忌引きメールを社内に送る際のポイントとは?書き方や注意点を例文付きで解説

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目次

突然の不幸があった際は、社内へ向けて忌引きメールを送り、数日仕事を休むことを伝える必要があります。

めったにない状況だけに、忌引きメールをどのように送ればいいのかわからないという人もいるかもしれません。

忌引きメールを社内に送るときのポイントや書き方、注意点を解説します。

忌引きメールとは

忌引きメールとは、身内の不幸などで仕事を休む際に送るメールのことを指します。

忌引きを社内に伝える際は、本来であれば対面で伝えたいところですが、時間や状況によってはメールで伝えることになることが多いでしょう。

忌引きメールでは、長々とした文章ではなく、不幸があった事実や休暇期間など、必要な情報を簡潔に伝えます。

なお、忌引きとはいえ業務を代わってもらうので、社内の人を気づかう一言や業務の引継ぎに関しては別途連絡する点などを添えておくといいでしょう。

忌引きメールを社内におくる際のポイント

忌引きメールを社内に送るときのポイントをおさえておくことで、業務への影響をできる限り抑えることができます。

あまり送る機会のない忌引きメールですので、要点を抑えておきましょう。

早めに送る

突然の不幸があった際には、悲しみに浸る余裕もないほどやるべきことが出てきます。

社内に送る忌引きメールは早めに先に済ませ、通夜や葬儀の段取りに集中しましょう。

心情を察すれば、冷静に忌引きメールを送ることが難しいことも考えられますが、少し落ち着きを取り戻したと思ったら、早めに忌引きメールを送ることを心がけましょう。

忌引きメールを早めに送ることで、上司は業務の分担や引き継ぎをスムーズにおこなうことができます。

人の不幸は突然起こるものなので、深夜や早朝であってもメールであればマナー違反にはなりません。

ビジネスメールとはいえ、忌引きメールの場合はマナーのある時間まで待って、無理にに電話で伝えようとしなくても問題ありません。

件名に「忌引き」を入れる

忌引きで突然休むことを早く伝えるためには、優先的にメールを読んでもらう必要があります。

そのため、メールの件名に「忌引き」を必ず入れましょう。

「休暇取得のお願い」ではなく「忌引き休暇の申請のお願い」のように、一目で内容がわかるように記述します。

忌引きと件名にあることで、詳細を見ずとも数日間休む必要性があることが伝わるので効率的です。

まずは直属の上司から伝える

忌引きメールを送信する優先順位として、まずは直属の上司から連絡します。

上司への忌引きメールでは、故人との関係や慶弔休暇の取得日数など、必要な情報を記述します。

上司の無礼にならない時間や自分が落ち着いて話せる状況になったら、業務の引き継ぎなど現在担当している仕事に関する相談をしましょう。

上司は日々の業務に加えて業務分担をおこない、また突然の不幸があった社員の心情に対する気づかいもあり、一時的に負担がかかってしまいます。

「仕事のことは気にせずに」と声をかけてくれる気づかいに対し、感謝の言葉を伝えておきましょう。

慶弔休暇の確認をする

故人との関係性によって、慶弔休暇の取得日数が異なります。

そのため、慌ただしい状況ではありますが、就業規則などで慶弔休暇の取得日数を確認しておきましょう。

また、雇用形態によっては慶弔休暇中の給与の有無が異なる場合もあります。

自分で確認することが難しいのであれば、上司に相談して指示を仰ぎましょう。

業務の引き継ぎは別途連絡する

忌引きメールでは、まずは仕事を休むことを伝え、業務の引き継ぎなど詳細については別途連絡すると記述しましょう。

忌引きメールで、長々と業務連絡や担当している仕事の進捗状況を記載すると、「辛い心情なのに社員を気にかけてくれている」と、相手は気を使ってしまいます。

忌引きメールを送る時点では、自分自身も冷静な判断ができないことも考えられます。

落ち着いた状況になってから、あらためて業務の引き継ぎや取引先への対応を相談しましょう。

