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メールの見落としのお詫び方法とお詫びメールの書き方を解説
目次
何通ものメールを受け取っていると状況では、大事なメールや確認が必要なメールを見落としてしまうこともあることでしょう。
メールの見落としは、放置していると重大なミスにつながる可能性もあります。
相手からのメールを見落としていることが発覚したら、すぐに適切な対応とお詫びの言葉を伝えましょう。
メールの見落としに対するお詫びの必要性、メール見落としのお詫びメールを送付する際のマナーについて解説していきます。
メールを見落とした際にお詫びは必要？
メールを見落としていることで相手への返信や対応が遅れた場合、相手は不快や不安を感じます。
また、こちらの確認や返信が必須のメールであれば、業務の遂行に影響が生じてしまうことでしょう。
仮に、相手からのメールの用件が緊急性が低い場合や、返信や対応を要するものではないとしても、こちらからのリアクションがない場合、相手は「ちゃんとメールが届いているのだろうか」と不安になります。
ましてや、緊急を要する用件の場合、相手は締め切りが迫っていて早く返事が欲しいことも予想されます。
メールの返信や何らかの対応が必要とされる場合、相手はこちらからのリアクションを待ち続けなければいけません。
また、メールを見落としたことで対応が遅れ、今後の取引先との関係性の悪化や大きな損失につながなる可能性も出てきます。
ミスの大小に関わらず、相手に不安や不快な思いをさせてしまった、または迷惑をかけてしまった際は、お詫びをすることがビジネスパーソンとしての基本です。
「メールの見落としぐらい」と安易な考えは、ビジネスマナーに反した行為であることを忘れないでおきましょう。
メールの見落としのお詫びが必要になる場面
メールの見落としをしてしまったことで、お詫びが必要になる場面を確認してみましょう。
すべてのメールに対して見落としのお詫びが必要になるわけではないので、お詫びの必要性があるものを把握するのは重要です。
返信が遅れてしまった
相手が返信を希望しているにも関わらず、メールの見落としにより返信が遅れてしまった場合、返信を待たせてしまったことに対するお詫びが必要になります。
返信が来ないことで、相手は次のステップに進めず業務が滞ってしまっていることも考えられるからです。
また、相手からの催促メールを受け取った場合、相手に催促メールを作成する手間や時間までかけさせてしまっています。
メールの見落としにより、相手の業務が滞ってしまったこと、手間や時間をかけさせてしまったことに対し丁寧にお詫びしましょう。
対応が遅れてしまった・間に合わなかった
メールを見落としたことで、発注や発送が遅れた、納期が間に合わなかったなど、相手に迷惑をかけたり、トラブルが生じた際は、丁寧なお詫びとともに迅速なリカバリーが求められます。
特に、メールの見落としが原因で大きな損失が出てしまった、社会的信用を失うような出来事に発展するような、取引先や顧客にまで多大な迷惑や損失を出してしまうことは絶対に避けたいものです。
万が一、メールの見落としが原因で、大きなトラブルに発展してしまった場合は、誠意のある謝罪をおこない信用回復に努めましょう。
メールを見落とした際のお詫びマナー
メールに限らずビジネスで見落としをしてしまった際は、やむを得ない理由があったとしてもミスをしたことに変わりはないため、お詫びの言葉を伝えるのは当然です。
メール以外のコミュニケーションツールを利用していたとしても、見落としのお詫びマナーは変わりはありません。
相手の怒りを静め、関係を修復するためのメール見落としのお詫びマナーについて確認してみましょう。
お詫びは迅速さが重要
相手にお詫びをする際、どのようなコミュニケーションツールをとるにしても、問われるのは迅速さです。
本来であれば対面でお詫びをすることが望ましいですが、電話やWeb会議を利用した謝罪でも、申し訳ない気持ちや挽回したいという気概は伝わるはずです。
ミスの度合いや相手の都合によっては、メールでのお詫びという形をとることもあるでしょう。
トラブルが軽度の場合は、わざわざ電話や対面してお詫びをすることは、相手の業務に支障が出るため、失礼になることもあります。
しかし、メールでお詫びをする際は、細かいニュアンスが伝わりにくいことや、スピード感に欠けるというデメリットをカバーできるよう、慎重に送る必要があります。
相手を軽んじる言葉を使わない
お詫びをする際は、「うっかり見落としていました」「忘れていました」のような、相手を軽んじる言葉を使わないように気をつけましょう。
メールの見落としでは「確認を怠っていました」「メールを失念しておりました」のように、丁寧な言葉をもちいて謝罪しましょう。
怒っている相手には、お詫びした内容がそのまま伝わるわけではなく、相手の心情によっては7割程度しか伝わらないと考えてみましょう。
そうすれば、相手を軽んじる言葉ではなく、相手の心情を慮る言葉選びができるはずです。
