意思の疎通とは？意思の疎通を図るための方法とコツ

業務の進捗状況や、プロジェクトのトラブルを共有するためにも、正常に意思の疎通がおこなわれている必要があります。

情報共有やコミュニケーションに課題を抱えている状態のままにしておくと、企業にとって不利益になる可能性が考えられます。

従業員同士で情報共有やコミュニケーションをスムーズにおこなうには、どのように意思の疎通を図るかがポイントです。

業務に関するコミュニケーションにトラブルが出ないように、意思の疎通を図る方法やコツを確認していきましょう。

意思の疎通とは

意思の疎通とは、お互いが考えていることを伝え、理解や認識を共有することを指します。

コミュニケーションとも呼ばれており、社内の情報共有に欠かせないアクションです。

意思の疎通がうまくおこなわれていないと、業務に支障を及ぼすだけでなく、従業員同士の人間関係にも悪影響となる可能性が考えられます。

スムーズな情報共有を目指すためにも、意思の疎通に不自由がない職場を維持するようにしましょう。

意思の疎通を図ることによるメリット

適切に意思の疎通を図ることで、企業や業務を進めるうえでどのようなメリットを得られるのでしょうか。

職場環境や生産性といった観点から、意思の疎通を図ることによるメリットを見ていきましょう。

情報共有に漏れがなくなる

社内における意思の疎通は、情報共有に漏れがなくなるメリットがあります。

情報共有に課題が発生してしまうと、業務に関する情報が伝達されず、思わぬトラブルを抱えるきっかけにもなりかねません。

また、社内だけでなく、取引先との意思疎通に問題が出ている状況では、相手の信用をなくしてしまう原因になります。

企業の経営の基本としても、意思の疎通をスムーズにおこなわれる環境を構築する必要があります。

生産性の向上につながる

自社全体における生産性の向上につながる点も、意思の疎通を図るメリットです。

チーム内の業務負担がスピーディに進むようになり、各従業員の進捗状況や業務の課題を相談しやすい環境が生まれます。

さらに、同じ部署のプロジェクトだけでなく、部署を跨ぐようなプロジェクトを実施する際にも、情報共有が適切におこなわれるため、生産性の向上に期待できます。

従業員の離職率を下げられる

少子高齢化にともなう人手不足が進んでいるなかで、従業員の定着率に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

従業員が企業を退職する理由として、「人間関係の不満」が挙げられます。

コミュニケーションに問題がある職場では、人間関係が徐々に悪くなり、従業員のモチベーションが低下する可能性があります。

同僚だけでなく、上司との意思の疎通をおこなえるようにすることで、人間関係も良好になり、離職率の改善にもつながります。

意思の疎通を図るための方法

意思の疎通がうまくおこなわれていない職場では、人間関係の悪化や従業員のパフォーマンスが低下する恐れがあります。

悪影響が出ないようにするためにも、意思の疎通を図る方法について見直しましょう。

社内報を活用する

従業員の意思疎通を図るためには、社内報の活用が効果的です。

社内報とは、企業内での出来事や従業員のプロフィールなどを紹介する冊子のことで、企業全体を見渡す手段となります。

とくに、規模の大きい企業では、経営層レベルの話を直接聞く機会も少ないため、インタービューや座談会を社内報のコンテンツにするのも意思の疎通に役立ちます。

自社に関する魅力的な情報の発信は、従業員のコミュニケーションを活性するほか、これまで会話をしたことがない相手との交流機会を生み出します。

コミュニケーションスペースの設置

社内にコミュニケーションスペースを設置することで、職場内での意思の疎通を高める効果を期待できます。

一般的な企業では、従業員の座席が決められていることが多く、同じ人と会話に偏ってしまうのがデメリットでした。

一方、コミュニケーションスペースの設置は、部署を超えた従業員同士のコミュニケーションを活性化させ、普段聞けないような情報や、新たなビジネスの創造にもつながります。

自然と会話が生まれるような環境を構築するためにも、意思の疎通をおこないやすくする機会を設けることが大切です。

ITツールを導入する

多くの企業でテレワークが導入されている現代では、対面式でのコミュニケーション機会が減少し、意思疎通にトラブルを抱えかねません。

そこで、意思の疎通をスムーズにするためにも、ITツールの導入も検討しましょう。

チャットツールやWeb会議システムといった、リモート環境でも意思疎通を図れるツールが出ています。

チャットツールであれば、スマートフォンだけでメッセージを送れるようになり、緊急性の高い情報を素早く共有できます。

意思の疎通を図るコツ

意思の疎通を図る方法を参考にすることで、従業員に対してコミュニケーション機会を作れるようになります。

しかし、機会を与えても、従業員がうまく活用できなければ意味がありません。

意思の疎通を高める施策をおこなう際に、成果を出すために知っておくべきコツを紹介します。

同僚のことをよく知る

意思の疎通を図るコツとして、相手のことをよく知ることが重要です。

同僚のなかには、外見的な雰囲気が自分と合わず、声をかけにくいというパターンも少なくありません。

一方、相手のことを知ることで、価値観を共有できるようになり、自然と意思の疎通を図れるようになります。

コミュニケーションの機会を与えるだけでなく、従業員同士が相手のことを知りたくなるような意識を持たせましょう。

口頭での対話の機会を設ける

定期的に、口頭での対話の機会を設けることも、意思の疎通を図るために大切なコツと言えます。

たとえば、定例会議や1on1ミーティングは、部下が上司と直接会話をおこなえる機会です。

口頭での対話の機会を設けることで、普段聞きにくいことや、業務で抱えている課題などを相談しやすくなります。

従業員と相談し改善を試みる

コミュニケーションの機会を設けても、意思の疎通に効果が出ない場合には、従業員と相談してみるのもおすすめです。

どのような理由で意思の疎通が滞っているのか、コミュニケーションが減少している理由などを聞き出し、職場での改善を進めていきます。

また、改善を実施したあとは、実際にどの程度の成果が出ているのかを検証します。

従業員向けにアンケートや聞き取り調査をおこない、日常的な業務において、意思の疎通に漏れがないか、情報共有がうまくおこなわれているかを調べるようにしましょう。

Chatworkで意思の疎通を図ろう

社内で意思の疎通を高めるためには、コミュニケーション方法を工夫しましょう。

たとえば、テレワーク環境でも、意思の疎通にトラブルが起きないようにするためには、ビジネスチャット「Chatwork」の導入が効果的です。

Chatworkを利用することで、気軽にテキストベースでのやりとりをおこなえるようになり、細かい情報の伝達にも活用できます。

また、Chatworkには、Web会議システムも搭載しているので、対面式の会話での意思の疎通も可能です。

社内コミュニケーションの活性化や意思の疎通に課題を抱えているという企業では、Chatworkの導入をご検討ください。

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