日報メールとは?日報をメールで効果的に伝える書き方と効率化する方法

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目次

日報を送る際に、メールで日報を共有している場合もあるでしょう。

仕事に日報メールを取り入れる理由には、どのような意図があげられるのでしょうか。

また、日報はメールで送ることが適切といえるのでしょうか。

日報メールとは何か、効果的に伝える書き方と日報メールを効率化する方法を解説します。

日報メールとは

仕事内容や目標、進捗など仕事を通して感じたことを部下が上司にメールで日々報告するものを、日報メールと呼ぶことが多いです。

日報メールを課すことで、業務をあらためて振り返ると、仕事の改善策を考える機会につながり、成果をあげる取り組みとして事業に貢献できるメリットがあると考えられています。

また、日報を書類でなくメールで上司に伝えると、紙の資源を使わないコストカットにもつながります。

作成や確認の手間を考えて、日報を課している企業や部署ではメールという選択肢を採用している場合が多いでしょう。

日報メールが取り入れられている理由

職場では、現場で働く人の声を上司が聞き取りながら、日々成長できる場所にするための工夫を取り入れることが大切です。

その中で、日報メールが取り入れられている理由を見ていきましょう。

仕事内容・進捗の把握につながる

部下がどのように仕事を進めているのか把握しづらいときは、日報メールが役立つと考えられています。

上司の出張や会議が多い職場、テレワーク導入時も、業務内容や進捗をメールで伝えてもらえれば、上司が部下の仕事ぶりを把握できるのです。

日報メールが取り入れられている理由には、部下がどのように仕事を進めているのか上司が把握できて、コミュニケーションの一環としても活用されています。

本人が仕事の課題を振り返れる

日報メールで仕事内容を振り返ると、業務の気づきや反省が確認できて社員の成長につながると考えられています。

たとえば、作業に時間がかかる課題を感じるときは、明日から工夫を取り入れて微調整するなど、仕事の課題を書き留めましょう。

日報メールが取り入れられている理由には、仕事を進めている本人が把握している現状の課題を振り返る機会にできて、成長の機会につなげられることがあげられます。

職場の業務改善の対策になる

仕事内容での改善点は、現場で業務に関わる本人にしか気づけない視点があります。

上司に口頭で改善点を伝える時間がないときも、日報メールで改善のノウハウや話を共有できれば、部署全体の利益にもつながるでしょう。

日報メールの内容を整理して業務の進め方を工夫できれば、ミスやトラブルを未然に防ぐ対策にできるところも、日報メールが取り入れられている理由にあげられます。

日報メールに記載する内容

日報メールには、どのような内容を記載する必要があるのでしょうか。

主に記載される日報メールの内容を確認していきましょう。

仕事内容・進捗

本日の業務はどのような内容に取り組んだのか、段落書きで簡潔に伝えるとよいでしょう。

  • 作業にかかった時間
  • 目標の達成度合いや成果
  • 仕事の進捗状況

上記のような例を含めて解説すると具体的に伝えられます。

仕事内容や進捗は、箇条書きや日時、数字を振ってまとめるとわかりやすい日報メールが作成できるでしょう。

目標

仕事でやることを明確するためにも、本日と明日の目標を日報に記載します。

日単位の目標でなく、月単位で目標をいくつか設定して日々振り返る方法もあるでしょう。

会社の目標と照らし合わせながら、個人の目標とかけ合わせて内容を検討し、日報メールを通して達成度を日々確認するようにしてください。

所感

日報メールの所感とは、本人が仕事を通して感じたことを書き留める意味です。

  • 業務に取り組むなかでの気づきや反省
  • 仕事の進め方で感じた疑問点
  • 業務を続けるなかで感じる課題

上記のような一例を参考にしながら、今後の業務改善につながる意見や方法を日報メールにまとめましょう。

日報メールを効果的に伝える書き方

どのような内容をまとめれば、上司に伝わりやすい書き方にできるのでしょうか。

日報メールを効果的に伝える書き方を見ていきましょう。

日付とあいさつ文を含める

メールの件名、または本文に日報作成の日付を記載しておくと親切です。

