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作業・仕事の依頼メールの書き方と効率化につながる代替手段
目次
作業依頼をメールでしているという方は少なくはないでしょう。
しかし、作業依頼メールを送るときは、相手の状況を考えながら適切に内容を伝えることができなければ、コミュニケーション不足によるミスやトラブルにつながる場合もあります。
円滑に業務を進めるためにも、作業依頼メールの適切な書き方や意識すべきポイントを確認していきましょう。
また、作業依頼をメールでするよりも効率的な作業依頼メールに代わる手段についても解説します。
作業依頼メールとは？
仕事の処理をひとりで進めるのが難しいときや、人手が必要になる社内イベントなどが発生するときに、ほかの社員に仕事の手助けを求めて送るメールを、作業依頼メールと呼びます。
仕事を円滑に進めるには、自身の作業処理スピードを把握しながら、スケジュールどおりに進行できるように調整する能力が必要不可欠です。
作業依頼メールを適切に利用できると、自分ひとりで仕事をため込む前に助けを求められるので、仕事の進行が締め切り直前になって間に合わない状況を防ぐ方法につながります。
また、外部への依頼やメンバーのタスク調整、などの場合も作業依頼メールをする必要性がある場合もあり、調整やマネジメントの面でも作業依頼メールは重要です。
作業依頼メールが必要になる場合
作業依頼メールを送信する必要がある場合について見ていきましょう。
どのようなときに作業依頼メールの必要性があるかがわかることで、適切な書き方や代替手段を考える際にも効果的です。
作業が多く処理が間に合わないとき
繁忙期や細かい作業が重なる時期は、ほかの部署に応援を求めるために作業の依頼メールを送ります。
たとえば、取引先や顧客に送る年賀状など、時期の行事に合わせてルーティーンで処理する必要がある業務などがあげられるでしょう。
事前に作業依頼メールが必要になることが予想できるときは、早い段階から声をかけておくと依頼された側も対応しやすくなります。
社内行事や研修会の準備が必要なとき
直接の業務に関わりがない社内イベントや研修会など、準備に人手や段取りが必要な行事があるときは、事前に協力をあおぐ必要があります。
資料作成や担当者の選定、会場の準備や飲食の手配など、ひとりでは準備を進めるのが難しい内容が当てはまるでしょう。
定期的に行事が決まっている場合は、順番にローテーションで声をかけるなど、社内で実施する行事の内容で協力者が必要な場面では、早めに作業依頼メールを送っておくと安心です。
会議の資料作成を頼むとき
仕事が多忙で会議の資料を作成する時間が間に合わないことが予想される場合は、早めの段階で依頼のメールを送るようにします。
どのようなソフトを使って資料作成してほしいか、どのようなテーマや目的でまとめればいいのかなど、大まかに内容をまとめて一緒に送信しておくと親切です。
作業依頼を送る相手が同じ部署の場合は、メール以外にも直接話す方法、または電話やビデオ通話を使って詳細の説明を補足すると、作業依頼メールを送る相手に作成のイメージが伝わりやすくなります。
他部署の協力が必要なとき
業務内容によっては、他部署の人材の方が適している内容や他部署の知見やノウハウが必要になる場合があります。
このような場合に、作業依頼メールで協力を要請する場合もあるでしょう。
なぜ協力が必要か、どのような情報や対応を依頼したいかなどを作業依頼メールに記載して、相手の回答や対応を待つ、調整をする、などの必要があります。
外部に作業を依頼するとき
他部署ではなく、社外の業者などに作業を依頼することもあるかもしれません。
この場合も作業依頼メールで、作業内容や納期、見積り、などを送付し、相手が受諾してくれるかどうか判断を待つ必要があります。
作業依頼を受けてくれるようであれば、より細かい内容や打ち合わせが必要になるでしょう。
作業依頼メールを送る前に確認したいポイント
メールの文面で本題を的確に伝えるためにも、作業依頼メールを送る前に整理しておく必要があります。
作業依頼メールを送る前に確認したいポイントを見ていきましょう。
所属部署や氏名・作業内容を簡潔に伝える
どの部署の誰から作業依頼を受けたか把握するためにも、依頼する側の所属部署や氏名を本文に添えておきましょう。
内線の電話番号も一緒に添えておくと、細かい部分を質問するときや相談する際に便利です。
また、大まかな作業内容は件名や本文で簡潔にまとめておくと、相手が内容の理解にかかる時間を短縮できるので、作業依頼メールを送る前に確認しておきましょう。
作業の締切日を明確に伝える
いつまでに作業を終わらせる必要があるのか、本文に日時を記載しておくと親切です。
