担当変更メールとは?営業先への担当変更メールの送り方と注意点を例文つきで解説

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目次

部署異動や退職などにより、営業担当が変更になる際には取引先へのご挨拶を兼ねた営業担当変更メールを送る必要があります。

頻繁に起きることではないので、実際にどのようなメールを送るべきか迷ってしまう人もいるかもしれません。

営業担当の変更メールは、今後の関係性のことも考え、マナーを守って送ることが大切です。

営業担当変更メールの書き方や送る際の注意点について解説します。

営業担当変更メールを送る必要性とは

営業担当変更メールは、今後のやりとりの窓口が変わることを取引先にお伝えをして、安心感を得ていただくためのメールになります。

突然、営業担当が変わってしまうと、相手は混乱する場合もあり、不信感につながる可能性もあります。

後任の紹介も兼ね、今までの感謝を伝えるという意味でも営業担当変更メールは送る必要のあるメールです。

営業担当の変更メールには、「変更の理由」と「期日」、「後任者の紹介」から「感謝の気持ち」まで盛り込むとより丁寧で相手に伝わりやすいメールになるでしょう。

営業担当変更のメールの書き方

営業担当の変更メールを送る際には盛り込むべき内容があります。

伝える相手に抜けのないように営業担当変更メールの書き方を意識して、作成する必要があります。

営業担当変更メールの具体的な書き方を詳しく見ていきましょう。

担当者変更の理由を分かりやすく簡潔に伝える

担当者が変更になる理由が、退職なのか異動なのか、送るメール内できちんと伝える必要があります。

伝えないままだと、不信感にもつながり信頼感の損失にもなり、ビジネス上の影響も招きかねません。

理由を伝える際には、長くなりすぎない様に、簡潔に分かりやすい説明で伝えるようにしましょう。

「理由」「日付」「後任者」の情報は必須

担当変更の理由を伝えることが必要なのは大前提ですが、合わせていつ変更になるのかという日付と、その際の後任者は誰になるのかということも明確にお伝えしましょう。

日付もなるべく余裕があり正確に明確に記されている方が、取引先も安心ができます。

また、前任者が後任者の情報をお伝えすることで、以降の後任者と取引先のやりとりもよりスムーズになります。

御礼と感謝の気持ちがこもった文章にする

業務的な要素をメールに入れ込むことは必須ですが、お世話になった取引先に今までのお礼と感謝の気持ちを文末に書くことでより丁寧なメールになります。

さまざまな想いが巡り、ついつい長文になりがちになってしまう可能性もありますが、簡潔にまとめ、文末に「末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。」と記載するとより丁寧です。

営業先に担当変更のメールを送る際の注意点

大事な営業先である取引先に営業担当変更のメールを送る際には、きちんとマナーを守ったうえで送りたいものです。

担当変更のメールを送る際に注意したいポイントを確認していきましょう。

先方に安心感を与えるような文面を意識する

今後のやりとりに支障がなく、スムーズに進行できるように安心感を与えることは非常に重要です。

メールだけでも受け取り側に安心感を与えられる工夫は十分にできます。

分かりやすく長すぎない文章の中に、必要な要素がしっかりと組み込まれていることを意識した文面にしましょう。

担当変更のメールは分かり次第早めに送る

担当の変更は、分かり次第早めにメールで送りましょう。

遅くなってしまうと「いきなり連絡が来て担当が変更になった」と困惑を招いてしまう可能性もあります。

また、実際に引き継いだ後も、フォローやサポートをおこなう必要も多々出てくるため、なるべく余裕のある期間が確保できていた方が安心です。

取引先の都合などもあるので、業務の迷惑にならないタイミングを上司とも相談しながらメールを送るようにしましょう。

前任者が変更のメールを送り、後任者がご挨拶のメールを送る

最初に前任者が担当者変更の旨やその理由、後任者のご紹介などをメールで送り、後任者は業務開始前に着任の挨拶メールを送るという流れが一番理想的です。

現在の営業先との関係値ができているのも前任者になるので、前任者がリードして連携する方がスムーズなやりとりが実現できます。

営業担当変更メールの文例

営業担当の変更メールをお送りする時の文例をご紹介します。

一例になるので、ご参考までにチェックしてみてください。

件名は、重要なメールですがスルーされてしまう可能性があるので、「要件と名前」を入れパッと見て分かるようにしましょう。

記載するべき内容にあたる本文は、

    
  • 担当者変更の理由
  • 担当者が変わる日付
  • 後任者の紹介
  • 相手へのお礼

上記の必要事項を記載しつつ、簡潔に分かりやすいメールにしましょう。

【件名】 〇〇株式会社 △△ | 異動のご挨拶 【本文】

株式会社〇〇 ●●様

いつもお世話になります。

株式会社△△の××です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◇月◇日をもって株式会社△△を退職することになりました。

●●様には何かとお力添えをいただき心より感謝しております。

本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールのみでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の■■が務めさせていただきます。

■■は、入社以来、私と同じチームで案件を進めてきた者であり実績も確かな者でございます。 丁寧なやりとりも他の取引先様からも大変評価を頂いております。

後日あらためて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

営業担当変更の連絡はメールよりChatwork

営業担当変更のメールは、非常に重要であり丁寧に送付する必要があります。

そのため、なるべくお送りする取引先内で送信に時差が発生するようなことや、送付先に抜けがあることは避ける必要があります。

ビジネスチャット「Chatwork」を活用することで、社内のメンバーで迅速な連携ができることに加え、社外の取引先などの関係者とも情報共有がしやすくなります。

メールと違い送付する手間が少なく、確認のリアクションもしやすいため、気軽かつ円滑なコミュニケーションをChatworkであれば実現できます。

営業担当変更の連絡や引継ぎには、メールだけでなくChatworkを上手く活用して効率化を目指しましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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