送付漏れのお詫びメールの書き方と送付漏れお詫びメールの必要性

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目次

メールを送る際に多いミスとして、送付漏れがあげられます。

メールやデータの送付漏れは、よくあるミスとはいえ何度も繰り返すようでは、業務を遂行するのに悪影響を及ぼしてしまいます。

送付漏れが発覚した場合、迅速対応すると同時に送付漏れのお詫びメールを送り、謝罪やフォローをしましょう。

また、そもそも送付漏れを起こさないような再発防止策や改善方法を検討することも重要です。

送付漏れのお詫びメールとは

送付漏れのお詫びメールとは、ビジネスメールのやりとりで必要なデータなどの送付漏れが起きてしまった際に、必要な対応とともにお詫びの言葉の言葉を添えて送るメールのことをいいます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった「ビジネスメール実態調査2021[※1]では、ビジネスメールにおける「自分がした失敗」の調査の回答として、「添付ファイルの付け忘れ」(50.41%)が第1位であり、多くのビジネスパーソンが送付漏れを経験していることが明らかになりました。

2021年から遡って過去5年間においても、「添付ファイルの付け忘れ」が第1位となっており、送付漏れは多く起きることがわかります。

また、送付漏れは起きやすいミスということで、送付漏れのお詫びメールを送る場面や必要性も多くあるということが言えるでしょう。

送付漏れのお詫びメールが必要になる場面

送付漏れで大事に至ることがなかったとしても、「よくあること」と開き直っては、今後の信頼関係に悪い影響を及ぼしかねません。

「送付漏れをしてしまった」と気づいた時点で、お詫びメールを送ることはビジネスパーソンとしてのマナーです。

送付漏れのお詫びメールは、どのような場面で送る必要があるのか確認していきましょう。

送信後に自ら気づいたとき

本文を入力し終わり送信ボタンを押したあとに、データの送付漏れなどを自分で気づいたら、すぐさま送付漏れのお詫びや訂正のメールを送ることになるでしょう。

ビジネスメールでデータを送る際は、丁寧な文章を入力するよりもデータを送付することが本来の目的です。

送付漏れが起きた場合に本当に必要になることはお詫びではなく、必要なものを確実に送付することですので、気がついた時点ですぐに対応することが求められるでしょう。

相手から送付漏れを指摘されたとき

送った相手からデータが送付されていないことを指摘された場合は、迅速に適切な対応とお詫びをする必要があるでしょう。

おそらく相手は、「データが送付されていません」とストレートな言い方ではなく、礼儀作法のツボを押さえた、最大限の心遣いをしてくることでしょう。

しかし、その言葉の裏には、「基本的なこともできない人なのか」と推測されているかもしれません。

迅速にお詫びメールを送り、また、相手を混乱させてしまったことや手間を取らせてしまったことに対しての謝罪の言葉を添えましょう。

CcやBccで送った人から指摘を受けた

伝えたい用件を「参考までに」とBccやCcで複数の人に送ってしまった場合は、送付漏れを多くの人に知られてしまうことになります。

「よくあるミス」と寛容にとらえる人もいれば、中には「マナーがなっていない」と心証を悪くする人もいるかもしれません。

複数の人に送付漏れのメールを送った場合は、必ず全員にお詫びメールを送りましょう。

また、送付漏れのメールを送信してから日数が経過してしまった場合は、より丁寧な謝罪が必要となります。

可能であれば、ひとりずつにデータの再送とお詫びの言葉を添えたメールを送りましょう。

送付漏れのお詫びメールを送る際のマナー

送付漏れは誰もがやってしまいがちなメールのミスとはいえ、単に「再送します」と記述するだけでは、印象を悪くしてしまいます。

送付漏れのお詫びメールを送る際のマナーについて確認していきましょう。

添付漏れに気づいたら迅速に送る

取引先に大切な資料が何日も届かないままでは、時間が経つにつれトラブルへと発展してしまいます。

後回しにせず送付漏れに気づいた時点で、迅速にお詫びの言葉とともに再送しましょう。

相手は送付されていないことに対し、自分が見落としているのではないかと、過去のメールを見直したり、メールを読み直したりと、手間や時間をかけているかもしれません。

相手の貴重な時間を余計に奪ってしまわないためにも、お詫びメールは迅速に送ることがビジネスマナーです。

件名はわかりやすく

お詫びメールでは、メールを開封する前に、一目でお詫びメールだとわかるような件名をつけましょう。

しかし、件名が「お詫び」だけでは、どの件についてかわからないこともあります。

また、こちらのミスであるのに「ご確認ください」「要確認」とつけることは、失礼にあたります。

「送付漏れのお詫び」のように、最初の件名も気を抜かず、何に対してのお詫びメールであるかを明確にしましょう。

なお、自分で送付漏れに気づいた場合であれば、「再送」をつけることで先に送ったメールに関連したメールであることを相手が判別しやすくなります。

丁寧な言葉で謝罪する

送付漏れのメールを受け取った相手は、最初のメールを読む時間、データが送付されていないことを確認する時間、お詫びメールを読む時間、と多くの手間と時間を割いています。

送付漏れはよくあるミスなので、「気にしないで」と許容される場合が多いですが、これは丁寧なお詫びの言葉や迅速な対応があってのことです。

「データの添付をうっかり忘れていました」のような文章では、相手に誠意や反省が伝わりません。

何重にも相手の時間を奪い、混乱させてしまったことを丁寧に謝罪しましょう。

相手から指摘された場合は感謝のひと言を添える

送付漏れのメールを受け取った相手も、送付漏れだと気づいておきながら、こちらの心情を推し量って、どのような言葉で指摘しようか考えているかもしれません。

ビジネスメールでは相手のミスをしづらい傾向にありますが、そのような状況でもミスを指摘してくれたことに対する感謝のひと言を添えることで、送付漏れのミスをフォローできるでしょう。

再発防止を約束する

ミスの大小に関わらず、相手に迷惑をかけてしまった、混乱させてしまった場合は、お詫びの言葉とともに、ミスの再発防止策についても言及するといいかもしれません。

送付漏れのお詫びだけではなく、ミスが起きた場合は、今後の対応について触れることで、誠意や反省の気持ちが伝わりやすくなっるでしょう。

送付漏れのお詫びや送付漏れの防止にChatwork

ビジネスチャットの「Chatwork」では、メールのように文章とファイルやデータを一括りにして送信するという形式ではないため、送付漏れが起こりにくいという特徴があります。

また、Chatworkでは、データやファイルをアップロードすると「任意」という形でメッセージを送ることができます。

そのため、データやファイルの送付がメインであり、メッセージはアップロードしたファイルの説明や、「ご確認ください」などのひと言を添えるだけで簡略化も可能です。

ビジネスメールでデータを送る際に、時候の挨拶などを送ることは丁寧な印象はありますが、作成の手間になるだけでなく、本来の目的の内容ではないため読み飛ばされてしまう可能性もあります。

メールに代わり、Chatworkでデータの送付やコミュニケーションを取ることで、無駄な手間や時間を省き、効率的なやりとりが実現できます。

メールに代わるコミュニケーション手段や、メールによるミスの防止を考えているのであれば、Chatworkの導入をご検討ください。


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[※1]出典:「ビジネスメール実態調査2021」
一般社団法人日本ビジネスメール協会
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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