたものなのか
  • 内容:どのような目的や依頼なのか

承認や決済、集計が必要な文書の必要項目

承認や決済、集計が必要な場合は、いつまでに承認や決済がほしいのか、という点も記載します。

基本的に上司や会社などに提出する文書なので、依頼する形の文言にするようにしましょう。

また、イベントなどの案内で参加者の集計が必要な場合なども、いつまでに参加希望を提出する必要があるのか、明記するようにしましょう。

提案書や稟議書の必要項目

提案書や稟議書の場合は、承認してほしいことや検討してほしいこと際に使う文書であるため、「なぜそのような提案や稟議をあげるのか」という理由が重要になります。

簡潔に書く必要はありますが、理由が明確でなければ判断材料にできず、理由や目的が納得いくものでなければ決済されない場合もあります。

相手が疑問や不安を抱かないように、しっかりと根拠のある明確な理由や目的を記載する必要があるデイsょう。

議事録の必要項目

会議は、基本的に重要な判断を下す場であり、何かしらの決定事項が発生することが一般的です。

その決定事項について、誰が、何を、いつまでにおこない、どのように確認するのか、ということまで記載するようにします。

そこまで記録することで、会議での決定事項が確実に実行されやすくなります。

また、会議の内容を見直す際や次にどのような内容を話し合う必要性があるかどうかも議事録を見ればわかるように記載するといいでしょう。

社内文書の書き方の基本ルール

社内文書には、基本ルールや書き方に関して一般的な慣例となっていることがあります。

企業による独自の文化やルールはあるでしょうが、基本的な社内文書を作成する際に覚えておきたいルールを見ていきましょう。

内容の重要性などで区分する

目的による社内文書の区分のほかに、次のような区分も可能です。

  • 社外秘など機密性の高いものと低いもの
  • 回答を要するもの、要しないもの
  • 書式のあるもの、ないもの
  • 既読、未読を明らかにする必要があるもの、ないもの
  • 要保存期間の長短
  • PCで書くもの、紙に書くもの

PCで社内文書を作成する場合でも、オンライン上で共有・保存するのか、プリントアウトして印刷物として共有・保存するかなどの違いがあります。

社内文書を書くときや取り扱うときは、重要性や形式などの区分も意識しておく必要があります。

時候の挨拶は不要

社内文書では「春暖の候 ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」などの時候の挨拶を入れないのがルールです。

取引先や顧客へのビジネス文書では、感謝の言葉や相手の繁栄を祝する挨拶を冒頭に入れるのがマナーとされていますが、社内文書では不要と心得ましょう。

差出人と宛先の明記

ポストに投函する手紙と同様に、宛先や差出人が不明だと、行方不明になることがあります。

文書の意図や文意も分りにくくなるし、誰が書いたかによって意味そのものが変わる場合もあります。

意外に忘れやすいことなので、かならず文書の冒頭に発信者・受信者の所属部署・役職・氏名を明記しましょう。

文体は「です、ます調」

上から下への通達書などでも、現在は「です、ます調」が一般的になり、「だ、である調」はほとんど使われません。

ただし、箇条書きの部分の文末は「です、ます調」では冗長になるので、体言止めか「だ、である調」を使う場合はあります。

敬語の使用は最少限度におさえる

 

