チームコミュニケーションの活性化に役立つツールと方法

業務を効率的に進めるためには、社内のチームコミュニケーション活性化が重要です。

職場で立場に関係なく意見交換がしやすい環境になると、業務の改善点を話し合ってより効率化できる体制を整えられるメリットがあげられます。

ただ、どのようにチームワークを高めて交流の機会を活性化させるべきなのか、悩まれる企業の方も多いのではないでしょうか。

業務の効率化を目指すためにも、チームコミュニケーションの活性化に役立つツールや方法と重要性を解説します。

チームコミュニケーション活性化が重要な理由

仕事では、意見交換の機会が活性化してお互いの信頼感が高まると、業務全体によい影響を与えられます。

チームコミュニケーション活性化が重要な理由を見ていきましょう。

仕事の意見交換が活発になる

社員同士のコミュニケーション活性化は、仕事の関係性が良好になり雰囲気のよい職場づくりにつながります。

仕事の縦や横のつながりに関係なく、意見交換がしやすくなるため、業務の改善点を話し合って効率化の対策が取りやすいメリットもあるでしょう。

チームコミュニケーション活性化が重要な理由には、交流の機会が増えると業務にもよい影響を与えられる点があげられます。

報告・連絡・相談ができる

社員同士の交流が増えると、仕事のやりとりにおいて気軽に報告や連絡、相談ができるようになります。

情報交換が活性化できると、仕事の軌道修正に時間をかけずに最小限の労力で修正できるため、お互いのコミュニケーションコストを削減できるメリットがあるでしょう。

仕事で悩んだときも上司に相談しやすく悩みを抱えづらいことも、チームコミュニケーション活性化が重要な理由にあげられます。

チームワークができて作業効率化が図れる

部署内の連携が取り合えると仕事の成果が出せて生産性が高まるため、職場全体の作業効率化につながります。

仕事の処理にかかる時間を短縮できるため、残業を増やさない対策にできるメリットもあるでしょう。

個人プレーだけでなく、チームワークを高めて作業効率化が図れることも、チームコミュニケーション活性化が重要な理由にあげられます。

チームコミュニケーション活性化につながらない原因とリスク

社員同士の意思疎通がうまくいかないと、業務のやりとりにも支障をきたす事情を抱えやすくなります。

チームコミュニケーション活性化につながらない原因とリスクを見ていきましょう。

気軽に意見を発信できない環境

お互いにコミュニケーションを取り合う気持ちがない職場では、意見を発信しづらい空気感ができてしまい、社内の課題や問題が放置されがちになるリスクがあります。

仕事の質問がしづらい原因にもつながり、業務を改善できるチャンスを失う理由にもつながるでしょう。

チームコミュニケーションが活性化できずに、気軽に意見を発信できない環境にしないためにも、企業側から介入して対策を取り入れる必要があります。

職場のコミュニケーション不足でトラブルが起こる

社内のコミュニケーション不足が積み重なると、人間関係や仕事のトラブルが起こりやすいリスクを抱えます。

社員同士の信頼関係が構築できていないことが原因で、お互いの言動に不信感やすれ違いが起こりやすくなるのです。

チームコミュニケーション活性化につながらないときは、職場のコミュニケーション不足が原因でトラブルを抱えやすいリスクが考えられます。

社員の離職率があがる

業務を継続する上で感じる課題や問題は、コミュニケーション不足が原因で起こることが多くあげられます。

• 上司からの指導が厳しすぎて仕事がうまくいかない
• 部下が何を考えているのかわからない
• 人間関係のトラブルを上司に相談できない

など、上記のように社員同士のコミュニケーション活性化が期待できないと、ひとりで問題を抱え込んだ結果、社員が会社を辞めるリスクがあがります。

チームコミュニケーション活性化につなげるためにも、日ごろからお互いを知る機会を作って交流の機会を増やしましょう。

チームコミュニケーション活性化に役立つ方法やツール

社内の意見交換を活発にしてチームワークを高めるには、意識改革につながる工夫を取り入れる必要があります。

チームコミュニケーション活性化に役立つ方法やツールを見ていきましょう。

社内イベント

仕事に関する内容や仕事以外のイベントを実施して、社員同士が交流できる方法には社内イベントがあげられます。

たとえば、社内イベントには下記のような内容があるでしょう。

• 忘年会や歓迎会
• 仕事の研修会
• 社員旅行
• サークル活動
• スポーツイベント

社内の社員と交流の機会がもてる社内イベントは、会話の機会が少ない人と交流できて相手の価値観や人柄を知って、チームコミュニケーション活性化に役立つ方法につながります。

社内広報

チームコミュニケーション活性化に役立つ社内広報は、社内の情報交換や交流に役立つ便利な取り組みです。

• 社長や経営陣がどのような理念を掲げて事業を続けているのか
• ほかの部署の社員がどんな思いで仕事に取り組んでいるのか

上記のような項目を始め、あらためて働く会社を深く知れるよい機会につながるのです。

社内広報では、社内掲示板やWebメディア、メールマガジンやビジネスチャットを使って配信し、社員に情報共有してチームコミュニケーション活性化に役立つ方法につなげます。

社内SNS

社員同士のつながりを強化できる社内SNSには、業務に関わる情報共有を活性化できるツールのひとつです。

• 日報報告が実施できる内容
• 目標管理が共有できる内容
• 業務の成果や評価が見える化できる内容

など、業務の効率化や社員同士の交流をサポートできるさまざまな機能が充実しています。

社内SNSを活用すると、仕事の意識が高まって同じ目標や志をもって仕事に取り組める工夫につながるため、チームコミュニケーション活性化に役立つツールとして活用できます。

Web会議システム

インターネットを使って遠方にいる本社や支社の社員と、社内の課題や問題を共有して話し合うときに活用できます。

• 録画機能を使って会議の内容を振り返れる
• 機能を使って資料を情報共有できる
• リモートワーク導入時のコミュニケーション方法に使える

上記の機能を活用しながら、ほぼリアルタイムで意見交換ができるところも便利で、チームコミュニケーション活性化に役立つツールとして活用できます。

ビジネスチャット

社内コミュニケーション活性化に役立つビジネスチャットは、部署のグループチャットを作って業務連絡のやりとりをスムーズにしてくれます。

• タスク管理の機能を使って締切日を共有できる
• ビデオ通話や音声通話を使って会議や面談に利用できる
• リモートワークでの業務連絡のやりとりに使える

など、社内や社外で働くときの社員同士のコミュニケーションを円滑にできる機能が充実しているため、チームコミュニケーション活性化に役立つツールとして活用できます。

チームのコミュニケーション活性化にChatwork

職場での社員同士の交流を活性化させることは、仕事の意見交換が活発になるため、報告や連絡、相談が気軽にできる関係性が生まれやすくなり、業務の効率化につながります。

チームコミュニケーションの活性化に役立つツールや方法には、社内イベントや社内広報の実施、社内SNSの活用やWeb会議システムの導入などを取りあげました。

ほかにも、ビジネスチャットを使って社内の業務連絡をスムーズにし、タスク管理で業務の進捗を共有などコミュニケーションだけでなく業務管理にも活用する方法も効果的です。

チームコミュニケーション活性化に役立つツールとして、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。

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