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対人コミュニケーションとは？職場で必要な対人コミュニケーションスキルの高め方
目次
上司、同僚、取引先など、職場やビジネスの場では人とのコミュニケーションが不可欠です。
しかし、対人コミュニケーションが苦手、または対人コミュニケーションのスキルが足りないと感じている人もいるでしょう。
対人コミュニケーションには、主に対個人と対集団の2種類があり、それぞれのスキルを高めることが、職場でのコミュニケーションに役立ちます。
スムーズな対人コミュニケーションのために必要なことや、対人コミュニケーションスキルを高める方法について解説します。
対人コミュニケーションとは
対人コミュニケーションとは、人に対して自分の気持ちや意見を伝え、相手と通じ合うことを指します。
一方的に物事を伝えるだけでは成り立たず、相手に自分が伝えたいことを理解してもらい、自分も相手を理解できてはじめてコミュニケーションが成立するといえるでしょう。
対人コミュニケーションは主に、「対個人」と「対集団」の2種類があります。
対個人の場合は、自分が発する言葉や表現を相手が受けとめようとしてくれる意識が高いため、比較的スムーズに成立しやすいでしょう。
しかし、表面上は愛想よくやりとりをしていても、本当に理解してもらえているのかはわかりにくいものです。
相手に響く言葉はなにか、相手が伝えたいことはなにかを、個人に集中して深く考えることが大切でしょう。
対集団の場合は、一対一のやりとりでない分、こちらからの発信を聞き流されたり他人事として受け流される可能性が高くなります。
多くの人に自分の話に興味を持ってもらい、能動的に理解しようと思ってもらうための工夫が必要です。
また、受け取る側の事前知識の量や理解力は人によってさまざまなため、誰が聞いてもわかりやすい伝え方や、全体の理解度を高める努力も必要となります。
対人コミュニケーションが職場で必要になる場面
職場では日々さまざまな対人コミュニケーションがおこなわれています。
上司からの業務指示、社員間での引き継ぎ、取引先との商談などは、対個人やそれに近い対少数との対人コミュニケーションにあたります。
業務の内容や商材の魅力をしっかり伝え相手に理解してもらうこと、またきちんと理解できているかや不明点を相手から引き出すことは、仕事を確実に進めるうえでとても重要なコミュニケーションです。
全社集会で会社のミッションを伝えることや、チームを巻き込んで何かを成し遂げること、顧客におこなうプレゼンテーションなどは、対集団の対人コミュニケーションといえます。
自分ひとりの言葉で大勢を納得させることはむずかしいようにも感じますが、多くの社会人にとって避けては通れない場面でしょう。
さまざまな視点で物事を考え誰にでもわかりやすい表現をもちいる、普段から周囲との信頼関係構築に力を注ぐなど、できることはたくさんあります。
スムーズな対人コミュニケーションのために必要なこと
対人コミュニケーションに必要なことは、信頼関係・伝える力・聴く力・理解する力の4つに分類することができます。
信頼関係の構築
まず対人コミュニケーションをおこなう第一段階として、相手との信頼関係を築く必要があります。
対個人・対集団に関わらず、よく知らない相手の言葉にしっかり耳を傾けようと思う人は少ないでしょう。
まずは自己紹介をおこない相手との共通点をみつけたり、相手への興味を示し質問をして情報を引き出すことからはじめるとよいでしょう。
重要なコミュニケーションを始める前に、普段から雑談をするなどささいなことでもよいので関わりを持ち、相互理解のきっかけを維持することも大切です。
伝える力を身につける
伝えるという行為は、受けとめる相手がいて成立するものです。
相手に理解してもらえないと意味がないため、相手の理解力に合わせた伝え方を工夫しておこなう必要があります。
対個人の場合はひとりの相手にあわせた伝え方をすればよいですが、対集団の場合は人によって理解力に差があります。
一部でしか通じない専門用語をもちいていないか、所属や専門が異なる場合この表現を理解できるのかなど、さまざまな視点で考えてわかりやすい言葉を使うとよいでしょう。
聴く力を身につける
伝えたいことがあるとき、自分の話をどの程度理解する力があるのか、相手が興味を持っていることはどのような部分なのかを知ることは大切です。
双方向のやりとりをしてスムーズな対人コミュニケーションをおこなうためには、聴く力も必要になります。
対個人の場合は雑談や近況報告で情報を引き出す、対集団の場合は普段から持っているさまざまな関わりの中でリサーチするなどの工夫ができるでしょう。
理解する力を身につける
相手の伝えたいことを受けとったとき、即時に相手の期待どおりに理解をすることは意外とむずかしいかもしれません。
対人コミュニケーションにおいて相手を理解するためには、普段からさまざまな情報や見識を得ること、また理解できない部分があるときは適切なタイミングと言葉で質問し答えを引き出すことなどが必要でしょう。
