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日程調整メールの返信方法や書き方とは？返信メールのポイントを例文つきで解説
目次
ビジネスの日程調整メールの返信は、お互いの予定調整をスムーズに進めるためにも、できる限り早く対応することが大切です。
仕事のやりとりを進めるうえで、どのようなタイミングで日程調整メールへの返信の必要があるのでしょうか。
ビジネスの日程調整メールの返信と書き方、返信を効率化できるツールを解説します。
ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミング
仕事の予定には、事前に予定の日時を調整しなければいけない内容があげられます。
ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミングを見ていきましょう。
採用選考の面接・研修会
社内の中途採用や新卒採用面接、研修会の日時調整を担当する場面でメールのやりとりが必要です。
先にこちらから日時を指定して送り、ほかの参加者と調整しながら都合のよい日時をすり合わせましょう。
当日の予定をスムーズに進めるためにも、採用選考の面接や研修会は、ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミングにあげられます。
商談や訪問をおこなう際
対面やオンラインの商談では、お互いが都合のよい日時を調整するためにも、会う日時の予定を事前に決めておきます。
相手の都合がよい日を伺いながら、日時の候補をいくつか送る形で対応しましょう。
ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミングとして、会社同士の商談の機会があげられます。
会議や打ち合わせ
社内や社外の取引先を交えながら、今後の仕事内容について話すための会議や打ち合わせの機会に日程調整メールが必要です。
参加者の人数が多いほど予定のすり合わせが難しくなるので、できる限り早めに連絡を取り合って、日時や話し合いに使う部屋を確保しましょう。
仕事の方向性を話し合う会議や打ち合わせは、ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミングにあげられます。
納品の日時
仕事は事前に納期やスケジュールが設定されていることが多く、締切に間に合わないときは調整が必要になります。
納品の日時や途中のスケジュールをずらせないか、繁忙期に備えて早めに前倒しができないかなど、お互いの業務に支障が出ないように意見を出し合う流れです。
ビジネスで日程調整メールの返信が必要なタイミングには、納品の日時を調整しなければいけないときがあげられます。
ビジネスで日程調整メールを返信するときのポイント
日程調整メールへの返信が遅れると何度もやりとりが発生し、コミュニケーションコストがかかるため、日程調整の連絡が届いたときは早めの返信を心がけましょう。
ビジネスで日程調整メールを返信するときのポイントを見ていきます。
日程調整の変更が難しい場合
日程調整が必要な内容によって変わりますが、日時の候補をあげても対応が難しい場合は、日時を延期して見送る形で対応する必要があります。
納期のように緊急度の高い内容の場合は、上司や同僚に相談しながら本来の日程で進められるように対処法を検討しましょう。
ビジネスの日程調整でどうしても変更が難しい場合は、早い段階で相手に都合がつかない旨を返信することがポイントです。
日程調整の変更が可能な場合
日程調整の連絡が届いたときは、できる限り早い返信を心がけて対応しましょう。
返信までのタイムラグができると再度調整が必要になる可能性もあるため、相手の心理的な負担をかけないためにも素早い対応が求められます。
ビジネスの日程調整で変更が可能な場合は、予定変更からの準備を整えるためにも、スムーズなレスポンスを心がけてメールを返信することがポイントです。
ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方
お互いの調整がスムーズに進められるように配慮しながら、返信対応するように心がけることが大切です。
ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方を見ていきましょう。
対応可能な変更日時の候補を伝える
日程調整が必要な連絡が届いたときは、対応が可能な日時の候補をいくつか送ると親切です。
候補の数が少ないと予定のすり合わせが難しくなるため、変更日時を決めるまでに時間がかかってしまいます。
ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方として、日時決定の流れがスムーズに進むように日時の候補を出し合いましょう。
再度調整が必要な理由をわかりやすく書く
