認識違いのお詫びメールとは?認識違いのお詫びメールが必要な理由と注意点

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目次

認識違いが発生した場合、どちらかに非があるわけではなくとも、自分から認識違いのお詫びメールを送ることで、相手との関係に軋轢を生むことなく、良好な人間関係を保つことができます。

しかし、認識違いによるお詫びメールは頻繫に送るものではないため、どのようにメールを送ればいいのかわかりにくい部分もあるでしょう。

認識違いのお詫びメールを送る必要性や注意点について理解しておきましょう。

認識違いのお詫びメールとは?

「認識違い」とは、相手と同じ目的を持っているのに、お互いが異なる解釈をしている状態のことをいいます。

また、同じターゲットについて話しているのに、認識している内容が違うことでもあります。

認識違いはどちらも間違っておらず、どちらかに非があるわけではない場合が多いかもしれません。

しかし、こちらが先に認識違いのお詫びメールを送ることで、相手の目には好印象に映ります。

認識違いに迅速に気づいた場合は、トラブルが起きる前に違いを明確にできたことはプラスとも考えられます。

認識違いによるお詫びメールが必要な理由

認識違いはどちらかが間違っているわけではないことが多いのに、なぜお詫びメールを送る必要があるのでしょうか。

認識違いのお詫びメールを送る必要性について考えてみましょう。

円滑なコミュニケーションのため

認識違いは、どちらかに非があるわけではないということが、非常に厄介な点でもあります。

お互いが「今後は気をつけよう」という気持ちを持てることが最善ですが、毎回円満に物事が進むわけではありません。

そこで、人間関係の摩擦を起こさないためにも、自分からお詫びメールを送ることで、円滑なコミュニケーションをとることができます。

また、相手も同じようにお詫びをしなければならないと気を使っているかもしれません。

自分から先にお詫びメールを送ることで、相手に気を使わせない配慮にもなります。

トラブルを防ぐため

認識違いは、そもそもコミュニケーション不足によっておこるものです。

そのため、放置していると大きなトラブルにつながる恐れもあります。

そのため、今後発生するかもしれないトラブルを予想し、早めに予防策をとることが必要です。

相手の認識違いを指摘することは言いにくいものですが、お詫びの言葉を添えることで、相手も快く受け入れてくれるでしょう。

お互いの認識違いを修正するため

お詫びメールを送ることは、お詫びの言葉を伝えると同時に、お互いの認識違いを修正するる大事な機会です。

お詫びメールをきっかけとして、違う方向を向いていたお互いの認識を、同じ方向へと軌道修正するために再度話し合うことにつながります。

相手との打ち合わせでは認識違いを正すだけではなく、再び認識違いを起こさないための解決策も話し合いましょう。

認識違いへのお詫びメールが必要になる場面

認識違いによるお詫びメールが必要になる場面について見ていきましょう。

どのようなときに認識違いのお詫びメールを送るべきかがわかることで、トラブルを避けることにつながるでしょう。

自分と相手の認識のズレを修正するとき

相手とやりとりをおこなう中で、自分と相手との認識にズレがあると感じた際は、お詫びメールをきっかけに、認識のズレを修正しましょう。

認識違いを告げる際は、相手の気分を害さないよう丁寧な文章を送ります。

「恐れ入りますが、事前の説明に対し認識の相違があるようなので、今一度ご確認させていただいてもよろしいでしょうか」のように、へりくだった書き方をすることで、相手を尊重していることが伝わるでしょう。

認識違いによりトラブルがあったとき

認識違いにより、まったく別のものが出来上がってしまった、または、場所や日時を間違って参加できなかったなどのトラブルが発生した場合は、迅速にお詫びメールを送りましょう。

しかし、「私の勘違いにより」とう書き方は、お互いの認識違いにも関わらず、周囲からは「自分に非がある」と自分の評価を下げることになります。

そこで、「私からこまめにコミュニケーションをとるべきだった」という書き方に変えることで、お詫びのニュアンスを伝えつつ、自分の評価が大幅に下がることを回避できるでしょう。

