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フリーアドレスのメリットとは？デメリットや導入ポイントも解説
目次
フリーアドレスとは、会社内で固定の席を定めずに、日によってデスクや場所を変えながら仕事をおこなう制度のことです。
フリーアドレスの大きなメリットは社内コミュニケーションの活性化ですが、ほかにもさまざまなメリットをもたらします。
しかし、効果的にフリーアドレスを導入するためには、デメリットが生まれないように注意する必要もあります。
フリーアドレス制度の特徴やメリット・デメリット、導入のポイントを見ていきましょう。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、社内のデスクやオフィスでの作業場所を固定せず、自由に席を選んで仕事をするスタイルのことをいいます。
ソファーやカフェテーブルなどを置いている企業もあり、従来の個人専用のデスクで仕事をするよりも自由に仕事ができるとして、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
当初は、コスト削減の目的で始まったとされるフリーアドレスですが、今では、コスト削減に加えて、生産性向上や働きやすい環境を求める流れの中で、新しい柔軟な働き方のひとつとしての活用が広まっています。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスを導入することで、コミュニケーションの活性化や発想が柔軟になるなどのさまざまなメリットが生まれます。
フリーアドレスのメリットについて見ていきましょう。
社内のコミュニケーションが活発になる
フリーアドレスを導入することで、いろいろな人と顔を合わせる機会が増えるので、社内コミュニケーションの活性化につながります。
フリーアドレスでは、異なる部署や異なる役職の人と席が近くなることもあり、従来接点が生まれなかった社員とコミュニケーションを取る機会が増えます。
社内のコミュニケーションが活発になれば、職場の雰囲気が明るくなり、社員同士の理解も深まるため、生産性向上や社員のモチベーションアップにもつながります。
また、管理職にとっては、部下と接する機会が増えることで、部下の悩みや問題に気づきやすくなるといったメリットもあるでしょう。
アイデアが生まれやすくなる
フリーアドレスの導入によって、アイデアが生まれやすくなるといったメリットをもたらします。
社内コミュニケーションの活性化とつながりますが、同じチーム内だけでなく、さまざまな人とコミュニケーションを取ることで新しい発想や異なる着眼点で物事を考えることができるようになります。
ほかにも、新たなサービスや商品についての意見がほしいときにも、フリーアドレスであれば気軽に意見を聞くことができます。
プロジェクトに合わせて席替えができる
プロジェクトごとに同じチームの社員で近い席になるように席替えができるのもフリーアドレスのメリットです。
物理的な距離が近くなれば、ミーティングや進捗確認もすぐにおこなうことができます。
わざわざミーティングのために会議室を取らなくても、デスクですぐにミーティングをおこなうことができ効率的です。
相互支援の輪が広がる
フリーアドレスの導入によって、社員同士の相互理解が深まれば、相互支援の輪が広がっていきます。
フリーアドレスでは、仕事だけでなくランチや休憩時間を普段交流のない社員と過ごすことが増えるでしょう。
コミュニケーションの機会が増えることによって、互いの仕事や家庭の事情などを知ることができ、困ったときに手を差し伸べる相互支援の関係を築くことができます。
相互支援の関係を築くには、社員同士の相互理解や信頼関係が大切ですが、フリーアドレスは相互理解や信頼関係の構築に大きく役立つでしょう。
省スペース化の実現
フリーアドレスは、省スペース化の実現にも効果的です。
例えば、外回りで不在にする営業の社員の空席を埋めることができます。
このように不在や休暇の社員を除いた必要な座席数を把握することで、全社員分の座席を用意する必要がなくなり、省スペース化を実現することができます。
また、作業場所を縛らないことにもつながるので、空きスペースや会議室の活用などもおこないやすくなるでしょう。
コスト削減につながる
省スペース化ともつながりますが、フリーアドレスはコスト削減にもつながります。
フリーアドレスによって、省スペース化が実現できれば、オフィスの賃料を抑えることや、デスクなどの備品代を削減することもできます。
また、フリーアドレスを推進するためには、ペーパーレス化が欠かせないため、結果的に紙や印刷代などのコスト削減にもつながるでしょう。
オフィスがキレイに保てる
フリーアドレスは固定席を設けないため、個人専用のデスクと違い、社員が私物を置いたままにはできません。
そのため、社内の整理整頓が進み、結果としてオフィスをキレイに保つことができます。
従来の固定席よりフリーアドレスのほうが、デスクなどの備品が社内の共有物であるという意識が強くなり、社内の備品を大切にする意識も高まるでしょう。
テレワークの推進にもつながる
フリーアドレスはテレワークとの相性がよく、テレワークの推進にも役立ちます。
フリーアドレスを導入するためには、ノートPCなどの環境の整備やペーパーレス化などのデジタル面での準備が欠かせませんが、これはテレワークをおこなう場合にも応用できます。
また、テレワークによって、出社率をコントロールすることができれば、さらなる省スペース化の実現にも役立ちます。
フリーアドレスとテレワークを上手く組み合わせることによって、両者の強みを活かすことができるようになるでしょう。
フリーアドレスのデメリット
さまざまなメリットをもつフリーアドレスですが、導入することでデメリットも発生する可能性もあります。
