日程調整メールは社内でも必要？ビジネスでの日程調整メールの書き方

ビジネスでは、業務を円滑に進めるための連絡に日程調整メールを使うことがあります。

日程調整メールは、社内の業務や業務外のさまざまな場面で利用できるので、書き方の基本を押さえておくと、相手への配慮につながる文章の書き方ができるでしょう。

しかし、日程調整の連絡をメールで送ると回数を重ねる必要があり、調整する側の手間や負担がかかります。

具体例として、会議や打ち合わせの日時、忘年会のスケジュールを組むときに社内で日程調整メールを送ることを面倒に感じる社員も多いのではないでしょうか。

社内での日程調整メールの必要性を考えるとともに、ビジネスにおける日程調整メールの書き方を解説します。

日程調整メールは社内でも必要？

ビジネスでは相手の仕事や予定に配慮する姿勢が大切なので、社内で日程調整がある場合も事前に連絡しておく必要があります。

しかし、日程調整メールでは、作成の手間や人数が増えるごとに、予定を決めるための連絡を何度も送らないといけないこともあり、効率的な手段ともいえません。

日程調整メールは社内の業務をや調整の際に利用されている手段ではありますが、日程調整についての連絡は、メールが適切だといえない状況もあるため、メールに代わる手段を利用することも検討すべきでしょう。

社内で日程調整のメールを送るタイミング

業務に関する内容から業務外のイベントなど、社内でも日程調整のためのメールにはいくつか種類があるでしょう。

社内で日程調整のメールを送る必要があるタイミングを見ていきましょう。

会議や打ち合わせ

仕事の課題や進め方を検討するための会議や打ち合わせで日程調整の連絡が必要です。

たとえば、会議に使う部屋が予約されていて変更が必要なときや、突然の出張やトラブルで日時変更が必要なときなど、予定した日時の対応が難しいときがあげられます。

会議や打ち合わせで日程調整が必要になる事情が発生したときは、なるべく早いタイミングで連絡を送るとトラブルの予防につながるでしょう。

忘年会や社内イベント

仕事以外の行事を始め、新入社員の歓迎会や忘年会など、コミュニケーションの一環で実施する行事の予定で日程調整の連絡が必要です。

忘年会で使う場所を確保するためにも、あらかじめ部署の社員に連絡を入れて事前に日時の候補を決めるメールを送信しておきます。

部署の人数が多くなるほど予定調整が難しくなるので、日程調整のメールを送るタイミングでは、できる限り日時の候補をあげておくとメールの回数を減らせる取り組みにつながるでしょう。

研修会や面談

業務を円滑に進めるための研修会の教育、コミュニケーション活性化を図るための面談を実施するときが日程調整のメールを送るタイミングです。

事前に研修会や面談の日程調整のお知らせメールを送信しておくことで、社員が仕事の予定を調整する時間のゆとりが生まれます。

研修会の場所や内容を準備する段取りを始め、面談で相談したい内容を簡単に説明しておくなど、日時調整のメールとともに当日までに準備しておきたい段取りを進めておきましょう。