認識違いで第三者に迷惑をかけたとき

認識違いで相手に迷惑がかからなかったとしても、第三者が迷惑を被った場合は、迅速にお詫びメールを送りましょう。

第三者は、認識違いとはまったく関係のない立場であり、言い訳や認識違いの理由は求めていません。

第三者には、謝罪の言葉と今後の対応策を迅速に伝える必要があります。

認識違いであっても、迷惑をかけてしまった関係各所へのお詫びメールや、上司への報告メールを迅速に送ることが重要です。

認識違いによるお詫びメールの適切な送り方

認識違いによるお詫びメールは、マナーを守った適切な送り方が求められます。

自らが起こしたミスとは完全に言い難いだけに、送り方に悩んだ際は参考にしてください。

認識違いのお詫びメールは早めに送る

相手との認識違いを感じているにも関わらず、「自分は正しい」と思い込む、または、「相手に言い出しにくい」と後回しにすることはNGです。

お互いが認識違いを起こしたまま時間がたってしまうと、違う目標に向かって仕事を進めることになり、時間がたてばたつほど修正に無駄な手間や時間がかかってしまいます。

認識違いに気づいた時点で早めにお詫びメールを送ることで、修正にかかる時間を最小限に抑えることができます。

認識違いに限らず、お詫びメールを迅速に送ることは、ビジネスマナーとしての基本です。

クッション言葉を使う

相手の認識違いを指摘する際は、クッション言葉を使用することで、相手に再確認してほしいという要望を伝えることができます。

「認識違いをしておられるようですが」と書くことは直接的で角が立つ表現であり、相手に「直接的なものの言い方をする人だ」と捉えられてしまいます。

ここではクッション言葉を使用して、「私の考え違いでしたら申し訳ございませんが」とすると、やわらかい表現になるように意識しましょう。

今後の対応策を説明する

認識違いによるお詫びメールでは、お詫びの言葉を伝えつつお互いの認識を修正し、今後の対応策を考えなければいけません。

お互いの認識のすり合わせをおこなう、問題が発生した際は解決策を考えるなど、あらためて具体的な打ち合わせが必要となります。

ほかにも関係者がいる場合は、関係者を含め日程調整をおこないましょう。

また、引き続きメールでやりとりをする際は、再び認識違いを起こさないように、こまめなコミュニケーションをとり確認を怠らないように心がけましょう。

認識違いによるお詫びメールを送る際の注意点

認識違いによるお詫びメールでは、くれぐれも相手に失礼にあたる表現にならないように注意が必要です。

認識違いによるお詫びメールでを送る際の注意点について挙げていきます。

ご認識くださいは失礼な場合もある

「ご認識ください」という表現は、「理解してください」というニュアンスを含み、失礼と捉えられてしまうので、安易に使わないよう注意が必要です。

相手に対し、上から目線で指図している表現になるので、「ご了承のほどお願い申し上げます」のように丁寧な表現にしましょう。

また、「ご認識のとおり」も「理解していると思いますが」という上から目線のニュアンスになってしまいます。

相手が理解していると感じるのであれば、「ご承知のこととは存じますが」「すでにお聞きおよびのこととは存じますが」のように、相手を尊重する表現を使いましょう。

自分の「勘違い」を「認識違い」と混同しない

自分の確認不足や勘違いを「認識違い」と思い込まないように注意しましょう。

認識違いは、あくまでもお互いの認識にズレが生じていた客観的事実であり、勘違いとは異なります。

自分の勘違いにより相手との意識にズレが生じた場合は、自分に非があることを認めた上で丁寧に謝罪しましょう。

お詫びメールを送る際は、「認識違いにより」ではなく、「私の勘違いにより」という言葉を使います。

相手との認識が違うと感じた際は、安易に「認識違い」だと思い込まず、客観的に見て「認識違い」と「勘違い」を慎重に判断しましょう。

相手にも非があるような表現はしない

認識違いばかりにフォーカスしたメールの文章は、遠まわしに相手にも非があるような表現に捉えられてしまいます。

お詫びメールでは、今後はどうすれば解決できるかという、前向きな姿勢を示すメールを意識しましょう。

自分は意識していなくても、相手がメールを読むときの状況や心境によっては、自分が意図しない形で伝わってしまうこともあります。

メールでは細かなニュアンスを表現しにくいので、自分が相手の立場なら「受け取ったメールを読んでどう感じるか」を常に考えることが重要です。

認識違いのお詫びはメールよりもChatwork

認識違いのお詫びメールに限らずメールは、お詫びメールで重要な「迅速さ」に欠けます。

また、やりとりが一方通行なため、認識違いを修正するにも時間がかかるというデメリットもあります。

特に、認識違いが発生した経緯や原因などを説明する際は、細かいニュアンスが求められます。

メールの文章では細かいニュアンスが伝わりにくく、相手に思わぬ形で伝わってしまう可能性も捨てきれません。

このような認識違いのお詫びメールのデメリットは、ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで解決できます。

Chatworkであれば、チャットで円滑なコミュニケーションが実現できるので、認識違いのお詫びもスムーズにおこなえますし、そもそもの認識違いが発生する要因を防ぐことにもつながります。

Chatworkは、チャットだけのコミュニケーションだけでなく、Web会議機能も搭載されているので、口頭や直接会話で確認もおこなえ認識違いを防げます。

業務の関わるコミュニケーションや情報共有の円滑化を考えているのであれば、Chatworkの利用をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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