社内文書では基本的に敬語表現は不要です。

丁寧語である「です、ます調」を使うだけで十分と心得ましょう。

例えば報告書では「下記のとおりご報告いたします」は「下記のとおり報告します」で十分で、文章の終わりも「以上」で簡潔にします。

役職名そのものが敬称の意味を含むので、部長や課長などの役職名に「殿」や「様」をつける必要はありません。

ただし、慣例的に「殿」をつけている企業もあるので、その場合は自社の慣例に従いましょう。

社内文書の書き方のポイントと注意点

社内文書を書く際に押さえておくべきポイントについて解説します。

「事実」と「意見」を混同しない

科学論文では「事実」と「意見」を混同すると、不当な結論が導かれることがあります。

仕事の文書である報告書や企画書でも、文章で「〇〇です」と「〇〇だと思う」と混同すると、結論を誤ることがあります。

仕事の文章の中でこのような混同やすり替えがおこなわれると、結論の信頼性や正確性が損なわれ、ときには誤った結論に導かれます。

簡潔に書く

社内文書は、その文書作成の目的に関係のない要素はすべて必要ないというくらい、シンプルで簡潔なものにします。

対比する例として、社外文書の場合は、対外的な文書のやりとりになるため、基本的には丁寧な言葉遣い、敬語、時候の挨拶などを用いる必要があります。

しかし、社内の人は基本的に「身内」と考えられるため、敬語も最小限にし、上司など目上の方に提出する際も、相手の名前に役職名をつけるのみにするなど、最低限のビジネスマナーに収まる程度の文章で十分です。

社内文書の最大の目的は、文書の内容を正確に相手に伝えることだいうことを念頭に入れて書くようにしましょう。

早さと正確さを意識する

社内文書は、タイムリーにおこなわなければ、後の業務に支障が出るなど、場合によってはビジネスとしての損失を生んでしまう場合もあります。

例えば、日報の提出が遅れたことで、上司が日報の中にある隠れた問題に気づくのが遅れ、気づいた時にはもう対応しようがなく、手遅れになってしまうという場合も考えられます。

正確さを欠いた社内文書も、同様に支障をきたす場合があります。

その文書を作成する理由を理解し、逆算して必要な時期に案内を出したり、定期的な報告などは、決められた期日までに提出するようにしましょう。

また、重要性や公開範囲の広さに応じて、しかるべき責任者に文書のチェックをしてもらうようにしましょう。

誤字脱字がないか

ほとんどの社内文書は、多くの人の目に触れるか、上司や目上の方の目に触れるかのいずれかにあたります。

そのような文書に誤字脱字があると、文書そのものの価値や、その文書の作成者の評価にも影響を及ぼす可能性があります。

また、誤字脱字によって誤解や間違いなどのトラブルにつながる可能性も考えられるでしょう。

作成した文書は、すべてに目を通してセルフチェックをする、重要な文書の場合はダブルチェックをするなどの確認は必須です。

文書のテーマと結論を先に述べる

何について書かれた文書なのか、結論は何かのかを、最初の2~3行で述べるのが、よい報告書、企画書を書く重要なポイントです。

事故報告書などで、最初に経過を長々と書くのは、読む人の集中力を低下させたり、言い訳めいた印象を与えます。

日常の会話では、話を面白くするためにオチを最後にもってくるのが話術のひとつですが、仕事の文章ではこのようなテクニックは無益です。

結論を先に述べることで、その後に述べる「結論を導いた理由」が読む人にとって理解しやすくなります。

ぼかした表現や遠慮した言い回しをしない

明らかなことでも、強い表現や「言い切り」を避けて、あえてぼかすのがマナーとされている部分があります。

しかし、社内文書(仕事の文章)では、このようなマナーは必要なく、ぼかした表現を使用すると文章を冗長にし、文意を不明瞭にする弊害があります。

「〇〇といったふうな」「今月末くらいには」「〇〇と言ってよいのではないかと思われる」などのぼかした表現は、読みにくいだけでなく、逃げ道を用意した言い方だという印象を与えることもあります。

「〇〇があります」と書くべきところを、ほとんど無意識に「〇〇もあります」「〇〇などがあります」と書いてしまわないように注意しましょう。

適切な方法で共有する

通知や案内は、アナログな掲示板などに貼り付けても、見てもらえない可能性が高いと考えられます。

また、申請、稟議、提案なども、紙ベースでおこなうと、書類の紛失が起こるなど、管理が煩雑になる可能性が高まります。

社内文書のやりとり自体は重要なことで無くすことはできないと思いますが、効率的におこなう必要はあります。

社内文書はこれまで書類でおこなわれてきたものではありますが、オンラインやデジタルツールを利用し社内文書を共有、管理するようにしましょう。

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例えば、通知や案内は、グループチャットを作成することで伝えたい複数の相手にダイレクトにお知らせすることができます。

申請や稟議などは、タスク機能を活用することで、相手に確実に業務を依頼することができ、進捗状況も確認することができます。

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