FAXが届いたか確認は必要？FAXの確認電話の無駄を減らす方法

あまりFAXを使う機会のない人にとっては、FAXが送れているか、正しく届いたかを確認したいと感じることもあるかもしれません。

また、これまでの慣習から、FAXが届いたか電話で確認する必要性がある、と認識している人もいるでしょう。

しかし、FAXが届いたかの確認は必要なのでしょうか。

連絡手段としてFAXを利用しているのにFAXが届いたか確認を別の手段でするのは、二度手間ともいえます。

FAXが届いたか確認やFAXの確認電話をすることに無駄を感じているのであれば、効率化する方法やFAXに代わる手段を検討しましょう。

FAXが届いたかの確認電話は必要？

正しい送り方をしていれば、FAXが届いたかの電話確認は、基本的に必要ありません。

その理由として、FAXはエラーが出なければ正しく送信されているからです。

正しくFAXが受信されているにも関わらず、FAXが届いたかの電話確認をすることは無駄な手間や時間が発生します。

仮に相手側の受信状態でエラーが発生したのであれば、再度送信してほしいと相手から連絡が来ることでしょう。

また、電話をして確認しようとしたとしても相手が常にFAXが届いたかを確認できる状態ではない、ということも考えなければいけません。

相手が外回りをしている、直行直帰をするなど、確認電話を受けたときに会社にいない場合は、相手自身もFAXが届いたかを確認することができません。

このような場合には、相手自身も自分の会社に、FAXが届いたかを電話確認するという、二度手間が発生してしまいます。

FAXが届いたか確認する、FAXの確認電話は状況や内容によっておこなわなければ、余計な手間が発生しやすい面もあるため、慎重にする必要があるでしょう。

FAXが届いたか確認電話が必要になるケース

FAXが届いたかの電話確認は、基本的には必要ではありませんが、場合によっては電話確認をしたほうがよい場合もあります。

伝達ミスによる大きなトラブルを防ぐために、FAXが届いたか電話確認が必要になるケースを見ていきましょう。

送信エラーになったあとに送る場合

FAXは、送信エラーや受信エラーを起こした際、画面やエラー音などでエラーを知らせする機能が備わっています。

しかし、インク切れや紙詰まりなど、送信側で対応できないエラーが発生した際、相手がエラーに気づいていない可能性もあります。

エラーが発生した場合、受信側でも履歴が残るので、受信データを復元することは可能ですが、念のため、FAXを送った側からも正しく届いているか電話確認をしてみましょう。

相手がFAXを希望する場合

文書を紙媒体で扱うために、相手がFAXを希望する場合、FAXが届いたかの電話確認が必要とされるケースもあります。

コミュニケーションツールのデジタル化が普及するなかでも、FAXを重要視する相手であれば、FAXが届いたかの電話確認は必須である、と認識していることも予想されます。

そのようなケースでは、FAXが届いたかの電話確認をすることで、こまめな対応をしてくれるとよい評価を受けるかもしれません。

相手からのアクションがない場合

FAXを見た相手から、返信を希望する旨を記載したにも関わらず、なにもアクションがない場合、FAXが相手の目に触れていない状況も考えられます。

その際は、返事を促す意味でもFAXが届いているかの電話確認をしてもよいでしょう。

しかし、ほかの書類に紛れてしまったなど、故意によるものではない可能性も考えられるので、急かさないように配慮した伝え方を意識しましょう。

FAXが届いたかの確認や電話が無駄になる理由

FAXが届いたかの確認や電話が、自身にとって無駄になり、相手には迷惑になると考えられる理由について考えてみましょう。

自分にとってもFAXが届いたか確認するという行為自体が無駄であると認識できれば、効率化するきっかけに気がつけるかもしれません。

お互いのコストの無駄使いになる

FAXの送受信には、メールやチャットに比べると多くのコストが発生しています。

そもそもFAX本体費用のほかにも、通信費やインク代、FAX用紙もコストが必要なうえ、FAXの送受信に加えて電話確認をすることで、さらなるコストの積み重ねになります。

