引き継ぎ(担当変更)メールの書き方とは?社内に向けた送り方とマナーを例文つきで解説

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目次

業務の引き継ぎをする際に、社内に向けて引き継ぎメールを送る場合があります。

また、引き継ぎメールは頻繁に送るメールではないため、マナーや送り方に悩んでしまう人も少なくはないでしょう。

社内に向けた業務の引き継ぎメールでは、取引先や顧客などに向けたメールのようにかしこまった文章を送る必要はありません。

しかし、業務の引き継ぎメールでは、正式に引き継ぐ日付や理由、後任者の紹介、これまでお世話になったことに対して感謝の意を伝えるなど意識しておかなければいけないポイントがあります。

引き継ぎメールを社内に送る際のマナーや送る際の注意点を見ていきましょう。

引き継ぎメール・業務引き継ぎメールとは

引き継ぎメールは、なんらかの理由により担当していた業務を外れ、後任者が業務を引き継ぐことをお知らせするメールです。

業務引き継ぎメールの必要性は、やりとりをしていた部署や関係者に対し、変更を知らせると同時に、これまでどおり滞りなく業務がこなせるよう安心してもらうことにあります。

引き継ぎメールを送らないまま業務を外れてしまうと、「いつの間にか担当者が変わっていた」と、関係者は不信感や不安を抱いてしまいます。

また、担当者が変わったことによる連絡の行き違いが発生し、トラブルの原因にもなりかねません。

これまでお世話になった人に感謝の気持ちを伝えるという意味でも、引き継ぎメールを社内に送る必要性があると考えられます。

社内への引き継ぎメールが必要になる場面

業務の引き継ぎメールが社内に向けて必要になる場面について見ていきましょう。

どのようなときに引き継ぎメールを社内に向けて送るべきかを理解しておくことで、書く内容や送るタイミングも明確になります。

業務の担当者が変わるとき

出産や休職などで業務から外れる場合や、部署内の組織改編などで担当者が変更になる場合の引き継ぎメールを社内に送る必要があります。

出産で復職する予定がある場合は、「復職した際は、再び一緒に仕事ができることを楽しみにしています。」などの一文を添えることでこれまでの感謝と今後の関係性も円滑に行きやすくなるでしょう。

異動するとき

部署の異動により業務を引き継ぐ場合も引き継ぎメールを社内に送るといいでしょう。

異動により連絡先が変更になる場合は、異動先の部署や新しい連絡先も必ず明記します。

異動先の部署でも、変わらぬつきあいを続けてもらえるよう、やりとりをした相手や関係部署との具体的なエピソードを、メールの文章に盛り込むといいかもしれません。

「〇〇の件で挙げた成果は、〇〇部のみなさんとともに取り組めた結果だと思っております。」のように記述することで、相手に合わせた内容のメールを送ることができます。

退職するとき

退職によって業務を引き継ぐ際は、退職の詳しい理由は記述せず、「一身上の都合により」とします。

退職後の新しい転職先や職種については、社内メールに記述することは避けましょう。

業務の引き継ぎ理由が退職の場合、メールを受け取った相手は「なぜ辞めるのだろう」と疑問を感じるかもしれません。

そのため、業務を引き継いだあとも、クリーンな気持ちでやりとりができるようポジティブな文章作成を心がけましょう。

引き継ぎメールを社内に送る際のマナー

業務の引き継ぎメールは、同じ社内であってもマナーが求められます。

引き継ぎメールを社内で送る際のマナーについて確認していきましょう。

同じ部署の人からメールを送る

部署の人数が多くすべての人を把握していない場合は、同じ部署の人から業務引き継ぎメールを送ります。

業務の引き継ぎのみで、引き続き同じ部署に所属している場合は、「同じ部署にはおりますので、気軽にお声がけください。」と記述します。

異動や退職の場合は、同じ部署であるにも関わらず、直接会って感謝の気持ちを伝えられないことへのお詫びの一言を添えましょう。

部署の人数が少なく全員を把握できるのであれば、業務を引き継ぐことを口頭で伝えることが可能なら望ましいでしょう。

その際は、後任者も同行し紹介をするとより効率的な引き継ぎにつながります。

しかし、営業職などで全員が常にオフィスにいない状況も考えられますので、絶対に口頭で伝えなければいけないというものではなく、状況に応じて社内メールを使用しましょう。

なるべく早めに引き継ぎメールを送る

業務の引き継ぎメールを社内へ送る際は、引き継ぐことが決まった時点でなるべく早く送るように心がけましょう。

関係者へ早めにメールを送ることで、業務を引き継ぐまでの時間がしっかりと確保されていることが伝わります。

また、関係者も含めた、後任者への業務の移行やフォローをしっかりとおこなうことで、安心感を持ってもらうことができるでしょう。

しかし、異動の場合は社内へ告知してもよい日付になるまで、口外してはいけない場合もあるので、早めが望ましいとは言いましたが、業務の引き継ぎメールを送るタイミングは慎重に見定めましょう。

