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キックオフ会議とは？キックオフ会議の目的と進め方
目次
キックオフ会議に参加したことがあるけれど、キックオフ会議を実施する意味をよく理解していない方も多いのでないでしょうか。
通常の会議とは異なり、キックオフ会議にはプロジェクトを成功に導くための重要な役割があります。
キックオフ会議を効果的なものにするためにも、キックオフ会議を実施する目的や進め方を把握しておきましょう。
キックオフ会議とは
キックオフ会議とは、試合の開始を意味する「キックオフ」と、会議を組み合わせた造語です。
ビジネスでは、新しいプロジェクトを始める際に使われる言葉で、最初におこなわれる会議のことを指す場合が一般的です。
社内のメンバーだけでなく、社外の取引先も参加するキックオフ会議もあれば、社内だけで簡素に済ませるキックオフ会議まで大小さまざまです。
キックオフ会議の目的
なぜビジネスの現場では、キックオフ会議を実施するのでしょうか。
社外・社内のメンバーを集めて、キックオフ会議を開催する目的を解説します。
プロジェクト全体の概要を把握する
キックオフ会議の目的は、プロジェクト全体の概要を把握するためです。
たとえば、プロジェクトの内容、スケジュール、メンバー構成、注意点などを参加メンバー全員が共有します。
プロジェクトが始まる前にキックオフ会議で情報共有をしておくことで、プロジェクト中の疑問や不明点などを減らし、効率的に進めやすくなります。
メンバー間での顔合わせ
キックオフ会議は、メンバー同士の顔合わせの機会としての目的もあります。
顔を合わせる必要があるのか疑問に思われる方もいるかもしれませんが、プロジェクトの規模が大きくなるほど、お互いの信頼が重要となります。
また、大規模なプロジェクトになると、自社だけでなく、他社メンバーと一緒に仕事を進めることも増えるため、あらかじめ顔を知っておくと安心できます。
参加メンバーの士気を高める
顔を合わせると同時に、プロジェクト参加メンバーの士気を高める目的としても、キックオフ会議は欠かせません。
お互いのことをあらかじめ知っておくことで、プロジェクト中に課題が発生した場合に、自然と助け合える雰囲気を生み出せるようになります。
プロジェクトを無事に成功させるために、キックオフ会議を通して、一丸となって取り組めるような機会を作り出せます。
キックオフ会議をする方法
キックオフ会議は、一般的な会議同様にさまざまな方法で実施することができます。
3つの方法の中から適切なものを選んで、キックオフ会議をおこないましょう。
対面式会議によるキックオフ会議
対面式のキックオフ会議は、会議室やコミュニティルームなどに集まって会議をおこなう方法です。
通常の会議のように、参加者同士が現場に集合するため、お互いの顔を一目で確認できます。
チャットツールを利用したキックオフ会議
チャットツールを利用した、キックオフ会議をおこなうことも可能です。
テキストベースでの会議のやりとりとなりますが、プロジェクトの内容や、スケジュールなどを把握する程度であれば問題なく情報を共有できます。
また、チャットツールを使用する場合、プロジェクトの資料を閲覧できるように、ファイルの送受信に対応していると便利です。
Web会議システムを利用したキックオフ会議
チャットツールでは不安な場合、Web会議システムを使ったキックオフ会議も検討してみましょう。
対面式のキックオフ会議と同じように、参加メンバー同士で顔を合わせることができるため、メンバー同士の一体感を生み出せます。
ただし、Web会議システムは、一度に接続できる人数が限られてしまう場合もあるほか、複数人が参加すると意見を交換しにくくなるため、少人数向けのキックオフ会議に適しているといえるでしょう。
キックオフ会議の手順
キックオフ会議を実施する際には、要領よくおこなうために手順を確認しておきましょう。
プロジェクトの概要説明から、役割分担、自己紹介、質疑応答までのキックオフ会議の4つの手順を紹介します。
プロジェクトの概要説明
