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電話とメールどっち？電話よりメール・メールより電話が適している場合
目次
仕事で使うコミュニケーションツールといえば、電話とメールを思い浮かべる人が多いでしょう。
電話とメールの使い分けができることは、生産性の高いビジネスパーソンになるための重要な要素ともいえます。
電話よりメールが適している場合、メールより電話が適している場合を考えながら、電話とメールのどっちを選ぶ方が適切な場面であるのかを考えてみましょう。
仕事では電話とメールどっちが使われている？
「ビジネスメール実態調査2021」によると、仕事で使われているコミュニケーションツールのうち、最も多かったのは「メール」の98.9%でした。[※1]
次いで、「電話」が85.13%であり、電話よりもメールのほうが多く使われていることがわかります。
あらゆる部分でデジタル化が進む中で、仕事におけるコミュニケーションツールとして、いまだに電話も多く使われているようです。
しかし、時間が経つにつれてコミュニケーションツールに変化が訪れていることを、感じている人もいるのではないでしょうか。
それを裏付ける数字として、2020年までの10年間は「メール」「電話」「会う」が、コミュニケーションツールのトップ3であったのに対し、2021年は「会う」トップ3から脱落し、代わりに「テレビ・Web会議」がランクインしました。
社会情勢により、直接会うことを避ける傾向にあった中では、メールよりも相手の反応がわかりやすいテレビ・Web会議が一気に普及し、さらに今後も増加することも予想されます。
電話よりもメールがいい場面
仕事において、どのような場面で電話よりもメールが連絡手段としていいとされているのかを挙げてみましょう。
複数人に同時に伝えたいとき
メールは、複数の人に一斉送信をすることができます。
複数の相手と並行したやりとりができるので、1対1のやりとりしかできない電話と比較すると、メールのほうが効率のよいコミュニケーションツールといえるでしょう。
伝言を残したいとき
電話は、相手の行動を制限してしまうコミュニケーションツールです。
また、業務時間外に緊急性のない電話をかけることは、ビジネスマナーを疑われかねない行為です。
しかし、メールであれば受け取る側の任意のタイミングで読むことが可能です。
そのため、業務時間外であっても、伝言を残しておくことができます。
内容を残したいとき
電話でのやりとりでは、証拠が残りにくく、「言った」「言わない」でトラブルになりかねません。
しかし、メールは完全消去しない限り文字で内容が残り、あとで見返すこともできます。
また、電話では数字の「しち」と「いち」、アルファベットの「D」と「B」などを聞き間違うこともあります。
その点、メールは聞き間違いが発生しないので、メールやアルファベットなどのほか場所や日時など、内容を確実に伝える手段としても適しています。
メールよりも電話がいい場面
電話は、メールが普及する前から、仕事で使われてきたコミュニケーションツールです。
メールよりも電話のほうがいい、または使いやすいと思われる場面を挙げてみましょう。
迅速な対応が求められるとき
電話はメールよりも、迅速なやりとりをしたい場合に使いやすいツールです。
相手が電話に出てくれることが条件にはなりますが、すぐに返事がほしい、緊急で伝えたい用件がある際は、メールよりも電話を使うほうが迅速な対応が可能です。
さらに、スピード面を比較するのであれば、メール1通を作成するには時間がかかりますが、電話は伝えたい内容が頭に入っていればよいので、相手に伝わるまでの時間も短くなります。
細かいニュアンスを伝えたいとき
電話は、文字では伝えられない細かいニュアンスを伝えられるという、優れた特性があります。
メールは、相手の心情によって、どう伝わるのかがわかりにいコミュニケーションツールです。
逆もまた真で、自分の心情も伝わりにくいことも確かです。
声を使う電話は、相手の心に響きやすいという点でメールより使いやすいといえるでしょう。
確実に相手に伝えたいとき
電話は、話し始めに「〇〇様でいらっしゃいますか？」と確認してから話し始めるため、相手を間違えることがありません。
しかし、メールは宛先から別の人を選んでしまった場合や、Toの宛先に全員のアドレスを入れて送ってしまったなどの誤送信の恐れがあります。
口頭で伝えたい重要な内容を、確実に相手に伝えたい場合は、誤送信の恐れがあるメールより電話のほうがよいとされることもあります。
重要なのはメールと電話の使い分け
仕事では、メールと電話のどちらを使うほうがよいかは、状況や緊急性によって異なります。
重要なのは、相手や状況に応じて電話とメールの使い分けが正しくできることです。
自分都合でコミュニケーションツールを選ぶのではなく、相手にとって都合がよいツールは電話とメールのどちらかなのかを、相手の立場になって考えてみましょう。
電話でのやりとりを好む相手に電話をかけても、相手は「行動を制限された」とは思わず、むしろ手っ取り早くやりとりができると好都合だと考えているかもしれません。
また、普段からメールで用件を伝えてくる相手は、電話でのやりとりを好まないことも考えられるので、基本的には電話よりメールでコミュニケーションをとるほうがよいでしょう。
それぞれのツールの特性を認識し、相手や状況に応じて使いわけることができる人とそうでない人では、ビジネスの成否に明確な差が出ることを意識しましょう。
メールや電話以外の手段としてビジネスチャット
仕事でのコミュニケーションに役立つツールとして、ビジネスチャットの普及が増加しています。
「ビジネスメール実態調査2021」の調べによると、2019年と比較して著しく使用が増えたものがテレビ・Web会議やチャットです。[※1]
ビジネスチャットは、時代のニーズに合った使いやすいコミュニケーションツールとして、メールや電話と並行して使用されています。
仕事のコミュニケーションツールとしてメールは欠かせないものですが、メールの処理に業務時間を割かれていると感じる人は多く、電話のほうが何倍も早くやりとりができると感じる場面も多いです。
しかし、コミュニケーションツールが多様化した昨今、電話は相手の時間を奪うとして好まない層が存在することも確かです。
そこで、電話やメールに代わるコミュニケーションツールとして、多くの企業がビジネスチャットに注目しています。
コミュニケーション以外にもビデオ通話やタスク管理、スケジュール管理などと連動して使えるというビジネスに特化した使い勝手のよさが、多くのビジネスパーソンに受けています。
＞ビジネスチャット「Chatwork」のアカウント登録方法に関する記事はこちら
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ビジネスチャットは、メールと電話のよい部分を採用したコミュニケーションツールです。
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[※1]出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2021」
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/
