メールが届いたか確認電話は必要？メールが届いたかの電話確認を減らす方法

多くのビジネスや仕事の場面で使われているメールですが、メールを送信したあとに、正しく届いているか電話確認する場合もあるようです。

メールが届いたかの電話確認は、必要な場合を除いては基本的には不要であり、手間でもあるので業務効率化のためには減らしていきたいものです。

メールが届いたかの電話確認の必要性や減らす方法、これらの手間を軽減し代わりとなる連絡手段について考えてみましょう。

メールが届いたかの確認電話とは？

メールが届いたかを確認の電話をするという行為について考えてみましょう。

メールが届いたかの確認電話とは、相手に送ったメールが正しく届いているかを電話で確認することです。

基本的には送信エラーが発生しない限り、メールは正しく送信できていると考えられ、問題なく受信されます。

しかし、返信を希望したにも関わらず相手から返信やリアクションがない場合に、メールが届いたかの電話確認をする人が多いようです。

また、慣習的にメールが届いたかの電話確認をしている、ビジネスマナーと考えて確認の電話をしている場合もあるようです。

必要性があるのであれば、手間であってもメールが届いたか確認電話をすることに問題はないかもしれませんが、省略できる、形式的にしている、ルールだからしているというような場合は、必要性を考え直した方がいいかもしれません。

メールが届いたか確認の電話は基本的に必要ない

経済メディアのビジネスインサイダージャパンが、2018年におこなったアンケート[※1]では、メールなどのコミュニケーションツールに関するマナーを無駄だと感じているという意見が多いことがわかりました。

これは、アンケートで無駄だと感じているビジネスマナーをカテゴリー別に分類した際に、2位にランクインしていることから明らかになったものです。

そのうち、「メールを送ったあとに、メールが届いているかの電話をして確認をする」といった「メール後の報告」が、無駄だと回答した人は24％と2番目に多いこともわかりました。

回答からもわかるように、多くの人がメールが届いたかの電話確認は無駄だと感じており、基本的には不要だと認識されていることがわかります。

お互いが無駄だと感じているのであれば、業務効率化のためにも、メールが届いたかの電話確認は減らしていかなければなりません。

メールが届いたかの確認の電話が必要なケース

メールが届いたか確認の電話は基本的には必要がないと言いましたが、電話をしたほうがいい場合もあります。

メールが届いたかの確認電話が必要と考えられるケースについて見ていきましょう。

催促したが相手から返信がない場合

相手からメールの返信がない場合は。まずはメールで返信を催促することが多いでしょう。

しかし、それでも相手からリアクションがない場合は、そもそもメールが相手の目に触れていない可能性も考えられるので確認の電話が必要かもしれません。

ほかの受信メールに紛れて見落としてしまっている、または、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっているなどのケースも考えられます。

メールが届いたか確認の電話をすると同時に、今後も送信したメールが正しく届くように対処を促しましょう。

重要書類を送る場合

重要書類をメールに添付して送った場合は、相手に重要書類を確実に届けるために、確認の電話が必要となる場合もあります。

なお、本文に「ご確認ください」とつけて、添付ファイルがあることを相手にわかりやすくするなどの配慮も必要です。

できれば、事前に「今から重要書類をメールにて送りますがよろしいですか？」と承諾を得てからメールを送るほうが効率的かもしれません。

事前に承諾を得ることで、相手の都合を気遣いつつ、重要書類の機密性も保たれます。

緊急を要する場合

メールで送った内容が緊急を要する場合は、メールが届いたかの確認電話が必要です。

しかし、相手も対応に追われていることも予想されるため、メールに「〇時ごろ電話をかけます」という一文を添えることも重要です。

また、緊急度が相手に伝わらず、相手との対応にギャップが起こる場合もあります。

メールが届いたかの確認の電話をすることで、どれぐらい迅速に対応してほしいかというニュアンスを伝えるようにするといいでしょう。

相手からのリアクションが常に電話の場合

送ったメールに対し、相手が常に電話で返事をしてくる場合は、先回りしてこちらから確認の電話をするのもよいでしょう。

相手によっては、メールより電話のほうが早い、または、メールでは書き表せない微妙なニュアンスを伝えたいと思っているのかもしれません。

相手のリアクションが常に電話であるなら、先にこちらから電話をかけるなどのように、相手に合わせたアプローチができることも大切です。

このような場合が長く続くのであれば、メールを送るというコミュニケーション手段を使うこと自体も考え直す必要があるかもしれません。

メールが届いたかの確認電話を減らす方法

メールが届いたかの確認電話を慣習的におこなってしまっているという人は、必要なケースを除いて減らしていきましょう。

実際に確認の電話を減らす方法を身につけることで、メールが届いたか確認の電話が無駄であるということを実感できるかもしれません。

まずはメールで催促する

メールの返信が来ない場合に、電話で確認や催促をしていたのであれば、まずは電話ではなくメールで返信を催促しましょう。

電話は相手だけではなく、自分の時間も拘束し奪ってしまいます。

送信エラーが発生しない限り、メールは正しく送信されているはずです。

返信を希望しているにも関わらずリアクションがない場合、相手はなんらかの対応に追われていることも考えられます。

相手の時間を拘束しないためにも、緊急の場合を除いて、まずは電話ではなくメールでの確認や催促をしましょう。

確認の電話を常習にせず臨機応変にアプローチする

これまでメールが届いたかの確認電話を常習的におこなってきた人は、臨機応変にアプローチする方法に変えてみましょう。

メールが届いたかの確認電話はすべて無駄であると、ネガティブにとらえるのではなく、「メールを送信したら確認の電話」という常習性を捨てて、必要なケースのみ確認の電話をおこなうという適切なアプローチができる思考へとシフトするのです。

このように行動することで、必要なタスクを選別する思考が鍛えられるとともに、確認の電話に費やしていた無駄な時間や手間を減らすことできます。

メールが来たら即返信するという意識づけ

相手に対して、「この人はメールを送信したら即返信が来る人だ」という意識づけをしてみましょう。

自分自身がメールに対しての対応を後回しにせず、すぐに返信したり、日程調整をおこないアポイントを取るなど、迅速に対応する姿勢を見せておきましょう。

行動が早い人というイメージを持たれることで、「この人はいつもすぐに返信が来るから、こちらも早く返信しなければ」と、相手の意識に働きかけることができます。

こちらがメールが届いたかの確認電話をする前に、相手から反応が来るのであれば、確認の電話をする必要はありません。

また、多くの相手に対して即返信を心がけることで、メールが届いたかの確認電話を結果的に減らすことにつながります。

メールや電話の代わりにビジネスチャットを活用しよう

メールが届いたかの確認電話をする手間を省くには、ビジネスチャットを利用することで解決できます。

ビジネスチャット「Chatwork」のチャット機能では、送られてきたメッセージに対して、ワンクリックでリアクションをすることができます。

リアクション機能を使えば、相手がメッセージを読んだことが確認できるため確認の電話は必要ありません。

また、タスク管理機能を使うことで、完了してほしいタスクを伝えられることができます。

相手は「なにをいつまでに完了すればよいか」を明確に把握することができるので、メールや電話での無駄なやりとりも必要ありません。

Chatworkを利用することで、ビジネスにおけるコミュニケーションやタスク管理の効率を向上させる効果が期待できます。

さまざまな場面でやコミュニケーションに関する効率化を考えているのであれば、ぜひChatworkの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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[※1]出典：ビジネスインサイダージャパン
「【礼儀2.0】648人が回答した｢謎ビジネスマナー｣は日本社会の縮図だった」
https://www.businessinsider.jp/post-171572