電話がストレスになる理由と電話のストレスを軽減する方法

仕事で相手に連絡をとりたい場合、即時性のある連絡手段として電話が重宝されてきました。

しかし、コミュニケーションツールや働き方が多様化したことで、ほかのツールに比べ、電話にストレスを感じる人が増えているようです。

電話にストレスを感じる理由や、どうすれば電話のストレスを軽減できるのかを考えてみましょう。

電話のストレスを軽減することで、コミュニケーションの疲れやストレスの改善につながり、業務効率化にもつながるでしょう。

電話にストレスを感じる人は多い

メールやSNSなど多様なコミュニケーションツールが普及したことで、以前に比べて電話を使う頻度は少なくなり、仕事での電話の使用に苦手意識や、ストレスを感じる人は多いようです。

電話代行サービスを運営する株式会社うるるが、「職場の電話対応の実情」の調査をおこないました。[※1]

調査によると、6割以上の人が会社の電話を受けることがストレスになっていると回答しています。

しかし、多くの企業で電話応対の研修を実施しているように、電話は仕事におけるコミュニケーションの基本とされています。

電話に対するストレスを克服することが業務や会社によってはまだまだ必要であると考えられるでしょう。

電話がストレスになる理由

仕事の電話にストレスを感じる理由とはなんなのでしょうか。

電話がストレスになってしまうことの理由について考えてみましょう。

いつかかってくるかわからないから

事前に電話がかかってくることがわかっている場合を除き、基本的に電話はいつかかってくるか予想できません。

また、電話がかかってきた以上、電話に出られる状態であれば、すぐに対応する必要があります。

会社の固定電話などでは誰からの電話かもわからず、また、相手の会社にかける場合も誰が出るかわかりません。

メールやチャットで事前にアポをとることが一般的になっている中で、誰かわからない相手と突然電話で会話をすることに、とまどいやストレスを感じる人も多いようです。

行動が制限されるから

電話での会話は、メールのように任意のタイミングで対応することができないため、行動を制限されてしまうというデメリットがあります。

電話で作業が中断されれば、集中力が途切れ、パフォーマンスが低下します。

また、電話に出られない状況で電話がかかってきた場合は、場所の移動や折り返し電話をかける手間が発生します。

電話によって行動を振り回されたり、制限されたりすることが、電話にストレスを感じる人が増える原因になるようです。

プレッシャーを感じるから

仕事で話す電話では、誰とどのような話をしているかを周囲の人に聞かれてしまうことに、プレッシャーを感じる人もいるようです。

会社の固定電話はその場で話さなければならないので、必然的に周囲の人に話の内容が聞こえてしまい、正しい電話対応ができているかを試されていると思う人もいます。

また、携帯電話にかかってきた場合でも、電話での会話を聞かれたくないために、離れた場所に移動して話すケースも少なくありません。

さらに、電話をかける際にも、相手にとって嫌なタイミングでかかってきたと思われないかというプレッシャーがあり、ストレスを感じてしまうこともあるようです。

電話がストレスになることの弊害

電話にストレスを感じると、業務をするうえでどのような弊害が生じるかについて考えてみましょう。

電話自体の弊害もありますが、電話にストレスを感じることでより悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。