相手が指定する日時での調整が難しいときは、再調整が必要な理由を簡潔に伝えると納得してもらいやすくなるでしょう。
予定の日時が埋まっていて対応できないこと、先に会議の予定が入っているなど、こちらの事情を客観的にまとめて送信します。
予定の内容に合わせて理由を簡潔に述べることも、ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方として覚えておきましょう。
メールの回数を減らせるように配慮する
メールは業務の合間に返信するため、日時の調整で何度も連絡のやりとりをすると手間がかかります。
日時調整の候補以外にも、当日までに聞いておきたい質問や疑問点、持ち物や資料で必要なものなど、できる限りまとめて送信すると親切です。
ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方では、お互いに連絡の負担が減らせるようにまとめて送る配慮を心がけましょう。
日程調整の対応は丁寧な姿勢で伝える
相手から日程調整メールが届いたときは、どのような状況でも誠意をもって対応することが社会人のマナーです。
返信の文面では、敬語を使って丁寧に会話をしながら配慮の言葉を添えると、円滑にスケジュールを調整できます。
お互いが今後ともよい関係性を築けるように、ビジネスで日程調整メールを返信するときの書き方として丁寧な姿勢で伝えることが大切です。
日程調整メールの例文
件名：
Re : 〇月×日 日程調整の件について
本文：
株式会社●●
商品開発部 部長 △△ △△様
お世話になっております。
株式会社△△ ××部の〇〇〇〇と申します。
このたびは、お忙しいところ日程を調整いただきまして、
誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、いただいた日程につきまして、
別の予定が入っており、対応ができない状況となっております。
大変恐縮ですが、別日程にて調整いただけると幸いです。
下記の日程であれば調整が可能ですが、ご都合はいかがでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇日（〇）〇時～〇時
ご提示いただいたにも関わらず、変更をお願いしてしまい申し訳ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
（署名）
ビジネスの日程調整メールの返信を効率化する方法
日程調整の連絡をメールでやりとりする方法は、日時が決定するまで何度もやりとりをしなければいけません。
メールボックスに埋もれて連絡に気づくまでに時間がかかったり、コミュニケーションコストがかかったりするなど、非効率な返信の仕方につながる可能性があります。
メールの代わりになる日程調整ツールやビジネスチャットの導入がおすすめです。
ビジネスの日程調整メールの返信を効率化するツールと方法を見ていきましょう。
日程調整ツールを使う
商談や会議、打ち合わせの予定など、社員の予定を入力すると自動で日時を調整してくれるツールです。
複数人で取り組む予定が発生する場合、自分以外の社員がどのような予定が入っているのか確認できるサービスもあり、日時変更までの段取りがスムーズに進めやすくなります。
ビジネスの日程調整メールの返信を効率化する方法として、社員全体の予定を確認して調整できる日程調整ツールの導入をご検討ください。
ビジネスチャットを使う
個別の返信からグループチャットの設定ができるビジネスチャットは、業務連絡の流れをスムーズにできるツールです。
プロジェクトや取引先ごとにグループチャットを作れば、慣れてくると形式的な文面を短縮できるため、コミュニケーションコストをかけずに話し合いができます。
通知機能を使うとレスポンスまでの時間が早くなるメリットもあるので、ビジネスの日程調整メールの返信を効率化する方法として、ビジネスチャットの導入をご検討ください。
日程調整メールの返信はChatworkで簡略化
日程調整メールを返信するときの書き方は、対応可能な変更日時の候補を伝えながら、再度調整が必要な理由をわかりやすく書くなど、メールの返信回数を減らす配慮が必要です。
また、そもそも日程調整をメールでやりとりすることは、内容に気づくのが遅れてしまうことや何度もやりとりが発生する手間がかかります。
日程調整自体や日程調整メールの返信を効率化する方法として、日程調整ツールやビジネスチャットの導入が効果的です。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット刑式のやりとりでレスポンスやコミュニケーションを円滑にできるメリットがあります。
日程調整メールに限らず、社内外のコミュニケーションコストの削減を考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。
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