情報共有とは?情報共有の必要性と情報共有が疎かになる原因

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どのような仕事でも情報共有をする必要性はありますが、実際には情報共有をうまくおこなえていない場合や課題を抱えていることは多いでしょう。

情報共有を怠ると、業務に支障が出るだけでなく、企業経営にも悪影響を及ぼしかねません。

従業員同士で情報共有をスムーズにおこなえるようにするためには、情報共有の本質を理解し、情報共有を妨げる課題の改善を進める必要があります。

コミュニケーションを活性化させる環境整備に加え、ITツールを活用しながら、情報共有への意識を高めるようにしましょう。

情報共有とは

情報共有とは、従業員個々が有する業務上の連絡や、進捗状況などをチーム全体で共有することです。

また、個人が持っているノウハウをチームに伝達し、仕事の効率性を高めるためにも活用されています。

たとえば、プロジェクトを進行している際に、1日の中でおこなった業務を上司や取引先に連絡するのも情報共有です。

ビジネスにおいては、ただ単に情報を共有するだけでなく、情報の蓄積や活用をすることで、生産性を向上させる役割もあります。

情報共有の必要性

組織における情報共有の徹底は、どの企業でも欠かせないことです。

情報共有に取り組む姿勢が求められる必要性について解説します。

多様な働き方の実現

職場で情報共有が求められている背景に、多様な働き方を実現することが挙げられます。

新型コロナウイルス感染症の防止対策や働き方改革を受けて、企業ではさまざまな働き方を取り入れるようになりました。

しかし、テレワークのように、従業員同士がリモート環境で働く場合、情報共有が疎かになる可能性があります。

それぞれの従業員がおこなっているタスクについて可視化するためにも、情報共有を徹底する必要があります。

人手不足への対応

少子高齢化が社会的な問題となっているなかで、企業活動においても人手不足が懸念されています。

人手不足が深刻化すると、従業員の負担が増加し、これまでのような情報共有をおこなえなくなってしまう可能性があります。

情報共有の徹底によって、各従業員の仕事を見える化し、業務の分散を進めることが可能です。

さらに、情報共有をすることで、お互いの認識のズレを修正し、時間を効率的に使えるようになります。

組織力の向上

情報共有は、組織力の向上にも欠かせない取り組みです。

組織全体において情報共有に課題を抱えてしまうと、コミュニケーションにも悪影響となり、従業員同士に摩擦が生じる危険性が高まります。

職場全体が重苦しい雰囲気となり、離職する従業員が出ることも避けられません。

社内の雰囲気を維持するためや、コミュニケーションを活性化するためにも、情報共有の徹底が必要です。

情報共有が疎かになる原因

企業活動に必要不可欠な情報共有ですが、なぜ疎かになってしまうのでしょうか。

情報共有が疎かになりやすい原因に該当する場合、改善が必要となります。

情報共有に対する意識が低い

情報共有が疎かになりやすい職場では、情報教諭に対する意識が低いことが挙げられます。

ほかの従業員から得た情報の活用方法や、情報共有の重要性を理解していないためです。

また、従業員のなかには、自分だけで情報を独占し、ほかの従業員の利益とならないように妨害する人もいます。

情報共有の必要性を理解させるためにも、情報共有不足がもたらす悪影響の教育が必要です。

情報共有がおこなわれにくい環境である

情報共有の整備が進んでいない環境では、スムーズな情報共有を実現することはできません。

たとえば、情報共有向けのITツールを導入していなかったり、従業員同士が会話をしにくい状態であったりすると、情報共有に課題を抱えることとなります。

とくに、テレワークが続くなかで、情報共有ツールの導入は必須とも言えます。

ITツールの導入はもちろんのこと、ツールを適切に扱えるように従業員への教育も大切です。

情報共有を徹底していると思いこんでいる

情報共有の環境を整えるだけでなく、従業員が意識しながら取り組むことも大切です。

情報共有に対する意識が低いと、ITツールや会話をしやすい環境を整えても、形だけに満足してしまいます。

環境を整えることではなく、会社全体の生産性や効率性を向上させることが本質的な目的である点に注意しなければなりません。

情報共有を強化する方法

情報共有に課題を抱えている企業では、どのように改善を進めていけばいいのでしょうか。

職場における情報共有をスムーズにするためにも、解決策を考えてみましょう。

情報共有のルールを設ける

社内での情報共有を改善する場合、ルールを取り入れて仕組化することが大切です。

たとえば、情報を共有する相手が正しく理解しているか確認することや、テキストベースで残すなど工夫をします。

必要であれば、ToDoリストやWeb社内掲示板といった、ITツールを活用し情報を記録するようにしましょう。

従業員それぞれがルールを守ることで、情報共有がスムーズになります。

オープンスペースの設置

コミュニケーションに原因がある場合、オープンスペースの設置も検討してみましょう。

一般的なオフィスでは、従業員それぞれの席が固定されていることから、同じチームや部署以外との情報共有に難がありました。

一方、オープンスペースでは、部署を超えた従業員の交流が可能となり、普段できない会話や、新しいビジネスの発展にもつながります。

会社側が積極的にコミュニケーションを図れる場所を設けることで、情報共有の質を向上できます。

チャットツールの導入

日常的な業務の情報共有に課題を抱えているのであれば、チャットツールを導入してみましょう。

とくに、テレワークを導入している企業では、これまでのようにコミュニケーションをおこなうことが難しくなります。

離れた場所で働くリモート環境でも、意思疎通を進めるためには、チャットツールやWeb会議システムが必要です。

気軽に連絡を取り合えるようになることで、情報共有にもプラスに動きます。

Chatworkで情報共有を徹底しよう

多様な働き方の実現や、人手不足の課題を解決するためにも、情報共有を徹底した職場環境が求められます。

業務内容の報告や、進捗状況に関する連絡などがうまくいっていない場合、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。

Chatworkを利用することで、気軽かつ円滑なコミュニケーションを実現できる環境整備をおこなうことができるので、社内コミュニケーションを手段の見直し情報共有方法の改善を考えているのであれば、Chatworkをご活用ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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