締切の日時を決めておくことで、相手が作業を引き受けられそうか判断する材料にもできます。
作業依頼メールを送る前に確認したいポイントとして、ゆとりのあるスケジュールを組んだ締切日を記載しましょう。
忙しい時期や残業が多い時期は避ける
事前に仕事が忙しいと把握している場合は、相手の仕事にかかる負担を考慮して、別の人に作業依頼メールを送るように配慮しましょう。
相手によっては忙しい時期にメールを送ると、コミュニケーション不足で人間関係のトラブルや業務のミスにつながりやすくなるかもしれません。
作業依頼メールを送る前は、仕事の状況を考えた上で送ることも確認事項に含めましょう。
作業依頼メールで相手に負担を与えない書き方
依頼される側にも仕事があるので、相手の負担を考慮することでコミュニケーション不足にならずに本題を伝えられます。
作業依頼メールで相手に負担を与えない書き方を見ていきましょう。
件名はわかりやすく概要を伝える工夫
相手がメールを見たときに「〇〇作業依頼のお願い」など、一目でわかるような件名にしておきましょう。
どんな内容か判断できると、メールを早く開封してもらえる可能性があがるので、返信までのタイムラグを減らすことができます。
作業依頼メールで相手に負担を与えない書き方につながるので、簡潔にわかりやすい件名をつけてみてください。
配慮やお詫びの言葉を添える
作業依頼のメールをいきなり送って失礼につなげないためにも、本文にはお詫びの言葉を添えておくとトラブルを回避できます。
対面で伝えるときとは違い、メールの文面だけでは誤解を生む可能性もあるので、クッション言葉を使うことでコミュニケーションが一方通行になる状況を防げるのです。
相手の仕事が忙しい時期の可能性もあるので、作業依頼メールで相手に負担を与えない書き方として、本文で配慮の言葉を添えておきましょう。
相手の能力を褒める言葉を添える
コミュニケーションを円滑に進めるためにも、作業依頼メールを送るときに、相手の能力を褒める言葉を添える方法もおすすめです。
相手に頼みたい理由の根拠を伝えるためにも「〇〇さんの処理スキルがすごいと感じています」など、仕事の能力を褒める言葉を本文で伝えます。
作業依頼メールを受け取った相手の心理的な負担を軽減できる書き方として使えるテクニックです。
対応が可能なときは感謝の気持ちを伝える
作業を引き受けてもらえたときは、返信の際に「ありがとうございます」「助かります」など、ねぎらいの言葉をかけるようにしましょう。
また、直接会う機会があるときは「何か頼みごとがあるときは、声をかけてくださいね」と、自分が相手の力になりたい意思を伝えておくと、お互いに円滑な関係性をつくれます。
仕事を依頼された側も快く引き受けやすくなるので、作業依頼メールで相手に負担を与えない書き方に使えるでしょう。
作業依頼メールに代わる手段とは？
作業依頼メールには、返信までにタイムラグがあることや連絡の流れがスムーズにいかず、詳細や手順を説明するのに手間がかかるデメリットもあるでしょう。
社内での作業依頼の場合、直接伝えるほうが早い場合も多く、いちいち作業依頼メールを送ることは、二度手間や無駄なやりとりにつながる可能性も高いといえます。
作業依頼メール以外の手段には、直接対面で伝える方法、電話対応やビジネスチャットを使う方法があげられます。
作業効率化が図れるビジネスチャットはとくに効果的で、業務のレスポンスがチャット式で一連の流れで見やすく、メールの代替え手段につながります。
作業依頼メールだけではなく、社内で定常的にメールでおこなわれている内容全般をビジネスチャットに置き換えることでより効率化の実現ができるでしょう。
作業依頼はメールよりもChatwork
仕事をひとりで抱え込まない対策や効率的に仕事を進めるために重要な作業依頼メールは、送信するときに相手の負担を考えて配慮した文面で送ることが大切です。
具体的には、件名や本文をわかりやすくまとめておきながら、お詫びや感謝の気持ちを伝えるように心がけましょう。
また、作業を依頼するときは、メールよりもビジネスチャットで送信する手段が効率的です。
ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、作業依頼だけでなく、社内全体のコミュニケーション活性化につながります。
Chatworkにあるタスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能は、作業依頼の際にも活用できますし、日常的なコミュニケーション全般にも効果的です。
メールに代わる手段として、Chatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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