社外への引き継ぎメールの書き方とは?タイミングやポイントも解説

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目次

引き継ぎメールを社外の相手に送るときとしては、仕事の担当者が変更になる場合があげられます。

今後のやりとりや取引を円滑に続けていくためにも、担当者の変更などの引き継ぎ事項はコミュニケーションを図って事前に素早く連絡することが大切です。

引き継ぎメールを社外に送る必要性が生じる場合は多く想定できますので、実際に対応が必要になった場合を想定して基本的な知識を持っておいた方がいいでしょう。

引き継ぎメールを社外に送るタイミングと社外への引き継ぎメールの書き方を解説します。

引き継ぎメールを社外に送る必要性

仕事の担当者が交代するときなど、引き継ぎメールを社外に送る必要性はさまざま考えられます。

引き継ぎメールを社外に送る必要性について、具体的に見ていきましょう。

仕事での信頼関係を守れる

いきなり仕事の担当者が交代してしまうと、相手が驚いてしまうだけでなく失礼な対応につながります。

基本的には、前任の担当者が事前に引き継ぎメールを送るのがビジネスのマナーです。

仕事における信頼関係を今後とも大切にするためにも、引き継ぎメールを社外に送る必要があります。

引き継ぎの手間にかかる負担に配慮できる

担当者の交代を事前に伝えておくと、相手が変更に感じる心理的な負担を軽減することが期待できます。

また、引き継ぎ後の慣れない仕事に後任者がミスやトラブルを起こす可能性が考えられるため、コミュニケーションを図ることで人間関係のもつれを予防する対策につながるでしょう。

引き継ぎメールを送ることで、対面で挨拶をしていない場合もコミュニケーションを補える手段につながるため、引き継ぎメールを送る必要性があります。

引き継ぎメールを社外に送るタイミング

仕事においてどのような状況で引き継ぎメール送る機会があるのでしょうか。

引き継ぎメールを社外に送るタイミングを見ていきましょう。

産休や育休など長期間休みを取るとき

制度を利用して長期間の休暇が決まったときは、早い段階で担当者の変更を相手に伝えましょう。

仕事に復帰するまでの間、別の担当者に仕事を引き継いで間もないころは、通常どおり仕事がスムーズに進まない状況も発生するかもしれません。

引き継ぎメールを社外に送るタイミングには、産休や育休の長期休みを取るときがあり、早めに送ることで相手と自分の両方にとっても、引き継ぎの準備に関する体制を整えるゆとりが生まれるでしょう。

部署の異動が決まったとき

会社の決定や自己申告により部署の異動が決まったときも、早い段階で担当者の変更を相手に伝えましょう。

後任の担当者にできる限りマニュアルを渡しておくなど、仕事の引き継ぎがスムーズにいくように準備を進めます。

部署の異動が決まったときは、引き継ぎメールを社外に送るタイミングとして覚えておきましょう。

担当者が会社を辞めるとき

退職が決まったときも、早い段階で相手に引き継ぎメールを送ります。

しかし、状況によっては担当者がメールを送るのが難しい可能性もあり、後任の担当者がまとめて引き継ぎメールを送る場合もあるでしょう。

引き継ぎメールを社外に送るタイミングには、担当者が移動や産休、会社を辞めるときなど、会社や担当業務から離れなければいけない場合が多いでしょう。

引き継ぎメールを社外に送るときのポイント

相手と今後も良好な関係性ができるように、引き継ぎメールを社外に送るときのポイントを見ていきましょう。

引き継ぎメールを社外に前任者が送る、後任者が送る場合もありますので、違いを意識しておくといいかもしれません。

前任の担当者が引き継ぎメールを送る場合

社外への引き継ぎのメールは、基本的には前任の担当者から相手に送るのが理想的です。

仕事を通じて関係性ができているため、可能であれば直接会って伝えるようにし、会えない場合はお詫びを文面に含めることで、今後とも取引を続ける上で失礼にならないコミュニケーションにつなげられます。