フリーアドレスのデメリットについて見ていきましょう。
集中力が低下する場合がある
フリーアドレスでは社員と交流しやすいがために、ときには集中力が低下してしまう可能性があります。
ひとりで集中して作業をおこなうような仕事であれば、フリーアドレスのメリットを受けにくいかもしれません。
そのような場合には、人が少ない席を選んだり、会社がひとりで集中できる環境を用意するなどの工夫が必要です。
個人の持ち物が置きづらくなる
フリーアドレスでは、デスクを共有するため、個人の持ち物をデスクの上や引き出しに置いたままにすることはできません。
また、職種によっては、専用の機械や備品が必要となる場合もあるかもしれません。
このデメリットに対しては、会社がロッカーを用意したり、専用の備品を備え付けたデスクを複数用意し、その中で席を共有するなどの工夫が必要となります。
いつの間にか固定席になってしまう
フリーアドレスの失敗例として、いつの間にか固定席になってしまったというものがあります。
これは、フリーアドレスの導入目的がきちんと理解されていないことが原因です。
フリーアドレスの導入目的を社員に理解させることや、固定席を作らない工夫をすることで、固定席を回避する対策にはなるでしょう。
しかし、自由に席を選べるという目的の中には、ある程度の固定化は黙認する必要性や、固定化を避けたいがためにルールや制限を加えると場合によってはフリーアドレスのメリットを消す結果になる場合もあるので新潮に対応しましょう。
進捗や居場所の把握が難しくなる
フリーアドレスによって、部署ごとのデスクがなくなれば、部下の進捗把握が難しくなるといった側面もあります。
また、どこに誰がいるのか分かりにくくなるというデメリットも発生するでしょう。
このようなデメリットに対しては、進捗管理システムや在席管理システムを活用したり、デスクに番号や住所をつける、ビジネスチャットなどで気軽にコミュニケーションができるようにするなどの工夫が必要です。
フリーアドレスのメリットを高めるための導入ポイント
フリーアドレスが上手く活用できれば、社内コミュニケーションの活性化や生産性向上が期待できます。
フリーアドレスのメリットを高めるための導入ポイントについて見ていきましょう。
導入の目的を明確にする
フリーアドレスを上手く機能させるためには、導入の目的を明確にし、社員に理解してもらうことが非常に大切です。
これまでの固定席からフリーアドレスに移行することに抵抗感を覚える社員も少なからずいるかもしれません。
そのような社員を無視して強引にフリーアドレスを導入してしまえば、フリーアドレスのデメリットばかりが目立つだけの結果になる可能性があるでしょう。
フリーアドレスの導入によって、どのようなメリットがあるのかを、自社の規模や特徴に落とし込んで具体的に社員に説明することで、フリーアドレス導入の目的を理解してもらえるような工夫をしましょう。
ペーパーレス化を進める
フリーアドレスを上手く活用させるためには、ペーパーレス化の推進が欠かせません。
ペーパーレス化を進めることで、どのデスクで仕事をしても必要なデータや書類にアクセスすることができるようになります。
また、フリーアドレス導入後は、個人で所有できるスペースは少なくなります。
フリーアドレス導入をきっかけに、所有している資料などが本当に紙である必要があるのかを考え、ペーパーレス化を促進していくといいでしょう。
ひとりで集中できる環境も用意する
フリーアドレスのメリットを上手く活用させるためには、ひとりで集中して作業できる環境を用意するといった工夫も必要です。
例えば、私語厳禁のスペースや仕切りのあるスペースを設けるといったことが考えられます。
その日の仕事の内容に合わせて環境を選べるようにレイアウトを設計できれば、フリーアドレスのメリットを最大限活かせるでしょう。
タスク管理システムを利用する
フリーアドレス導入によって、進捗の把握が難しくなるといったデメリットが出てくる可能性があります。
タスク管理システムを活用したり、スケジュールを共有することで、顔を直接合わせなくても進捗を確認できるようにするといいでしょう。
また、ビジネスチャットなどを活用して、積極的にコミュニケーションを取ることもタスク管理に役立ちます。
固定席を作らない工夫をする
フリーアドレスを成功させるためには、固定席を作らない工夫が必要です。
例えば、前日と同じ席には座らない、くじ引きやルーレットで席を決める、私物を共有デスクに置かないといったことが考えられます。
そのような工夫に加え、まずはフリーアドレスの目的をしっかりと理解してもらうことが、いつの間にか固定席になっているという失敗を引き起こさないために重要です。
フリーアドレスの導入にChatworkを活用
フリーアドレスの導入によって、社内コミュニケーションの活性化や、相互支援の輪が広がり、コスト・スペースの削減、テレワークの推進といったさまざまなメリットが生まれます。
その一方、ペーパーレス化などの準備が不十分であったり、フリーアドレスの目的が理解されていないとフリーアドレスのメリットを最大限活かすことができません。
そこで、ペーパーレス化やタスク管理には、ビジネスチャットのChatworkが効果的です。
Chatworkで離れた席や姿が見えない社員とも気軽にコミュニケーションが取れるだけでなく、ファイル管理機能では、チャットでやりとりしたデータを一覧で閲覧したり、ダウンロードすることができ、ペーパーレス化に役立ちます。
また、タスク管理機能では、自分のタスクをTODOリストとして活用したり、相手にやってほしい仕事をタスクとして登録することで相手に通知がいき、タスク管理が簡単におこなえます。
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