納期催促メールの書き方とは?例文つきでマナーとポイントを解説

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目次

納期催促メールはどのような内容のものなのか、作成の仕方が分からない人もいるかもしれません。

納期の当日になっても希望する品物が届いていない、サービスが来ていない場合、納期催促メールを送る必要になる場合があります。

納期催促メールとはどのようなものなのか、納期催促メールを送る際のマナーや注意点を解説します。

納期催促メールとは?

納期催促メールとは、納入物の納期が遅れている取引先などに対して、納期を催促するメールのことです。

依頼していた納入物が期日になっても確認できず、相手の進捗状況を知りたい、いつ納入がおこなわれるのかの確認のために送ります。

納期が遅れたことは、相手に特別な事情がある場合もあるでしょう。

納期催促メールを送る際は、マナーに気をつけることで、相手の意見を尊重しつつも、こちらの要望を伝えやすくなります。

今後も良好な取引先との関係を築いていくためにも、納期催促メールであってもマナーを意識しておくといいでしょう。

納期催促メールを送る際のマナー

納期催促のメールは、なるべくなら角を立てず穏便に依頼を促したいところです。

納期催促のメールを送る際は、相手を尊重することを忘れずあくまでこちらがお願いする立場であることをわきまえましょう。

納期催促メールを送る際に確認したいマナーをご紹介します。

納期催促メールを送るタイミング

納期催促メールを送るタイミングは、設定されている納入日の次の日以降に送るのが適当でしょう。

遅れると非常に不都合が生じる場合には、納期日当日に催促のメールを送ることも必要になる場合もあるかもしれません。

しかし、急を要するのであれば納期催促メールではなく電話などで連絡するほうが適切な場合もあります。

また、メールの返信をお願いしておりメールの返信が確認できない場合には、メールを送ってから24時間経った後に送るのがおおよその目安です。

文面は日頃の感謝から切り出す

急速に本題を切り出したいところですが、メールを送る相手には、日頃からお世話になっていることへの感謝から文面を始めましょう。

例えば、業務委託を頼んでいる取引先に関して、期日を過ぎても納入物が確認できない場合は以下のように記載します。

「お世話になっております。いつも弊社にご尽力いただきありがとうございます。〇月〇日に依頼していた納入の件ですが...」

などといった具合に始めるとよいでしょう。

良好な関係を築くために、心遣いを忘れないように意識することが重要です。

納期催促メールを送る際に気を付けること

納期催促メールを送る際は、相手に高圧的な態度を決して取らないようにしてください。

しかし、相手の意見を尊重しすぎず、こちらがどのようにしてほしいか要望をしっかりと伝えることも大切です。

納期催促メールを送る際に気を付けることについて確認していきましょう。

納期が遅れることへの不都合な影響を伝える

例えば卸売業の場合は、納入物が届いたらその品物をまた別会社へ早急に納入しなければならないという、スケジュールがタイトな場合があります。

そのような場合には、納期が遅れることで生じる影響などを相手側に伝えると効果的でしょう。

相手側が状況を理解し、納期に間に合うように積極的に行動してもらえるように促すのも納期催促メールを送ることの目的のひとつです。

いつ納品してもらえるかを確認する

もし、相手側の納入の期日が遅れることが確定した場合は、いつ納入が可能であるか確認できるようにします。

納入日が確定すると、納入がされた後の社内での動きなどのスケジュールが立てやすくなります。

また、相手側に納入日を意識させる効果があり、再度の納入漏れを防ぐ効果もあるでしょう。

相手の意見を尊重する気持ちを忘れない

設定された納入期日に納入が確認できない場合、納入物を待っている側からすると、いつ納入されるのかと不安に感じることも多いはずです。

しかし、納期催促のメールをする際には、相手の意見を尊重する気持ちを忘れないでください。

例えば「この日までに必ず納入をしてください」などというのではなく、「この日までに納入をしていただきたいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか?」などと伺いましょう。

要望を一方的に伝えるだけではなく、相手側に選択の余地を与えてあげることも重要です。

自分の希望を伝える際は理由を明確にする

納入物が入る明確な日にちが知りたい場合は、納入日を先方に確認すると同時に、自分の希望日を伝えるのも重要です。

納入日に明確な希望がある場合は、その理由を過不足なく伝えるようにしましょう。

あくまでこちらがお願いをする立場であり、無理な依頼をするときは、理由を明確にするようにしてください。

状況別の納期催促のメール事例

実際に納期催促メールをしなければならない場合に、どのような文面を送るべきか状況別での納期催促のメール事例を確認していきましょう

期限になっても納入物が確認できない場合/

取引先に商品の注文書を送り、納入物を頼んでいたが、期限日を過ぎても納入物が確認されていないとします。

相手に催促をすると同時に、いつまでに納入物が欲しいかを伝えるケースを想定してみましょう。

お世話になっております。
〇〇会社の△△と申します。

〇月〇日に注文書にて発注をさせていただきました、お品物が弊社に届いていないため、連絡させていただきました。

今後の進捗をご一報いただければと存じます。弊社と致しましては、先方との都合の事情があるために、〇月〇日までに遅くともいただけることを希望いたします。

お忙しいところ、恐れ入りますが、至急のご連絡をお願いいたします。

書類の確認をしてもらいたい場合

ある取引先に、見積書の確認をお願いしていたが、メールを送ってからその後の返信来ていない場合を想定してみましょう。

見積書の確認をお願いしていた期日を伝え、その後の相手側の進捗状況を聞きます。

平素よりお世話になっております。
〇〇会社の〇〇と申します。

弊社より、△△月△△日までに見積書の確認をお願いさせていただいていた件ですが、まだメールの返信をいただけていないため、メールをさせていただきました。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、その後の進捗はいかがでしょうか。お困りや疑問に感じる点がございましたら、気兼ねなくお申しつけください。

まずは、至急この件についてお話させていただきたいので、ご連絡をいただきますよう何とぞよろしくお願い申し上げます。

メールの返信の納期催促をする場合

納期催促メールは、社外のみでなく社内でも有効です。

例えば、ある案件に関しての相手の意見を聞きたく、メール返信のお願いしていたが、その後の返事がない場合を想定します。

お疲れ様です。
〇〇部の△△です。

先日は、◇◇の案件にご対応いただき、ありがとうございました。
ご提案させていただいた案件につきまして、メールの返信がいただけてないため、ご連絡致しました。

意向について、ご返信いただけますと幸いです。何とぞよろしくお願いいたします。

納期催促はメールよりChatwork

納期催促をする際はメールよりも、ビジネスチャット「Chatwork」の利用が効果的かもしれません。

メールで納期催促をするデメリットは、形式ばった表現をしなけらばならないことです。

また、メールの場合はやりとりに時間がかかりやすくなってしまったり、相手からの返事に時間がかかることが多いです。

Chatworkを利用することで、気軽かつ円滑なコミュニケーションをできるので、納期催促のような即時対応が求められる際のやりとりにも適しています。

また、Chatworkでは複数人でグループを作成することができるため、見た人がすぐに返事ができますし、メッセージを全員で共有できます。

取引先との定期的な連絡や確認、納期催促などのコミュニケーションはメールではなく、Chatworkの利用をご検討ください。

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