引き継ぎの理由や日時、後任の担当者を紹介しておくなど、相手が今後も仕事をスムーズに進めるために必要な情報を引き継ぎメールでまとめて送るのがポイントです。

また、後任者をフォローをする期間など猶予がある場合もあるので、前任者が取引先と後任者の間を持てるように進められるよいいでしょう。

後任の担当者が引き継ぎメールを送る場合

引き継ぎのメールが諸事情で前任者が送れない場合は、後任の担当者が相手にメールを送る形で挨拶します。

前任者と交代する理由を簡潔に述べておき、失礼がないように自分の名前や自己紹介、電話やメールの署名などを伝えておきましょう。

また、前任者が引き継ぎメールを送る場合も、着任の挨拶を後任者が済ませておくことがポイントです。

後任者は相手と今後のコミュニケーションを円滑にできるように、挨拶や事情を伝えておくといいでしょう。

引き継ぎが決まった段階で早めに送る

担当者の交代が決まった時点でなるべく早めに引き継ぎメールを送ると、相手の心積もりができて親切です。

前任者と後任者では仕事の理解や経験が違うため、仕事に慣れるまで迷惑をかけてしまう可能性もあります。

また、担当が交代するということは、これまでとは多少進め方なども変わる部分が出てくるかもしれませんので、こちらからコミュニケーションを早めに取ることが必要です。

事情がある場合を除き、前任者、後任者どちらが送る場合でも、引き継ぎのメールは相手に負担をかけない早めのタイミングに送るようにしましょう。

引き継ぎメールを社外に送るときの書き方

今後のコミュニケーションを円滑にするためにも、わかりやすく簡潔な引き継ぎメールを送るとよいでしょう。

引き継ぎメールを社外に送るときの書き方を見ていきます。

件名でわかりやすく引き継ぎだと伝える

引き継ぎが決まった担当者は件名を「担当者交代のご挨拶」、新しい担当者は件名を「着任のご挨拶(自社の会社名+自分の名前)」など、わかりやすい形で表記します。

ビジネスメールでは、結論から伝えることで本題が把握しやすくなり、相手がメールの読み取りにかかる時間を減らす配慮につながります。

引き継ぎメールを社外に送るときに限らず、忙しい相手に内容が見て伝わるように、簡潔に件名をまとめましょう。

引き継ぎの理由・日時を伝える

担当者が変更になる理由は、退職や異動、出産や育児休暇を取る必要があるなど、社外の方に対してメールの本文で簡単に説明しましょう。

日時は「〇月〇日付け」の形で記入し、相手に担当者の交代がいつになるのか、仕事の段取りや準備を進めるために伝えます。

引き継ぎの理由と日時を伝えることで、今後とも社外の方と変わらず関係性を続けるためにも、引き継ぎメールを社外に送るときの書き方として押さえておきましょう。

新しい担当者の名前・簡単な紹介文を送る

前任の担当者が引き継ぎメールを送る場合は、後任の担当者の名前と簡単な自己紹介(スキルや実績、人柄など)を添えておくと、今後のやりとりがスムーズになります。

新しい担当者がどんな人物なのか把握しやすくなり、相手が担当者交代で感じる不安を少しでも軽減できる配慮につながるでしょう。

引き継ぎメールを社外に送るときは、相手とのコミュニケーション不足からのすれ違いを解消するためにも、新しい担当者の名前や紹介文を送ることが大切です。

相手に感謝の言葉を添える

前任の担当者が引き継ぎメールを送るときは、仕事を通じて関わってきた時間や対応に関する感謝をメールで簡単に伝えるのもいいでしょう。

異動は別の機会に関わる場合もあり、産休や育休の場合は、復帰したときに仕事で関わるときのコミュニケーションが円滑になります。

今後も相手と関わる可能性がないとはいえませんので、機会があった際に気持ちよくやりとりをするためにも、感謝を伝えておくことも大切です。

社外への引き継ぎをメールでするデメリット

営業の仕事や直接相手に会う機会が多い場合は、社外への引き継ぎの連絡がメールでは不適切な場合が考えられます。

また、メールからの連絡は相手が連絡を見落としてしまいやすいので、再度電話で連絡を入れる二度手間が発生しかねません。

社外への引き継ぎの連絡を入れるときは、メールでは不適切な可能性や確実に見てもらえないデメリットがあるため、直接対面する方法と併用するか、電話やビジネスチャットのように確実に相手へ届く手段を使う方法も検討したほうがいいでしょう。

社外への引き継ぎはメールよりChatwork

社外への引き継ぎメールを送るよりも、ビジネスチャット「Chatwork」を利用して、社外や取引先とコミュニケーションを取る方が効果的です。

メールと違い、円滑なコミュニケーションを実現できるビジネスチャットを利用すれば、引き継ぎのときだけでなく、普段の取引先とのコミュニケーションも円滑に進めることができます。

取引先や社外とのコミュニケーション手段として、Chatworkを利用することでさまざまな部分で必要になるやりとりが簡略化され、気軽に双方がコミュニケーションをとることができます。

社外とのコミュニケーションの新たな手段を探している、社外と円滑なコミュニケーションを実現させたいのであれば、Chatworkを活用してください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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