作業依頼の締め切り日時

社内で別の部署に作業依頼の応援を頼むときも、社内で日程調整メールが必要になります。

相手にも本来の仕事との兼ね合いがあるので、ルーティーンの業務で定期的に実施が必要な場合は、できる限り早い段階でメールを送信するように心がけましょう。

また、作業依頼の内容が予定よりも早い締め切り日時に変更が必要な場合も、日程調整メールを送るタイミングといえます。

ビジネスで日程調整のメールを送るときの書き方

相手に内容の意図をわかりやすく伝えながら、配慮の言葉を添えておくと連絡がスムーズになります。

ビジネスで日程調整のメールを送るときの書き方を見ていきましょう。

日程調整が必要な理由を簡潔に伝える

会議や忘年会の日時調整など、どんな予定の日程調整の連絡なのか、件名や本文で具体的にわかりやすく伝えましょう。

連絡のやりとりから日数が立っている場合「例の件ですが」「月初めの会議の件ですが」など、曖昧な伝え方だと何の一件なのかが伝わりづらくなるからです。

ビジネスで日程調整のメールを送るときの書き方は、送信履歴が残っているときは引用するなど、相手がすぐに理解できるように伝えましょう。

お詫びと感謝の気持ちを伝える

ビジネスで事前に決まっていた予定の変更が必要なときは、メールの本文にお詫びの言葉を添えて送ると、相手に配慮の気持ちが伝わりやすくなります。

相手に日時変更を了承してもらえたときは、返信で調整の対応をしてもらったことへの感謝を伝えましょう。

ビジネスで日程調整のメールを送るときに使うと、コミュニケーションが円滑に進められるコツにつながるので、メールで使えるクッション言葉として役立ちます。

日時の候補をいくつか送る

スケジュールで日程調整が必要なときは、できる限り日程や時間の選択肢を多く用意しておくと相手への配慮につながります。

相手が自由に日時を選べるだけでなく、相手の予定調整が難しい場合に何度も連絡をとる手間を省けるからです。

ビジネスの日程調整メールでは、お互いのコミュニケーションコストを節約するためにも、日時の候補を先に送っておきましょう。

返信の締切日があるときは明確に伝える

ビジネスのメールで急ぎの返信が必要な場合「〇月〇日までに」と、返信の締め切り日を事前に伝えておきましょう。

相手に締め切り日が伝わると、直前まで返信がない状態を防げるため、予定の当日や直前でトラブルにつながる問題が避けられます。

お願いの形で書いておくと配慮につながる書き方になるので、ビジネスで日程調整のメールを適切に送る方法につながるでしょう。

ビジネスや社内への日程調整メールに代わる手段

日程調整メールには、人数が多くなるほど連絡のやりとりに時間がかかり、返信にかかる手間や時間をとられる懸念があります。

たとえば、ひとりずつ日程を確認して返信する手間は無駄になる場合も多く、各自の予定が合わないときは、再度新しい日程を決める連絡が必要になるからです。

無駄な作業を増やさないためにも、ビジネスや社内への日程調整メールの代わりになる手段を見ていきましょう。

日程調整ツール

各社員の会議や打ち合わせなどのスケジュールを把握して、自動で日程調整してくれる内容です。

会議メンバーに都合のよい日程を何度もメールで確認する手間が減らせて、日程調整メールを送るよりも時短につながります。

社員のスケジュールを全員が把握できるサービスもあり、業務の予定調整が必要なさまざまな場面で役立つ日程調整ツールはメールの代わりにできる手段です。

ビジネスチャット

グループチャットで部署やプロジェクトごとに、便利に情報交換ができるビジネスチャットが日程調整では効率的です。

日程調整メールに限らずビジネスメールの場合は、形式的な文章や挨拶が必要でコミュニケーションコストがかかりますが、簡単な挨拶ですぐに本題が伝えられるビジネスチャットは、連絡にかかるコストを時短できます。

チャット式の画面で連絡内容を一連の流れでさかのぼれるところも便利で、ビジネスチャットは日程調整メールだけでなく連絡や情報共有をメール出している場合は、代替手段として最適でしょう。

日程調整はメールよりもChatworkで効率化

日程調整メールは社内でも必要になりますが、連絡のやりとりにかかる負担を考えると、連絡の方法はメール以外の手段を使うほうが適切です。

ビジネスや社内への日程調整メールに代わる手段としては、自動で予定を調整してくれる日程調整ツールを始め、作業効率化を図れるビジネスチャットを活用しましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用すれば、ビジネスメールによる手間が大幅に軽減できます。

日程調整の場面に限らず、社内でのコミュニケーションや情報共有を円滑化するためには、Chatworkを利用が効果的です。

Chatworkは、チャットでのやりとりだけでなく、Web会議機能、タスク管理機能、ファイル共有機能など、コミュニケーションを円滑にする機能が備わっているので多くの場面で活用できますので、導入をご検討ください。

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