必ず含める必要はありませんが、本文の最初には「おつかれさまです」など、簡単なあいさつ文を含めておくと丁寧な印象を与えられます。

日報メールのテンプレートや構成は、会社によって決まっている場合も多いため、日付やあいさつを省略するケースもあるでしょう。

日報メールを効果的に伝える書き方として、日報メールの日時と送り主を把握しやすいように、日付やあいさつ文を含めてください。

おおまかな時系列で業務内容を書く

日報の業務内容をわかりやすく表記するときは、おおまかな時系列を24時制で書きましょう。

必ず時系列で書く必要はありませんが、仕事内容が多いときや概要を説明したいときに役立つのです。

時系列で業務内容を書いたあとは、下記に書ききれなかったポイントをまとめておくと日報メールを効果的に伝える書き方につながります。

数字や箇条書きでわかりやすく書く

日報メールを最小限に送る場合は、仕事内容や目標、所感などを番号や箇条書きでまとめて送りましょう。

要点をピックアップできるため、読み手側が一読しやすいメリットがあります。

会社ごとに決まっているテンプレートに合わせながら、数字や箇条書きを使ってわかりやすくまとめましょう。

送信前に誤字脱字や内容の確認

日報メールを送るときは、件名から本文まで間違いがないか、誤字脱字を確認しましょう。

構成をコピーして使いまわすときも、日付や内容が変更できているのか読み直します。

上司や読み手に失礼にならないように、送信前にメール内容に誤りがないか確認すると、日報メールを効果的に伝える書き方につながるでしょう。

日報メールを効率化する方法

日報メールはテンプレートを使いまわせる利点がありますが、送る側と受け取る側にも負担がかかります。

形式で報告内容をまとめる必要があり、ときには書く内容がまとまらずに時間がかかり手間を感じやすいでしょう。

また、上司のメールボックスには、日報メール以外の内容が多く届いており、まとめて確認するときも探す手間がかかるのです。

送る側と受け取る側の手間を効率化するためにも、日報メールに代わる方法を見ていきましょう。

日報ツールを使う

部署内の日報をわかりやすくまとめて管理できるツールで、上司と部下の両方にかかる報告の手間を削減できます。

メールのように報告が形だけにならず、仕事内容や改善のノウハウが集計できるメリットもあるでしょう。

上司が日報を一件ずつ確認する手間を削減できるため、仕事にかけられる時間が増えます。

メールで送るよりも短い時間で簡潔に伝えやすいため、部下にとっても報告が楽になるでしょう。

日報メールの代わりに日報報告ツールを活用すると、社内全体のコミュニケーション活性化につながり、効率よく報告を伝えられます。

ビジネスチャットを使う

日報の形式にこだわらないときは、ビジネスチャットを使うと部下の報告を上司がまとめて確認しやすいでしょう。

  • タスク管理で上司が確認していない日報メールが一目でわかる
  • 日報以外の業務連絡に使える
  • グループチャットごとにメンバー設定ができて管理しやすい

通知機能で誰からメッセージが届いたのか把握しやすく、確認忘れを予防できるタスク管理機能が便利です。

日報メールに代わる方法として、ビジネスチャットで効率化する方法をご検討ください。

日報メールの代わりにChatworkで簡略化

日報メールとは、部下が上司に仕事内容や進捗、目標や所感を日々メールで報告する意味を表します。

効果的に伝える書き方として、おおまかな時系列で業務内容を書き、数字や箇条書きでわかりやすく伝えることがポイントです。

日報を効率化する方法は、日報ツールやビジネスチャットを使うと上司がまとめて確認できるだけでなく、部下が日報を作成する手間を削減できます。

ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、メールよりも気軽かつ円滑なコミュニケーションを実現できます。

また、Chatworkにはタスク管理の機能や通知機能があるためメールのような見落としの防止にもつながります。

日報メールの代わりには、コミュニケーション活性化にもつながる方法としてChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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