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電話対応のお礼メールは必要？電話対応お礼メールの書き方と必要性
目次
ビジネスおけるコミュニケーションツールが多様になった中でも、電話で対応してもらう機会も少なくはないでしょう。
貴重な時間を割いて電話対応してもらったことに対し、お礼を伝えることはマナーや礼儀ともいえますが、電話を切ったあとに、あらためてメールでお礼を伝える必要性はあるのでしょうか。
電話対応へのお礼メールについて、必要とされるケースや書き方、電話対応のお礼メールの注意点などについて解説していきます。
電話対応へのお礼メールは必要？
電話応対へのお礼メールとは、貴重な時間を割いて、電話で対応してもらったことに対する感謝の気持ちを効果的に表すものです。
また、電話対応後にお礼メールを送付することで好印象を残す、より深い感謝を伝えるという目的があるともいえるでしょう。
たとえ些細なことでも、きちんとお礼を伝えることは、信頼関係の構築や、仕事を一緒にしたいと思ってもらうきっかけになることもあるからです。
しかし、電話対応に対するお礼のメールは、絶対に必要というわけではありません。
その理由としては、緊急性や重要性が低いタスクにも関わらず、仕事中の貴重な時間を奪われてしまうことにあります。
すでに電話対応で時間を割いてもらっているのに、受信したお礼メールを開封して読むことで、さらに相手の業務時間を奪ってしまいます。
また、自分にとってもメールの文章を考え、作成して送信することに対して、時間というコストがかかっています。
電話対応をしてもらったことに対し、電話口でしっかりと感謝の気持ちを伝えることができているのであれば、電話対応のお礼メールは必ずしも送る必要はないともいえるでしょう。
電話対応へのお礼メールが必要なケース
電話対応へのお礼メールが必要だと考えられるケースには、どのようなものがあるのでしょうか。
電話対応後にお礼メールを送っておいた方がいいケースを把握しておくことで、効率的にお礼メールの対応や判断がおこなえるでしょう。
補足や訂正など追加で伝えたいことがある場合
電話対応のお礼メールを送ることは、仮に電話を切ったあとでも、補足して伝えたいことや伝え忘れていたこと、また、会話の内容を訂正する際は必要であり、いいきっかけにもなります。
特に、電話で相手が話した内容に訂正したい箇所があった場合、電話を切ったあとではなかなか指摘しづらいものですが、お礼メールを送ることで、メールの主たる目的を「お礼を伝えること」と感じてもらいつつ、さりげなく訂正することができます。
電話対応の会話を終えたあとで、補足や訂正が必要であり、今後の業務に支障が出ることが予想される場合は、内容を追加したお礼メールを送りましょう。
しかし、緊急性が高い補足や訂正の場合はメールではなく、電話をかけなおすなど素早い対応が必要になる場合もあります。
相手が不在で代わりの人が対応してくれた場合
電話対応の際に、相手が不在で代わりの人が対応してくれた場合は、相手も含め、双方に対するお礼のメールを送りましょう。
なお、メールを送る際はお礼の文章とともに、どのような用件を伝えようとしていたのかを記述することで、何の目的で電話をかけたのかが明確になります。
また、相手が不在だったことに対し、「電話に出なかった」「いなかった」のように、相手に非があるような表現は控えましょう。
この場合は「お忙しいところ」「ご不在だった」のように、相手を気遣う文言に変換するといいでしょう。
今後につなげるために好印象を残したい場合
電話対応へのお礼メールは、必ずしも送らなければならないものではありませんが、より印象を強く残したい思う場合、ときにはあらためてお礼メールを送ることが必要な場合もあります。
例えば、他社と競合しているのであれば、相手とより多く接触することで好印象を得られることもあります。
これは社会心理学の分野で「単純接触効果（ザイアンス法則）」と呼ばれており、ビジネスの分野では営業活動において効果的な手法として活用されています。
相手との状況に応じて、今後のビジネスチャンスにつながるのであれば、あらためてお礼メールを送ることが必要な場合もあります。
しかし、必ずしも電話対応後にお礼メールを送ることで好印象を獲得できるとも限らないので、状況に応じて使い分けが求められます。
電話対応のお礼メールの書き方
相手は忙しい時間を割いて、わざわざ電話で対応してくれています。
せっかく、電話対応後にお礼メールを送るのであれば、感謝の気持ちが伝わらなければ意味がありません。
しかし、口頭で伝えるよりも気持ちが伝わりにくいのが、メールの難しいところです。
電話対応へのお礼メールの基本的な書き方を身につけておきましょう。
宛先や宛名は明確にする
まずは、誰に対してお礼メールを送るのか、宛先や宛名を明確にしましょう。
メールの宛先には、ToやBccなどの機能がありますが、お礼の気持ちを伝えるのであれば、「To（あなただけに送ったメールです）」が相応しいでしょう。
