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会社に遅刻連絡をする方法は？会社に遅刻する際の連絡のポイント
目次
体調不良や寝坊、交通機関の遅延などで会社を遅刻する場合、すぐに会社に連絡を入れる必要があります。
会社への遅刻連絡が遅くれる、連絡内容が足りなかったりすると、上司がフォロー体制を組むことができず、業務に支障をきたしてしまう可能性があるからです。
会社に遅刻する連絡をするときの手段や内容、連絡のポイントについて確認しておきましょう。
会社に遅刻するときの連絡手段
会社に遅刻することが決まったとき、連絡する手段は電話やメール、ビジネスチャット、SNSが考えられます。
会社によって連絡方法が決まっている場合はそれに従う必要がありますが、状況によってはその連絡手段が使えないこともあります。
それぞれの連絡手段の特徴や連絡のポイントについて見ていきましょう。
電話で会社に遅刻の連絡をする場合
多くの人は、電話で会社に遅刻の連絡をしているのではないでしょうか。
電話での連絡は、電話口で詳細な状況を伝えることができる点や、相手の指示をすぐに受けることができる点がメリットです。
すぐに相手の返答がほしいときや緊急性が高い場合は電話を使った連絡が適しています。
その一方で、電話は、相手の時間を奪ってしまうことや記録に残らないこと、1対1のコミュニケーションであるため引き継ぎが難しいというデメリットがあります。
また、交通機関のトラブルで遅刻する場合、車内で電話をするというのはマナーとして望ましくありません。
このような場合は、勤怠連絡は電話と決まっている会社でも「電車内のため、メールで連絡させていただきます」と一言入れるなどして電話を避けるか、いったん電車を降りてホームで電話をするほうがいいでしょう。
メールで会社に遅刻の連絡をする場合
次に考えられる方法は、メールで遅刻連絡をするというものです。
メールの場合、電話と違ってやりとりが残る点や複数人とのやりとりもできる点、データを添付でき、引き継ぎもしやすいという点がメリットです。
一方で、ほかのメールに埋もれて気づかれなかったり、やりとりを繰り返すと情報が分かりにくくなるといったデメリットがあります。
また、ビジネスマナーとしての挨拶が必要であったりと送信に手間がかかってしまう点も、スピーディーにおこないたい遅刻連絡ではデメリットです。
メールで遅刻の連絡をする場合は、件名を「〇〇部：氏名 電車遅延のため遅刻します」などと書き、件名を見ただけで要件を分かるようにするといった工夫が必要です。
ビジネスチャットで会社に遅刻の連絡をする場合
普段からビジネスチャットを使っている会社では、ビジネスチャットで遅刻の連絡をするのがいいでしょう。
ビジネスチャットでは、メールと違いかしこまった挨拶が不要になるため、遅刻連絡のようにスピーディーに要件を伝えたいときに適しています。
また、グループチャットを活用すれば、チーム内や部署内など複数人に一斉に連絡することもでき、やりとりも見返しやすいため引き継ぎにも便利です。
一方で、ビジネスチャットは、着信音が鳴り続ける電話のように必ず気づいてもらえるとは限らないため、ひとりに連絡するのではなく、グループチャットに連絡するなどして遅刻連絡に気づいてもらえるように工夫するといいでしょう。
SNSで会社に遅刻の連絡をする場合
SNSのメッセージ機能を使って仕事の連絡をしている人もいるでしょう。
SNSのメッセージ機能には、既読機能がついているものも多いため連絡を確認してもらえたかが分かる点や、手軽に連絡をおこなえる点が魅力です。
しかし、ビジネス用ではないSNSのメッセージ機能では、セキュリティ対策が万全でなく、引き継ぎのためにデータを送信したり、顧客や取引先の情報を送ることは情報漏洩のリスクの観点から望ましくありません。
また、仕事とプライベートの線引きが難しいという観点からも、SNSを仕事の連絡手段として使うのはよくないでしょう。