キックオフ会議では、まず始めにプロジェクトの概要説明から実施します。
どのような方向性で進めて行くのかをメンバー間で共有し、最終的な目標や目的を手短に説明することがポイントです。
概要説明の段階では、プロジェクトに関する説明を長々と話すのではなく、要所を押さえながらメンバーの関心を高めるようにしましょう。
チーム内での役割決め
プロジェクトの概要を説明したあとは、チームごとに役割分担を決めます。
チーム内での役割分担を決める際には、最初にリーダーを任命するようにしましょう。
プロジェクトが始まる直前になってからリーダーを選んでいるようだと、チームとしての組織力を高められません。
キックオフ会議の段階でリーダーを決め、全体のスケジュールや、情報共有の方法などを確認し合い、メンバーの士気を向上させましょう。
メンバーの自己紹介
大規模なプロジェクトになると、自社従業員だけでなく、他社の従業員も参加することが多いため、自己紹介をおこないます。
自己紹介の場は、ひとりが長く話す必要はなく、氏名や担当業務に加え、プロジェクトの意気込み程度で十分です。
キックオフ会議でプロジェクトの概要を説明のあとや、チームごとに役割分担を決める際に、自己紹介をおこないましょう。
質疑応答
キックオフ会議の最後には、質疑応答の時間を設けます。
質疑応答では、プロジェクトについての質問や、プロジェクトの進捗に関する注意事項、そのほかの気になることなどを確認します。
また、質疑応答では、専門的な立場のメンバーが積極的に意見を出し、プロジェクトに対する全体の士気を高めましょう。
キックオフ会議をおこなう際の注意点
キックオフ会議をスムーズにおこなうためにも、注意点について確認しておきましょう。
キックオフ会議の準備を徹底する
キックオフ会議では、あらかじめプロジェクトの準備をしっかりとおこなっておきます。
準備が万全でないと、メンバーがプロジェクトを実施する本来の目的を理解しにくくなり、認識のズレや、プロジェクトが始まってからトラブルが起こる可能性があります。
キックオフ会議の資料、リーダーが話す内容など、準備不足がないように進めましょう。
キックオフ会議のタイミング
キックオフ会議という呼び方のとおり、キックオフ会議はプロジェクトが始まる前に実施する会議です。
しかし、キックオフ会議のタイミングや時期を誤ってしまう失敗例も少なくなくないため、開催時期を計画しておきましょう。
目安としては、プロジェクトが始まる1週間前までには実施するようにし、なるべく早い段階でメンバーにキックオフ会議を通知します。
日程が合わず、プロジェクトが始まってから、キックオフ会議を開催せざるを得ないような状況にならないように注意が必要です。
キックオフ会議の方法を考える
キックオフ会議をどのように開催するかを検討しておくことも大切です。
もちろん、メンバー全員の顔を見られるように、対面式での実施が理想的ですが、メンバーの状況によっては難しくなることも予想されます。
対面式でのキックオフ会議を実施できない場合に備えて、チャットツールやWeb会議システムを使った会議の実施も選択肢に入れておきましょう。
キックオフ会議の目的を理解してプロジェクトを進めよう
対面式でのキックオフ会議が難しい場合は、多く考えられます。
テレワークの拡大だけでなく、地域が離れた取引先や営業所をまたぐプロジェクトの場合は対面会議によるキックオフ会議をするのは難しいでしょう。
このような場合にはビジネスチャット「Chatwork」を利用して、あらかじめプロジェクトに携わるメンバー専用のチャットグループを立ち上げておくことで、テキストベースでもスムーズなやりとりを実現できます。
また、Chatworkには、PDFや、画像・動画ファイルもテキスト同様に送信できるため、プロジェクトの説明やメンバーの自己紹介にも利用可能です。
Web会議機能も搭載しているため、テキストベースでのやりとりと使い分けながら、キックオフ会議だけでなくさまざまなコミュニケーション手段として、Chatworkをご活用ください。
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