作業効率が低下する

電話にストレスを感じると、電話を使うことが適している場面でも、電話を避けて別の手段を使おうと考えます。

さらには、コミュニケーションをとること自体を避けようとしてしまうかもしれません。

本来の業務以外のことに意識が向くことで、作業効率は一気に低下します。

また、必要なコミュニケーションをとらずにいると、連絡ミスや行き違いが生じてしまいトラブルにつながりかねません。

仕事のミスが増える

脳がストレスを感じることで判断力や集中力が低下し、仕事でのミスが増えてしまいます。

ミスを起こしてしまうと、ミスをカバーしようと同じチームのメンバーや上司に迷惑をかけてしまいます。さらには、顧客や取引先の人にまで影響が及ぶことも考えられます。

仕事のミスは誰もが起こしてしまうものですが、何度もミスを繰り返すようでは次第に信頼を失ってしまうかもしれません。

休職や離職の増加

電話のストレスから逃れるために一時的に休職する、または、仕事で電話を使わない職種へ転職しようと離職してしまう可能性もあります。

チームに欠員が出ることで、ひとりあたりの仕事量が増え、安定したサービスの提供が困難になってしまうことも予想されます。

離職率が高い企業は、イメージがよくないため優秀な人材が集まりにくい傾向にあります。また、労働力無しでは企業は成り立ちません。

電話のストレスは社員だけでなく、企業全体にも悪影響を及ぼすことを認識しておきましょう。

電話のストレスを軽減する方法

電話にストレスを感じることは、社員と企業の双方に大きなデメリットが生じる結果になります。

電話のストレスを軽減する方法を考え、できることから改善してみましょう。

電話をかける時間をあらかじめメールで伝えておく

こちらから電話をかけることをストレスと感じるのであれば、あらかじめメールで「〇時にお電話いたします」と伝えておきましょう。

どうすれば相手の負担にならないかを考え、相手の都合のよい時間を事前に尋ねておくことは、ビジネスマナーの面から見ても好印象です。

メールの文章では「詳細は後ほどお電話でご説明いたします」と記述し、相手がメールを読むのにかかる時間を少なくする配慮も大切です。

話す内容をメモしておく

仕事の電話をかける前には、話す内容を整理しておくことがビジネスの基本です。

頭の中で整理できないのであれば、伝えたい用件をメモしておくこともよいでしょう。

正しい敬語や礼儀を守ることに集中しすぎて、伝えるべき用件をしっかりと伝えられなかったという失敗から、ストレスを抱えてしまうことも少なくありません。

内容をしっかりと伝えつつ正しい敬語を使うには、「〇〇の件でお電話いたしました。今、お時間〇分ほどよろしいでしょうか。」のように定型文として書いておきましょう。

頭の中が混乱してしまっても、ひとまずメモを読み上げることができれば用件は伝わります。

落ち着いて話せる状態を作る

周囲が騒がしい状況や移動中は、電話のやりとりに慣れている人でも話しにくいと感じるものです。

電話にストレスを感じている人であれば、さらに心理的負担を感じるかもしれません。

可能であれば、落ち着いて話せる状況で電話をすることを心がけましょう。

また、電話で話す際に手がふさがれてしまうことも、動作に制限がかかってストレスを感じます。

ハンズフリーのイヤホンを装着するなど、身体的に負担がかからない工夫も取り入れてみましょう。

折り返し電話は断る

相手の都合が悪い、または不在の場合で、折り返し電話をかけると言われた際には、丁寧に断り、こちらからかけ直すことを先んじて伝えましょう。

電話の主導権を自分がもつことで、いつかかってくるかわからないストレスを取り除くことができます。

しかし、折り返し電話をかける際は、相手の都合がよい時間を聞いておきましょう。

折り返し電話をかけた際に、再び相手が不在だった場合は、電話のすれ違いという新たなストレスを生み出してしまいます。

お互いに電話の都合がつかないことが続くようであれば、メールやチャットを利用して伝言を残しておくこともよいでしょう。

回数を重ねる

仕事の電話は、回数を重ねて知識と経験を積むことで、自信へとつながり、いつの間にか電話に対するストレスを軽減できていたということも多いようです。

どのような業務であっても慣れることでストレスの軽減や効率的な対応は身についていきます。

電話のやりとりを重ねることで、電話で伝えられることの多さやメリットに気づき、ストレスを軽減できることもあるようです。

確実に内容が伝わればいいと考える

電話で話す際に、「正しい敬語を使わなければ」「スムーズに会話をしなければ」と、肩に力が入りすぎている人は少なくありません。

しかし、仕事の電話に求められるのは、敬語を巧みに使いこなすことではなく、確実に内容を伝えることです。

実は「正しい電話」にこだわっていたのは自分だけであって、相手は内容を確実に伝えてくれることを求めているという事実を知っておきましょう。

ビジネスでの「いい電話」は、確実に内容が伝えられることだと知れば、ストレスは軽減されるのではないでしょうか。

不要な電話はかけない

電話のストレスを軽減するには、不要な電話をかけずに電話の回数自体を減らしてしまうことです。

FAXやメールが届いたかの確認電話は、コミュニケーションツールが多様化しているなかでは、無駄な時間や手間でしかありません。

これまでの慣習により電話をかけることがマナーとされてきた場面で、電話を使わずにメールやチャットに移行してみると、意外にコミュニケーションには何ら問題が生じないことがわかるはずです。

電話業務を外部委託する

電話業務がストレスになるのであれば、電話業務自体を外部に委託するのも有効です。

電話業務自体の数が減る、電話業務自体がなくなれば、そもそも電話のストレスを感じずに済むからです。

本来の業務の時間が割かれてしまう、電話に多くの時間を取られて効率的に働けていないなどの生産性の面も考えて、電話業務を外部委託するのを検討するのもひとつの解決策として、いいかもしれません。

電話以外のツールを取り入れる

固定電話を設置しない企業も増えています。

その理由はスマートフォンの普及と、メールやチャットなどの非同期コミュニケーションに利便性を感じる企業が増えたことにあります。

電話以外のコミュニケーションツールを使うことで、電話の不便さにストレスを感じていたときよりも、業務効率の向上化が期待できます。

緊急時以外の電話使用を控えることで、電話のストレスが軽減され、仕事のモチベーションアップにもつながるでしょう。

電話のストレス軽減にChatwork

電話でストレスを感じる理由として、誰からかかってくるかわからない不安や、誰が電話に出るかわからないことに対するストレスが挙げられます。

ビジネスチャット「Chatwork」では、相手に直接コンタクトをとることができます。[※2]

また、Chatworkのチャット機能では、会話と同じようなテンポのよいやりとりができるので、気軽かつ円滑なコミュニケーションを実現できます。

電話にストレスを感じている、社内外のコミュニケーション手段の見直しや活性化を考えているのであれば、仕事におけるコミュニケーションツールをChatworkの導入をご検討ください。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

[※1]出典：株式会社うるるfondesk調べ「職場の電話対応の実情」
[※2]フリープランの場合、組織外のコンタクト数に上限があります。
https://www.uluru.biz/archives/9231

※本記事は、2024年8月時点の情報をもとに作成しています。