仮に、相手が不在で代わりの人が電話対応してくれた場合は、わざわざ代わりに対応してくれた人にまでメールを送る必要はありません。
Toを利用して相手に送り、文章の中で、代わりに対応してくれた人にお礼の気持ちを伝言してもらう程度でよいでしょう。
また、宛名には順に、会社名、部署、役職、名前をもちいて、忘れずに敬称もつけましょう。
件名は内容は簡潔に伝わるようにする
ビジネスのお礼メールでは、相手がメールを開かなくても、件名を一目見ただけで内容がわかるようにしましょう。
そのため、件名に「ありがとうございました」と書くのは、何に対するお礼なのかわかりづらいのでNGです。
件名には、「午前に対応いただいた電話のお礼/〇〇株式会社▲▲」のように、いつ、何に対する、誰からのメールであるかを記載しましょう。
定型文を使わないようにする
電話対応へのお礼メールは、ありきたりな定型文で送るのは避けましょう。
定型文は、誰の目から見ても礼儀正しくスマートに書かれていますが、相手も仕事をしている以上、定型文だと見抜かれてしまうことも考えられます。
電話対応へのお礼メールは、絶対に送る必要があるわけではないからこそ、送る際はパーソナルな文章を書きましょう。
電話での会話に対する具体的なエピソードを記載した一文があると、定型文とは感じられず、お礼の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。
「取り急ぎ」はNG
ビジネスメールによく使われるフレーズに、「取り急ぎ」という表現がありますが、この「取り急ぎ」は、お礼のメールには相応しくありません。
「取り急ぎ」は、「とりあえず急いで」という意味を表す言葉であり、引き続いて何かを報告する必要がある際に使います。
ビジネスメールでは多用しがちなフレーズですが、「取り急ぎ」の意味を正しく理解している人にとっては失礼にあたる表現なので、使わないようにしましょう。
電話対応のお礼メールを送る際の注意点
電話対応へのお礼メールをより効果的にするためには、どのような点に注意するべきなのでしょうか。
また、電話対応じぇのお礼メールを送ることの効果や影響など、一歩踏み込んだ内容を知っておくことも大切です。
お礼メールを送るなら電話対応後早いタイミングにする
お礼メールを送る際は、できるだけ早いタイミングで送るようにしましょう。
時間が経ってから、「先日はありがとうございました。」と送っても、相手は「なぜ今ごろ？」と疑問に感じてしまうかもしれません。
可能であれば、電話を切ったタイミングでメール作成にとりかかり、遅くても24時間以内にはメールを送るように心がけましょう。
メールを送る時間帯に配慮する
お礼メールを送るタイミングは早めの方がよいとしましたが、送る時間帯には十分に注意しましょう。
お昼休憩中や業務終了後になるのであれば、休憩後や翌日の業務開始後30分ほど経過した時間にずらして送ることを心がけましょう。
なお、お礼メールに限らず、休日にメール以外の連絡をすることは避けてください。
形式的なメールなら送らない選択も可
電話対応があくまでも作業的なものであり、特筆すべきエピソードがないのであれば、お礼メールを送らないという選択肢があることも知っておきましょう。
相手の受信トレイを埋める価値があるほどのメールなのか、形式的ではない実質的な内容が記載されたメールであるかを、あらためて考えてみることも大切です。
メールを送る行為、メールを確認する行為、どちらも時間が必要になり業務時間を失うものでもあるので、その価値があるかどうかは再考すべきでしょう。
無駄なコストにつながらない心がけも必要
電話応対へのお礼メールの文章を考え、作成する作業には、「時間というコスト」が発生しています。
さらに、受け取った相手も同様に、仕事の手を止めて、メールを開いて読むという時間のコストが発生しています。
お礼メールの必要性に疑問やストレスを感じることは、無駄な手間やコストが発生してしまい、「感謝の気持ちを伝える」という本来の目的を見失っています。
お礼メールに対し、モチベーションや生産性が下がらないよう、効率化を考えた心がけをすることも大切です。
電話対応へのお礼はメールでなくビジネスチャット
電話応対へのお礼メールは、必要でなければ送る必要はありませんが、どうしてもお礼の気持ちを伝えたいと思うのであれば、Chatworkのようなビジネスチャットを活用しましょう。
ビジネスチャットでは、メールのように1通ずつ開封する手間が省けるとともに、チャットの画面上で会話の流れを把握することも可能です。
また、メールに求められがちな堅苦しい文章を省ける部分もあり、お礼メールのような重要性が低いやりとりも気軽にすることができます。
Chatworkでは、メッセージに対し絵文字でリアクションすることも可能なので、相手に返信のプレッシャーを与えることもありません。
無駄な時間やコストをかけずに、円滑なコミュニケーションと業務の効率化を図るためにも、Chatworkの導入を検討してください。
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