数日経過していても必ずお詫びをする
時間が経てば経つほど、見落としたことを言い出しにくくなるでしょうが、見落としていたことを正直に伝えお詫びをするほうが、早々の信頼回復を期待できます。
見落としによるトラブルが軽度の場合、見落としを放置したまま自然消滅できたとしても、後々取り繕う場面に遭遇するかもしれません。
見落としなどのミスをしてしまったときに、どれだけ誠実にお詫びができるかが信頼回復のカギとなります。
見落としのお詫びメールの書き方
見落としのお詫びを伝える手段としてメールを使う場合、直接口頭で話すこととは異なり、細かいニュアンスや詳細な説明が伝わりにくいです。
見落としのお詫びメールの書き方について見ていきましょう。
件名はわかりやすいものにする
見落としのお詫びメールでは、早めに相手に気づいてもらうためにも、一目で見落としに対するお詫びメールだとわかるようにしましょう。
「〇〇の件について」とすると内容がわかりにくいため、「〇〇の対応送れのお詫び」と記載します。
なお、相手から催促メールを受けた際の返信では、件名の「Re:」の部分は削除して送りましょう。
納期や期限が迫っている場合、件名に【重要】【至急ご確認ください】とつけることで、早くメールを確認してもらえる可能性は高くなるでしょう。
しかし、自分の見落としが原因で、時間的余裕がない事態になってしまったのであれば、逆効果になる場合もあるので注意が必要です。
見落とした内容を明確にする
見落としのお詫びメールでは、いつ、どのようなメールを見落としてしまったのかについて明確に記載しましょう。
「先日受け取ったメールについて」と記載しても、相手は1日に何通もメールを送信しているので判別が困難です。
「〇月〇日〇〇についてお問い合わせいただいた件について」と、わかりやすく記載することで、相手に伝わりやすくなります。
対応済か否かの現状を報告する
見落としのお詫びメールでは、お詫びの言葉も重要ですが、それと同様に現状はどうなっているかを相手は把握したいと思っています。
お詫びメールを送る時点で、すでに手続きや発注などの対応が済んでいることが望ましいです。
仮に、お詫びメールを送るまでに対応することが難しい場合であっても、進捗状況を必ず記述しましょう。
お詫びメールでは、見落としによって相手に与えた不安を、安心に変えるひと言を添えることで印象が大きく左右されます。
自らの非を認める
メールを見落としてしまったことを、「迷惑メールに振り分けられていた」「1日に膨大な量のメールを受信しているので」と理由を述べても、相手には言いわけにしか聞こえません。
また、自分の見落としを隠して、「多忙につき返信が遅れました」としても、のちに信頼を失うかもしれません。
原因が何であれ、メールの見落としでは自らの非を認め素直に謝罪しましょう。
メールの見落としを防ぐためにできること
メールの見落としを防ぐためには、重要なメールとそうでないメールを区別するために、色分けしたラベルの設定や、自動振り分け機能のフィルターを駆使しましょう。
多くのメールソフトでは、未読メールは太字、既読メールは細字に変わる機能があります。既読メールが多く溜まってしまうと、返信が必要なものとそうでないものが混同してしまい、見落としが発生してしまいます。
そこで、返信や対応が必要なメールにはラベルをつけて受信ボックスに残し、用件が済んだメールはアーカイブへと移動させて見えなくしてしまうという手もあります。
また、メールの見落としを何度も繰り返してしまうのは、コミュニケーションツールをメールだけに依存してしまうことが原因とも考えられます。
1日に多くのメールを受け取っていると、メールの確認や返信がどんどん溜まっていき、メールにネガティブな気持ちを抱いてしまいます。
メールではない情報共有を活発にできるツールを使うことで、コミュニケーションに対するハードルが下がります。
コミュニケーションを活性化し、メールや進捗状況をチームで把握できれば、誰かがメールの見落としに気づいたり、チーム内の話題がきっかけで見落としに気づいたりすることが期待できます。
メールの見落とし防止にはChatwork
メールの見落としやお詫びメールの作成の手間など、メールにストレスを感じたら、メールは多様なコミュニケーションツールのひとつに過ぎないと考え、ビジネスチャット「Chatwork」を使ってみましょう。
メールでは、似たような件名がずらりと並んでいることで、見落としが起こることもあります。
しかし、Chatworkのチャット機能では用件の把握もしやすく、内容や案件によっグループを作成することで効率的に確認や対応がおこなえます。
また、期限がある何らかの対応が必要な場合はChatworkのタスク共有機能を使うことで、いつまでに何をしてほしいかを可視化できます。
Chatworkの導入でコミュニケーションの環境をシンプルにすることで、メールで起きていたようなミスやトラブルの防止につながるでしょう。
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