社内問い合わせメールの削減は可能？社内問い合わせ効率化の方法

社内の業務に関わる内容で発生する疑問は、各部署や担当者に問い合わせる必要があります。

しかし、社内の問い合わせに関するメールの件数や量が増えていくと、返答や対応の遅れ、負担を感じる原因につながってしまいます。

社内の問い合わせメールの削減と社内問い合わせの効率化方法を解説します。

社内の問い合わせ効率化が必要な理由

問い合わせを処理する回数や量が多いと、時間や手間を取られてしまう、対応の遅れや漏れが起きてしまうことなどにつながります。

社内の問い合わせ自体に効率化が必要な理由を見ていきましょう。

対応する手間のコストを削減できる

社内の問い合わせメールや電話対応など、問い合わせに関する回答の機会を減らす工夫を取り入れることで、お互いの時間を奪わない対策につながります。

たとえば、FAQシステムやチャットボットを活用すれば、対応の手間とコミュニケーションコストの両方を減らす取り組みにできるでしょう。

対応にかかるお互いの手間を社内全体で減らすことも、社内の問い合わせに関する効率化が必要な理由にあげられます。

本来の業務に集中できる

社内や社外の問い合わせを専門に担当する業務もありますが、多くの場合は本業の合間で質問に答えているものです。

削減できる工夫を取り入れることでメールの対応に限らず、電話対応や直接対応にかかる手間で本業の業務を圧迫させない対策につながります。

社内の問い合わせに関する効率化が必要な理由には、本業に集中して組織全体が機能するためにも重要です。

担当者の負担を減らしてストレスを緩和できる

社内の問い合わせが日常的になる状況を防ぐと、担当者の社員が質問の対応に追われる状況を回避できます。

心や仕事に対する負担やストレスを軽減できるだけでなく、残業の解消にもつながるでしょう。

社内の問い合わせに関する効率化が必要な理由には、担当者の負担を減らしてほかの業務を効率化するためにも重要です。

社内の問い合わせメールが増える原因

社内環境やツールが準備不足だと、社内の問い合わせが増えてしまう要因となります。

また、社内問い合わせへの対応も遅れてしまう可能性も高まります。

社内の問い合わせメールが増える原因を見ていきましょう。

マニュアルがまとめられていない

同じ質問を何度も受ける状況があるときは、各社員に資料を印刷して配布するか、部署ごとにPDFやデータでまとめて送信しておく必要があります。

上記のような例を参考に、業務を円滑に進めるためのマニュアルを共有しておかないと、質問する手間や時間がお互いにかかってしまい、社内の問い合わせメールが増える原因につながります。

対応の手間を減らすツールの準備が不十分

社内の問い合わせ件数によっては、質問をデータにまとめる内容では追いつかず、ツールやシステムの導入が必要になります。

また、導入後は自動学習するタイプでない場合や適切な回答につながっていないと感じる場合はメンテナンスをしないと、問い合わせ対応が必要になり二度手間になる場合もあるかもしれません。