対人コミュニケーションスキルを高める方法：個人との場合
対個人における対人コミュニケーションスキルを高めるためには、ペーシングやミラーリングをもちいて安心感を抱かせる、結論や目的を冒頭で伝えわかりやすく話すなどの方法があります。
動作や話すペースを合わせる
一対一でコミュニケーションをとっているときに、相手に会話の速度や声のトーンを合わせるペーシング、動作や表情をまねるミラーリングをもちいると、親密感を生み相手に安心感を抱かせることができます。
初対面の相手であっても、すでに信頼関係があるかのように感じさせることができるため、商談や打ち合わせの場でも有効でしょう。
相手が言ったことを繰り返す
相手が言った言葉や話の要点を繰り返すと、しっかり話を聞いていることや理解していることを示すことができます。
単純なようですが、相手の次の言葉を引き出しスムーズに会話を進めるための合いの手になるので、わざとらしくならない程度に適度に取り入れられるとよいでしょう。
結論や目的を最初に伝える
伝えたいことがたくさんあり、話が長くなりそうなときほど、話の結論や目的を最初に伝えることが重要です。
話の要点を最初に明確にしておくことで、話を聞くための心の準備がしやすく、話の途中で相手が混乱することも防げます。
忙しい相手に端的に物事を報告したい場合や、業務の指示を出す際も、最初に目的を伝えてから詳細を話すと正確なコミュニケーションにつながるでしょう。
さまざまな人と話す機会をもつ
職場やビジネスで関わる相手が、自分と異なる経験や価値観を持っていることもあるでしょう。
相手の話を理解しより深い対人コミュニケーションをおこなうには、さまざまな人と話す機会を持ち、情報収集をして理解力を高めることが大切です。
普段から多方面の物事の見識を深めておくことは、対人コミュニケーションに限らずいろいろな場面で役立つかもしれません。
対人コミュニケーションスキルを高める方法：集団との場合
集団を相手にする場面で生きる対人コミュニケーションスキルを高めるには、相手ひとりや少数に集中していればよい対個人のコミュニケーションとは異なり、より広い視点と相互理解の機会をもつ必要があります。
さまざまな視点から物事を考える
対集団のコミュニケーションをおこなう場合、集団を構成している個々人の経験や価値観、所属する部署や担当する仕事によって、同じ話を聞いていても理解度や受けとめ方が異なります。
特定の立場の人にしか通じない、または特定の立場の人にのみ通じないような話の仕方をしてしまうと、十分な対人コミュニケーションはおこなえないでしょう。
複数の視点から物事を考える癖がついていれば、誰が聞いてもわかりやすい話の伝え方を考えることができるでしょう。
シンプルな言葉を使う
特定の業種でしか通じない専門用語を多用する、事前知識が必要な話をすることは、対集団のコミュニケーションにおいてはリスクをともないます。
できる限り事前知識のない他業種の人にも通じるシンプルな言葉をもちいたり、話の導入で簡単な説明をすることが大切です。
広く発言の機会を設ける
対集団のコミュニケーションは、対個人のコミュニケーションよりもやりとりが一方通行になってしまいがちです。
双方向のコミュニケーションをとるためには、発言の機会を意図的に設ける必要があるでしょう。
会議やプレゼンテーションなどの場面であれば必ず質疑応答の時間を設ける、経営方針を伝える役員と社員の関係であればアンケートやチャット、1on1などで意見を聞く場を設けるなどするとよいかもしれません。
雑談やちょっとした関わりを大切にする
集団に対しての理解を深めるためには、部署の仕事の進め方や考え方の傾向など全体像を知ることも大切ですが、集団を構成する個人それぞれとの相互理解の機会を設けることも大切です。
普段からちょっとした雑談をしやすいよう休憩室の環境やオフィスの配置を考える、ランチミーティングや社内レクリエーションを開催するなど、業務外のカジュアルな関わりの機会を増やすとよいでしょう。
親しみを持てる関係性を築ければ、業務に関する話でも正直に口にしやすい環境が実現できます。
個人や集団との対人コミュニケーションにChatwork
対個人と対集団、どちらの対人コミュニケーションにおいても、相手との信頼関係を築くことや相互理解を深めることがとても重要になります。
相手と会って会話する機会を十分に設けられない場合は、チャットやビデオ通話をもちいたコミュニケーションも有効です。
ビジネスチャットの「Chatwork」は、ダイレクトメッセージとグループチャットで、対個人・対集団の場面を使いわけてやりとりをおこなうことが可能です。
グループチャットはチーム・部署・事業所ごとに作ることができます。業務連絡だけでなく、テーマを決めて雑談用のグループを作るなど、さまざまな場面に活用できます。
ビデオ通話機能をもちいればテレワーク中の相手とも表情を見ながら対人コミュニケーションがおこなえます。
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