まずは前任者からメールを送る

引き継ぎメールを社内で送る際は、まずは前任者からメールを送ります。

前任者からメールを送り後任者の紹介をすることで、そのあとに送る後任者のメールを自然にリードすることができます。

前任者が業務を引き継ぐ理由や後任者の紹介を、先にメールで伝えておくことで、後任者は、自己紹介や今後の姿勢などにフォーカスした内容のメールを送ることができます。

これまでの感謝の気持ちを伝える

業務引き継ぎメールでは、引き継ぐ日付や後任者の紹介がメインの内容となります。

しかし、社内メールとはいえ、これまでお世話になったことに対する感謝の気持ちを、自分なりの言葉で書きましょう。

同じ部署内での担当者変更や異動では、引き続き同じ社内にいるため、変わらぬつきあいをお願いしましょう。

また、退職が理由の場合は、感謝の気持ちに加えて後任者のサポートをお願いする一文を添えるといいでしょう。

引き継ぎメールを社内に送る際の注意点

引き継ぎメールを社内で送る際に注意すべき点についても押さえておきましょう。

あまり頻繁に送る機会がない社内への引き継ぎメールですので、ポイントを意識して効果的なメールを送れるように覚えておきましょう。

引き継ぎメールを送る範囲を広げすぎない

引き継ぎメールは、社内全員に送る必要はありません。他部署へのメールは、業務でやりとりをしていた、または過去にやりとりをしたことがある部署にとどめておきましょう。

関係性のない部署にメールを送ることは、相手の時間を奪う行為になるので避けるべきです。

これまでやりとりをしたことがない相手から、業務引き継ぎメールが来たとしても、受け取った側は確認する気すらないかもしれません。

また、関係のない相手に送るということは、メール作成や送信のために使った、自分の時間も無駄になってしまいます。

本来であれば、業務の引き継ぎと感謝の気持ちをひとりずつに伝えたいところですが、人数が多い場合は一斉送信でも構いません。

その際は、一斉送信での挨拶になってしまったことをお詫びする一文を添えましょう。

件名はわかりやすいものにする

社内への引き継ぎメールは急ぎや特に重要な案件ではないため、件名に【至急】【重要】とつけるのはビジネスマナーに相応しくありません。

件名は、「担当者変更のお知らせ」のようにわかりやすくすることがポイントです。

また、業務引き継ぎメールは返信が必須ではありません。

メールの最後には、「返信は不要です」と記述し、相手に返信のストレスを与えない配慮をしましょう。

日付は明確に記載する

引き継ぎメールでは、後任者に引き継ぐ日付を「◯月◯日付けで」のように、明確に記載しましょう。

日付を明確に記載していないと、いつから後任者に変わるのか、どちらに連絡をすればよいのかわかりにくくなってしまいます。

連絡の行き違いや「言った言わない」のようなコミュニケーション上のトラブルが発生しかねません。

関係者に迷惑のかからないよう、「いつ」から「誰が」業務を引き継ぐのかを必ず伝えましょう。

後任者の紹介はポジティブにする

引き継ぎメールでは、前任者が後任者の紹介をすることが多いです。

前任者が紹介文を記述することで、あとに後任者から挨拶メールが来た際、関係者は自然に後任者を受け入れることができます。

後任者の紹介をする際は、ポジティブなイメージを持てるような文章を記述しましょう。

たとえ新入社員や未経験であっても、「初心者ですが」「未経験ですが」とネガティブな書き方をすると、関係者は不安を感じてしまいます。

「新しいアイディアを生んでくれる」「〇〇の分野には精通している」と相手に安心感を与えられるような、ポジティブな表現に変えてみましょう。

今後の後任者との仕事に期待が持てるような紹介文でメールを送り、後任者を上手にリードしてあげることも前任者の役目です。

引き継ぎメールのシーン別の例文

シーン別の引き継ぎメールの例文を見ていきましょう。

異動の際の引き継ぎメール

お疲れさまです、〇〇部の××です。


この度の人事異動にともない、◯月◯日付けで、××部に異動することになりました。


在任中は大変お世話になりました。

〇〇の件で挙げた成果は、〇〇部のみなさんと共にとりくめた結果だと思っております。


後任は、〇〇の分野に精通している、××さんが担当させていただきます。

引き続きご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。


本来なら直接ご挨拶にうかがうべきところ、

メールでのご連絡となり申し訳ございません。


末筆ながら、皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。


(署名)

退職の際の引き継ぎメール

お疲れさまです。

〇〇部の××です。


この度、一身上の都合により、◯月◯日付けで、退職することになりました。

着任以来、〇〇部のみなさまには、あたたかいご指導やご支援をいただき、大変感謝しております。


後任は、××さんが担当します。

引き続きご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。


本来なら、お伺いをしてご挨拶すべきところを、

メールでのご連絡となり申し訳ございません。


最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。


(署名)

社内への引き継ぎ連絡はメールよりもChatwork

社内に向けて引き継ぎメールを送るよりも、ビジネスチャット「Chatwork」を利用することでより効率的かつ効果的な引き継ぎの連絡が可能です。

メールの場合は、作成の手間や宛先を選択する手間、送信した後に質問や変更点が生じた場合のコミュニケーションがスムーズに行かない場合があります。

また、メールの場合は複数人相手への連絡やコミュニケーションがそもそも適していないという面もあるでしょう。

Chatworkを利用することで、関係者に一斉にチャット上で連絡を取ることができるので、社内への引き継ぎ連絡や、前任者、後任者、関係者を交えてコミュニケーションにも適しています。

Chatworkを使うことで気軽なコミュニケーションが実現できるので、ちょっとした質問や確認事項も円滑に進めることができます。

引き継ぎメール、業務引き継ぎメールを社内に向けて送信するよりも、Chatworkで同様のコミュニケーションを取る方がさまざまな面で効果的でしょう。

社内コミュニケーションの活性化や情報共有の円滑化を考えているのであれば、Chatworkの利用を検討ください。


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