社内の問い合わせメールが増える原因は、社内の疑問に答えられるだけの仕組みやツールの準備不足があげられます。

質問の回答をまとめたデータの場所がわかりづらい

よくある問い合わせのデータがまとめられている場合でも、社員に情報共有が行き渡っていない場合、存在に気づかないままのケースもあげられます。

データの情報が古かったり更新されていなかったり、定期的に情報を社員に共有する機会を設けていない場合は、質問に回答したデータを活かせない状況が発生するのです。

わかりづらい場所にデータがあることや情報更新がされない状況だと、社内の問い合わせメールが増える原因につながります。

社内問い合わせをメールでする無駄やデメリット

問い合わせをする方法に工夫を取り入れないと、何度も連絡が必要になる手間や時間がかかる懸念があります。

社内問い合わせをメールでする無駄やデメリットを見ていきましょう。

やりとりに時間がかかる

電話や直接対応にも時間や手間はかかりますが、メール対応の場合は質問のたびに連絡を繰り返さなければいかない状況が生まれます。

本業と並行して対応する必要が出てくるため、メールの問い合わせに関するレスポンスがお互いに遅れる場合も少なくありません。

社内の問い合わせをメールでする無駄やデメリットには、質問の回答までのタイムラグが発生しやすく効率化につながらない点があげられます。

同じ問い合わせ内容に何度も答える必要がある

問い合わせの対応をメールで確認する場合、内容によっては何度も細切れに対応しなければいけない状況が生まれます。

また、ほかの従業員から同じ内容が届く場合も多く、その都度質問に答える手間は時間の無駄につながるでしょう。

同じ内容のメールが何度も届くと心理的な負担が重なるなど、社内の問い合わせをメールで対応する無駄やデメリットにつながります。

直接聞くほうが早い場合もある

「直接聞くのは仕事が忙しいなか、失礼かもしれない」と思い、気軽に送りやすいメールの問い合わせを選ぶと、すぐに回答が得られない可能性もあげられます。

内容によっては、何度もメールで対応するよりも直接聞くほうが早く、お互いのコミュニケーションにかかる時間を奪わない配慮につながるでしょう。

メールを見落としている場合は、電話対応や直接対応しなければいけない二度手間になる場合もあり、社内の問い合わせをメールで対応する無駄やデメリットにつながるのです。

社内の問い合わせメールを削減して効率化する方法

外部のツールやシステムの導入、社内のソフトを有効活用して問い合わせに対する適切な対応につなげましょう。

社内の問い合わせメールを削減して効率化する方法を見ていきます。

FAQシステムを使う

社内の問い合わせに対処するには、よくある質問と答えを社員が検索できるFAQシステムの導入が便利です。

従業員からの質問の量が多い業界や職種の対応に向いているシステムで、社員のノウハウを共有してまとめられるサービス内容もあげられます。

社内の問い合わせメールを削減して効率化できれば、総務や人事、情報関係の部署で働く社員が本業に集中できる環境づくりにつながるでしょう。

チャットボットを導入する

社内の業務に関わる質問について設定したデータをもとに、IAが自動的に答えの候補をおおまかな内容を絞って回答に導くツールです。

チャットボットは365日24時間対応が可能なメリットがあるため、社内でさまざまな働き方を導入している企業に向いています。

応答までのレスポンスがよい特徴もあり、社内の問い合わせメールを削減して効率化する方法にできるでしょう。

よくある質問をデータ化してまとめる

PCの社内共有フォルダにソフトで作成したデータをまとめておき、従業員が引き出せるように準備しておく方法も便利です。

ツール導入の予算が足りないときや簡易的な質問の回答で足りる場合に活用できます。

よくある質問のデータは、社内全体や部署全体に保存場所を連絡して共有すると、社内の問い合わせメールを削減して業務の効率化につなげられるでしょう。

ビジネスチャットを活用する

社内の問い合わせメールのデメリットである形式的なあいさつを減らし、コミュニケーションコストを削減したいときは、ビジネスチャットの導入が効果的です。

グループチャットを使えば、各部署に一斉送信で漏れがなく確実に問い合わせ内容をまとめたデータや内容を届けられるメリットがあります。

社内の問い合わせメールを削減して効率化するときは、連絡のレスポンスが早くできるビジネスチャットの導入をご検討ください。

社内の問い合わせはメールよりChatworkで効率化

社内問い合わせを効率化する方法には、FAQシステムやチャットボットの導入、よくある質問をデータ化する方法があげられます。

また、ビジネスチャットを使って問い合わせメールの代わりに対応すれば、形式的なあいさつを省いた回答にできて、コミュニケーションコスト削減にも期待できるでしょう。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用すれば、社員への一斉の通知も個別での対応も可能です。

また、社内問い合わせ用のグループチャットを作成しておけば、同じ質問に何度も回答する手間や複数人への対応も簡単におこなえます。

社内問い合わせだけでなく、全体的な業務連絡やコミュニケーションを活性化させる手段にも使えるので、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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