SNSを仕事用の連絡手段として使っている場合は、ビジネスチャットなどのセキュリティ対策がきちんとされているツールに移行するか、すぐに移行できない場合には、個人情報やデータの送信はおこなわないなどのルールを決めておくことが大切です。
会社の遅刻連絡で必ず伝えるべき内容
会社に遅刻の連絡をする際に必ず伝えるべき内容はどのようなものがあるのでしょうか。
主なものとしては、出社時間の目安、遅刻の理由、現在地、引き継ぎの有無などがあります。
どのくらい遅れるか
まずは、どのくらい遅れるのか、つまり出社時間の目安を伝えましょう。
30分の遅刻と3時間の遅刻では、フォロー体制や業務への影響も変わってきます。
遅刻の理由
次に、遅刻の理由についても伝えましょう。
寝坊による遅刻など言いづらいケースもあるかもしれませんが、正直に理由を話すようにしましょう。
交通機関のトラブルによる遅刻の場合は、遅延証明を忘れないようにしましょう。
現在地
続いて、現在地についても伝えておきましょう。
会社を休む連絡と違って、遅刻連絡は自宅だけではなく、駅などの通勤途中で発生する場合も考えられます。
現在地を伝えることで、だいたいの出社時間の目安にもなりますし、場合によってはそのまま営業先へ行くように指示されることもあるかもしれません。
引き継ぎの有無
遅刻連絡で大切なのが、引き継ぎをする業務があるかどうかについてです。
来客やミーティングの予定がある場合は、上司や同僚に引き継ぎをする必要があります。
仕事への支障を最小限にするためにも、引き継ぎについての連絡は必ずおこないましょう。
会社の遅刻連絡をする際のポイント
会社に遅刻連絡をするときに意識するべきなのは、いかに業務への支障を最小限に抑えるかということです。
迅速かつ適切に会社に遅刻連絡をするために意識しておきたいポイントを見ていきましょう。
すぐに連絡する
まずは、遅刻することが決まったらなるべくすぐに連絡をするということが大切です。
始業時間ギリギリや始業時間を超えての連絡では、フォロー体制や引き継ぎができず、業務に大きな影響を与えてしまう可能性があります。
少なくとも始業時間10分前には遅刻の連絡をするようにしましょう。
また、寝坊で始業時間を超えてしまった場合もすぐに連絡をするようにしましょう。
連絡が遅れれば遅れるほど業務への支障は大きくなりますし、上司や同僚にも心配をかけてしまいます。
端的に内容を伝える
遅刻連絡の際には、端的に内容を伝えることを心がけましょう。
連絡を受けた相手が考えることは、業務のフォロー体制や引き継ぎをどうするかといったことです。
遅刻の理由を延々と述べたり、謝罪ばかりの文章では肝心の内容が伝わりにくくなります。
謝罪する気持ちも大切ですが、業務への支障を最小限にするには何を伝えたらよいかということを念頭に置いて、端的に内容を伝えるようにしましょう。
連絡先を伝える
遅刻連絡をした後に、上司や同僚から引き継ぎなどについて再度連絡を受ける可能性があります。
そのような事態に備えて、連絡がつく手段や連絡先を伝えておくといいでしょう。
体調不良で通院する場合や交通機関に乗る予定がある場合など、電話での連絡ができない状況や、すぐに返信ができない状況があれば遅刻連絡の際にあわせて伝えておきましょう。
このような場面では、手軽にやりとりができ、臨機応変に対応できるビジネスチャットが連絡手段として適しています。
連絡する相手を工夫する
遅刻連絡をする相手についてもよく考えるようにしましょう。
ひとりにのみ連絡をした場合、連絡を受けた人がほかの人に連絡を回すという手間を負う可能性があります。
グループチャットを活用し複数人に連絡をするなど、必要な人に必要な情報が行き渡るように工夫しましょう。
会社に遅刻するときはスピーディーに連絡しよう
会社に遅刻するときに意識すべきことは、業務への支障を最小限に抑えることです。
そのためには、スピーディーに連絡をおこない、引き継ぎを確実におこなうことが大切です。
また、連絡を受けた人の負担を考え、端的に内容を伝えることや連絡する人を考えることも忘れてはいけません。
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