メールの行き違いのお詫びは必要？メールの行き違いへのお詫びの仕方と効率化

ビジネスメールで相手とのやりとりに行き違いが起こってしまった際は、お詫びをするとともに、行き違いが起こった原因や内容を迅速に相手に伝えなければいけません。

メールの行き違いによりお詫びが必要になる事例には、どのようなものがあるのでしょうか。

また、メールの行き違いが起きるたびにお詫びメールを送るのは手間でもあり、メールの行き違いを防ぐ方法を考えていく必要もあります。

ビジネスにおけるメールの行き違いに対するお詫びについて考えてみましょう。

メールの行き違いにお詫びは必要？

メールの行き違いが起こってしまった際に、お詫びが必要な理由について考えてみましょう。

例えば、相手からメールの返信が来ないからと催促のメールを送ったけど、実はすでに受け取っていたといった状況が、メールの行き違いでよく見られる事例です。

迷惑メールとして振り分けられてしまった、ほかのメールに埋もれて見落としていた、など状況はさまざまですが、自分の確認ミスにより行き違いとなってしまうこともあるでしょう。

このような場合には、メールの行き違いに対するお詫びのメールを相手に送ります。

相手に不快な思いをさせないため

相手は正しく対応したにも関わらず催促のメールを受け取ると、まずは自分のミスが原因ではないかと不安を感じます。

正しく対応できていた場合、なぜ催促のメールが来るのだろうと疑問を抱かずにはいられません。

このように相手に落ち度がないにも関わらず、不安や疑問を感じさせてしまった際に、こちらが何ごともなかったように物事を進めてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまいます。

行き違いが発生した際は、相手に不快な思いをさせないためにも、必ずお詫びメールが必要になります。

自らの非を認め素直に謝罪をすれば、相手も「ビジネスでは誰にでもミスは起こりうる」と納得してくれることでしょう。

謝罪の意を伝えるため

メールの行き違いに対するお詫びのメールは、謝罪の意をしっかりと伝えるためにも必要です。

長々とした言いわけやお詫びの気持ちが伝わらない文章ではなく、誠実さが感じられる丁寧な言葉で文章を作成しましょう。

そのため、定型句をそのまま引用したような文章ではなく、自分の言葉で謝罪の意を伝えることが求められます。

行き違いになった理由を伝えるため

行き違いに対するお詫びメールが必要な理由として、行き違いになった原因を相手に伝えることが挙げられます。

ビジネスメールで行き違いになった理由を知りたいと思うのは当然のことであり、迷惑をかけてしまった相手に対するビジネスマナーともいえるでしょう。

お詫びの言葉を伝えることと同様に、行き違いになった理由を相手にしっかりと伝えることも大切です。

メールの行き違いでお詫びが必要になる例：社外

社外において、メールの行き違いに対するお詫びが必要になる例を見ていきましょう。

メールの行き違いに対してだけでなく、社外でお詫びをする場合は、会社の顔としてお詫びをしているという意識を持ち、丁寧な文章を送ることが求められます。

入金に関する行き違い

取引先から入金の確認が取れず、催促メールを送ってしまった場合、行き違いに対するお詫びが必要です。

金融機関の稼働状態によって、入金と着金の間にタイムラグが発生することも考えられます。

自らの確認ミスを認めたうえで、相手にお詫びの連絡を入れましょう。

金銭に関するやりとりは、今後の信頼関係に大きく影響することも考えられるので、慎重な対応が求められます。

郵送物に関する行き違い

自分の確認ミスで郵送物が届いているにも関わらず、相手から書類や荷物などの郵送物が届いていないと思い込み、催促のメールやいつ発送したかを問い合わせてしまった事例です。

郵送物の宛先が個人名義ではなく、会社名や部署になっている場合は、社内での情報共有がなされてしまいます。

謝罪の言葉とともに、社内の情報共有体制を見直す旨をしっかりと記述しましょう。

メールの返信に関する行き違い

相手からメールを受け取っていたにも関わらず、迷惑メールフォルダに振り分けられていた、受信メールを見落としていたなどで、メールの返信を催促してしまった事例です。

昨今のビジネスシーンにおいて、メールはコミュニケーションツールとして必須であり、メールチェックを怠ることは、ビジネスの基本がなっていないという印象を与えてしまいます。

また、相手からの返信がこない場合に、念のため迷惑メールフォルダを確認することも必要な行為です。

そのため、自らの行動に落ち度があったことを認め、きちんと謝罪しましょう。

なお、相手からのメールが迷惑メールフォルダに届いていたとしても、そのまま伝えることは失礼にあたるので避けたほうがよいでしょう。

「迷惑メールフォルダに届いていました」ではなく、「別のフォルダに届いておりました」とやんわりと伝えましょう。

メールの行き違いでお詫びが必要になる例：社外

社内でメールの行き違いが発生した際も、社外と同様に自らの非を認め丁寧に謝罪しましょう。

社内では、挨拶文を使った長い文章は避け、謝罪と原因を端的に伝えることが大切です。

出欠確認に関する行き違い

社内レクリエーションや決起集会などの出欠確認に対し、出欠の可否を受け取っていた、または、そもそも出欠確認の案内をしていなかったにも関わらず、催促のメールを送ってしまった、または、出欠の可否を問い合わせてしまった事例です。