忌引きメールを社内におくる際の注意点

忌引きメールは、事情が繊細なだけに送信する際は気をつけたいポイントがあります。

忌引きメールを社内に送る際の注意点について見ていきましょう。

重ね言葉や忌み言葉に注意する

忌引きメールを送る際は、言葉づかいにも注意する必要があります。

不幸な出来事があった際には、何度も繰り返すことを連想させる「重ね言葉」を用いることがないようにしましょう。

・重ね重ね
・重々
・次々
・度々
・再三

重ね言葉は、ビジネスメールではよく使われる表現のため、何気なくメールに記載してしまいがちです。

また、「お忙しいところ」「最後に」などの表現も、ビジネスメールではよく使われますが、不幸があった際には「忌み言葉」とされるため、注意しましょう。

普段ビジネスメールで使っている表現が、忌引きメールではふさわしくない表現にあたる可能性もあるため、送信前に改めて確認するようにしてください。

必要であれば宛先に人事・総務もいれる

忌引きメールを上司に送る際、必要であれば人事や総務など、休暇取得に関する業務をおこなう部署を宛先に入れましょう。

宛先に人事や総務の担当者を入れることで、直接、休暇取得申請ができるので、上司にかかる業務の負担を軽減することができます。

また、会社によって慶弔休暇中の有給・無給や慶弔見舞金が出るなど、それぞれ就業規則があるので、必要に応じて忌引きメールを送りましょう。

前置きや時候の挨拶は省く

忌引きメールでは、ビジネスメールのマナーとされている前置きや時候の挨拶は省略します。

冒頭では「お疲れ様です」と一言添え、すぐに本題に入りましょう。

慶弔休暇取得を伝え、メールの最後に「お手数おかけしますがよろしくお願いいたします」と伝えるだけでも十分です。

メールの送信が深夜や早朝になった場合は、「夜分(早朝)に失礼いたしました」と、無礼を詫びる一言を添えておきましょう。

内容はシンプルに

忌引きメールでは、必要な事実を伝えるだけのシンプルな内容にしておきましょう。

葬儀会場の地図や時間などの詳細を記載すると、参列や香典を催促しているように伝わってしまう恐れもあります。

また、心情を表現する内容を記載することも避けましょう。

こちらの心情は、社内の人に十分伝わっているはずなので、業務に集中してもらえるように、お詫びの一言を添えるだけにとどめておきます。

忌引きメールの書き方

忌引きメールでは、季節の言葉や挨拶などは省き、必要な情報を簡潔に記載しましょう。

突然仕事を休むからといって、丁寧さを求めすぎると、かえって相手にも気を遣わせてしまいます。

忌引きメールに記載すべき内容は、次の5点です。

・故人について(名前、関係性(続柄)、亡くなった日時)
・慶弔休暇の期間
・通夜や葬儀の日程
・葬儀場の情報(会場名や住所)
・慶弔休暇中の緊急連絡先

社内に送る忌引きメールは、あくまでも休暇取得のお願いのため、故人の死因や思い出などを記載する必要はありません。

また、忌引きを理由に休暇を取得することをメールの冒頭に記載するようにしましょう。

社内へ向けた忌引きメールの例文

件名:忌引き休暇の申請のお願い

〇〇部長


お疲れ様です、〇〇です。


○月○日に、祖母の□□が逝去しました。

急なお願いで大変恐縮ですが、忌引き休暇を申請させていただきたくご連絡いたしました。

○月○日から○月○日まで忌引き休暇の取得を申請させていただきます。


=================

<期間>

20XX年〇月〇日から20XX年〇月〇日まで(計X日間)

<葬儀会場>

日程:〇月〇日(通夜)、〇月〇日(告別式)

式場:〇〇

住所:〜〜〜〜

<緊急連絡先>

XXX-XXXX-XXXX

=================

メールでの連絡となり申し訳ございません。

休暇中になにかありましたら、緊急連絡先までご連絡いただけますと幸いです。


ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。


署名

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