また、電話確認をする時間もコストのひとつだという認識を持ちましょう。

電話確認の数分であっても、貴重な業務時間内であることを認識できれば、不必要な電話確認は無駄だと気づくことができるでしょう。

業務効率が悪くなる

FAXは本体のある場所やプリンタなど、特定の場所でしか基本的に受信できません。

そのため、相手がFAXから離れた場所にいる場合、FAXのある場所まで届いているかの確認をしなければいけません。

FAXが届いたかの電話確認のために、作業を止めて確認しに席を離れることは業務効率の悪化につながります。

FAXが届いたかの電話確認のために、相手の貴重な業務時間をどれだけ奪っているかがわかれば、無駄な電話確認は無用であることを認識できることでしょう。

無駄なFAXが届いたかの確認や電話を減らす方法

FAXが届いたかの確認の必要性の低さは認識しつつも、相手が希望する場合や会社のルールとして決まっている場合もあるでしょう。

その場合は、確認の回数を減らしていく、確認の方法を見直すことで、時間やコストの無駄も減らすことができます。

送り状をつける

FAXで送る文書の最初に送り状をつけることで、送付枚数や返信の有無などの詳細を把握することができます。

また、送り状に挨拶文を添えるなど、相手が返信しやすいようなフォーマットを用意したりすることで、ビジネスマナーを感じられるので好印象です。

送り状があることで、なんらかのエラーやトラブルがあった際には、相手から問い合わせが来るなど、こちらからのアクションを減らすことにもつながるでしょう。

重要事項は送らない

FAXは、自分専用でない限り、誰の目に触れるかわかりません。

また、誤送信というリスクもFAXにはあります。

そのため、個人情報や会社の機密情報などの情報漏えいによるトラブルを防ぐためにも、重要事項をFAXで送ることは極力避けましょう。

重要な内容ではないもののみFAXで送るようにすることで、確認する必要性や重要性自体も減らすことにつながります。

FAXに代わるツールへ移行する

デジタルツールが苦手な人でも簡単に使えるようなFAXに代わるコミュニケーションツールは多く普及しています。

これまでの慣習によりFAXを使用している、FAXに手間を感じて別の手段を利用したい、などであれば、FAXに代わるコミュニケーションツールへの移行や導入を進めるのも効果的でしょう。

しかし、相手がどうしてもFAXの使用を継続したいと希望するのであれば、FAXの送信はそのままで、今後は電話確認をメールなどのデジタルツールへ移行することを提案してみましょう。

相手の意向を考慮せず、むやみにデジタル化を強制することは、築き上げてきた信頼関係に悪影響を及ぼしかねません。無理のない範囲でFAXに代わるツールを提案する、または、デジタルツールに移行する際にアドバイスをする姿勢を見せることは、ビジネスパートナーとしてよいつきあいを継続できるコツでもあります。

FAXの代わりにビジネスチャットを活用しよう

これまでFAXと電話の併用でかかっていた無駄な時間や費用は、ビジネスチャットを導入することで大幅に抑えることができます。

「Chatwork」のようなビジネスチャットでは、大量の文書であっても素早く送ることができるので、FAXのように印刷を待つ必要はありません。

また、FAXからデータファイルのやりとりにすることで、文書をデジタル化した状態で保存でき、インク代や用紙代、紙の文書を保存するためのスペースを省くことが可能になり、ペーパーレス化にもつながります。

Chatwork上でテキストやファイルをやりとりすれば、席を離れずに文書を閲覧することもでき、確認の電話をする代わりに、リアクションやタスク完了をクリックするだけで、相手に確認の意思を伝えることができ、生産性の向上にもつながるでしょう。

限りある業務時間を有効的に活用するためにも、Chatworkを導入し効果的に活用してみましょう。

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