多くの人が集まる会で、特定の人だけ出欠の案内をしていなかったという場合、相手は不快な思いをしてしまいます。そのため、十分にお詫びの言葉を伝える必要があります。

特に、日程までの日にちが短い場合では、相手にとっては急なスケジュール調整が必要となります。自分の確認ミスにより急なお願いになることも重ねて、丁寧なお詫びが必要です。

提出物に関する行き違い

相手は期日どおりに提出物を出していたにも関わらず、提出するよう催促のメールをしてしまった事例です。

また、自分が提出期限を勘違いしていた際にも起こりうるミスでもあります。

仕事に関する提出物以外にも、健康診断や年末調整などの個人情報が記載された文書を添付するケースもあります。

提出したにも関わらず確認されていないというメールを受け取った相手は、紛失や破棄などで個人情報が流出してしまう不安を感じます。

自らの確認ミスにより、相手に不安を感じさせてしまったことに対し、十分にお詫びしましょう。

仕事の依頼に関する行き違い

自分が仕事を依頼したと思い込んで、進捗状況や完了期日をメールで尋ねてしまった事例です。

仕事の依頼に関する催促メールは、仕事が滞っているのではないかという印象を与えかねません。

ましてや、そもそも自分が依頼していなかったとなると、相手は強い不快感を抱くでしょう。

社内での人間関係に悪影響を及ぼす事態にもなりかねないので、お詫びは慎重におこなうべきです。

メールの行き違いに対するお詫びで注意すべきポイント

メールの行き違いは多くの場合が、確認を怠ったことにより起こります。

行き違いは誰もが起こしがちなミスですが、お詫びの際の対応によっては、相手の不快な思いを少しでも和らげることができます。

メールの行き違いに対するお詫びで注意すべきポイントを見ていきましょう。

迅速に謝罪の意を伝える

メールの行き違いが発生した時点で、迅速に謝罪の意を伝えましょう。

行き違いに対するお詫びを後回しにしている間にも、相手は業務の手を止めて対応を急いでいることも予想されます。

そのため、お詫びが遅くなればなるほど、相手の業務時間を奪ってしまいます。

どのような場面であっても謝罪の意を伝える際は迅速さが求められます。

メールの行き違いが発生したことや相手に不快な思いをさせてしまったこと、さらに、相手の貴重な業務時間を奪ってしまったことに対し、丁寧な言葉で謝罪しましょう。

自らの非を認める

メールの行き違いは、ときに人的ミス以外や相手の対応が原因で起こることがあるかもしれませんが、こちらが行き違いを起こしてしまったのであれば理由はどうあれ素直に非は認めましょう。

また、ビジネスでは円滑な人間関係が求められるため、相手にも多少の原因があったとしても相手の非に触れることは避けたほうが無難でしょう。

文例やテンプレートを活用して、相手の不快感を気づかうお詫びの言葉を伝えられるようにしましょう。

行き違いになった原因と解決策を具体的に述べる

お詫びの言葉を伝えることばかりに気を取られず、行き違いになった原因を明確にしましょう。

行き違いの原因を明確にしたうえで、解決策や今後の対応策を相手に伝えましょう。

仮に、相手にも非があった場合、原因を伝えることで、対応を見直すことにつながるかもしれません。

双方が問題に対して見直すことは、これまで以上にスムーズなコミュニケーションのやりとりへとつながるかもしれません。

メールの行き違いもお詫びも手間でしかない

行き違いが発生する原因として、メールという手段を利用することも一因に挙げられます。

メールは1通ごとに独立した手段であり、やりとりの流れを見るためには、前に送ったメールを探し出して見返さなければなりません。

複数人で同時に会話を共有することもできないので、情報共有にも不向きです。

このようなメールのデメリットが行き違いの原因となり、業務に無駄が発生していることは否めません。

また、メールの行き違いに対するお詫びをすることで、さらなる無駄やストレスを引き起こしています。

ビジネスでの連絡や情報共有にメールを利用しているということ自体が、行き違いや作成の手間などを生んでいる原因となっていると考えることもできるでしょう。

メールの行き違い防止や効率化にビジネスチャット

相手とのやりとりを可視化できるビジネスチャットでは、メールのような行き違いが発生しにくいというメリットがあり、業務時間を効率よく使うことができます。

ビジネスチャット「Chatwork」のタスク管理機能を活用すれば、催促のメールを送ったり、送られたりする手間やストレスも改善できます。

ビジネスメールにおける行き違いや行き違いに対するお詫びを減らし、仕事を効率化させるためにもビジネスチャットは有効な手段です。

これまで、なんとなくメールを使っていたけれど、コミュニケーションツールをビジネスチャットへ変えることで行き違いを回避できるのであれば、Chatworkを導入しコミュニケーションの円滑化を目指しましょう。

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