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メールの送信ミスをお詫びする方法とは？誤送信をしたときの対応とリスク
目次
メールの使用頻度が高いほど、メールの誤送信を起こすリスクは高まり、情報漏えいなどのセキュリティ・インシデントを引き起こす可能性も高まります。
メールの誤送信や送信ミスは、ときに重大な事故になることもありますが、迅速な対応をすることで被害の緩和を期待できます。
メール誤送信お詫びメールでのメールの送信ミス、メール二重送信に対するお詫びの仕方について確認していきましょう。
メールの誤送信にお詫びメールは必要？
メールの誤送信とは、本来送る相手とは違う相手にメールを送ってしまうことや異なるファイルを添付して送信してしまうことをいいます。
同じ相手に同じ内容のメールを続けて送ってしまう「二重送信」も、メールの送信ミスといえるでしょう。
メールの誤送信によりトラブルや誤解を生じさせてしまった場合や、相手を混乱させ迷惑をかけたのであれば、迅速なお詫びが求められます。
ミスを起こしてしまったのであれば、メールでは事実関係を述べ、自らの非を認めて謝罪しましょう。
また、お詫びメールとともに被害やトラブルを最小限に抑えるための対応や、二度と同じ過ちを起こさないための防止策を提示することも重要です。
メールの誤送信で引き起こされるリスク
メールの誤送信で引き起こされるリスクには、例として以下のようなものが上げられます。
- 企業の機密情報や個人情報の漏えい
- 情報漏えいによる法的措置をとられる
- 社会的信用の低下
- 事後対応や対策案の導入コスト負担
- 誤送信をした本人への懲戒処分
日々何気なく何通ものメールを送信していますが、1通のメール送信は、常に重大なリスクと隣り合わせだということを認識しておかなければなりません。
テレワークの普及にともない、以前よりメールを送信する機会が増えたことで、メールの誤送信のリスクも高まっていると考えられるので、よりメール利用には注意が必要です。
メール誤送信お詫びメール：メール送信ミスの場合
メールの誤送信にはいくつかのケースが考えられます。
メール送信ミスに対するお詫びメールの送り方について解説していきます。
宛先を間違えて送ってしまった場合のお詫び
本来、送る相手とは違う相手にメールを送信してしまった場合、企業の機密情報や個人情報が外部に流出してしまうというトラブルが発生します。
流出した情報は、悪用や不正使用の恐れもあるため、メールを開封せずに削除してもらうように依頼しましょう。
できれば、間違えて送った相手がメールを開封する前に、削除してもらうことが望ましいため、謝罪と削除依頼は迅速さが求められます。
メール送信ミスのお詫びメールは、間違えて送った相手とは別に、本来送るべきだった相手にも必ず送りましょう。
本来送るべきだった相手には、宛先を間違えて誤送信をしてしまったことを説明し、謝罪とともに誤送信による影響の説明をしましょう。
メールの内容を間違えて送った場合のお詫び
宛先は正しくても、メールの内容を間違ってしまった場合、相手を混乱させてしまう可能性があります。
早急にメール内容の送信ミスであることを伝え、丁寧な謝罪とともに正しい内容のメールを再送をしましょう。
また、間違えて送ってしまった内容は相手に見られることも避けたいので、削除依頼なども丁寧に伝えておくなど、送った相手以外にも迷惑が派生しないように注意が必要です。
添付ファイルを間違えて送った場合のお詫び
ビジネスメールでは、ファイルを添付してメールを送信することが多いですが、その際に添付するファイルを間違えて送信してしまう、添付し忘れて送ってしまうケースです。
判別しやすいファイル名に変更していなかったり、そもそもファイル名を間違えて設定してしまっていることで起きやすい送信ミスでしょう。
まずは誤送信をしてしまった相手や関係者にお詫びメールを送り、ファイルを開かずに削除を依頼することが先決です。
同時に、正しいファイルを添付したメールを送り、あらためて謝罪の言葉を述べ、今後の再発防止を約束しましょう。
メールに不備がある状態で送った場合のお詫び
メールを送信したあとで不備や無礼を発見した場合も、迅速にお詫びメールを送りましょう。
不備の内容として以下のような例が挙げられます。
- 敬称のつけ忘れやつけ間違い
- 誤字脱字
- 数字の表記ミス
メールの不備により意味は伝わったとしても、1通のメールにあまりにもミスが多いと信頼を失いかねません。
数字の表記ミスでは、日時や金額を間違えると大きなトラブルにつながる可能性もあります。
相手に不快な思いをさせてしまったことや、混乱させてしまったことに対するお詫びのメールを送り信頼回復に努めましょう。
不備があった箇所を正す場合、【誤】と【正】を使い、相手に訂正箇所がわかりやすいように表記しましょう。
BccメールをCcメールで送った場合のお詫び
宛先のBccとCcを間違えたことにより、送信した全員のアドレスがすべて表示されてしまうという重大なトラブルです。
Ccは、社内や部署内など守られたコミュニティで、情報共有をしたい相手がいる場合には便利です。
しかし、社外に向けたメールを送信する際にも、日ごろの習慣からCcを使ってしまうことで、本人の了承なしにメールアドレスが第三者に表示されるというミスが生じます。
BccとCcの送信ミスでは、送信した相手全員に対し、本来「Bcc」で送るべきところを「Cc」で送ってしまった事実を伝え、丁寧にお詫びしましょう。
また、同時にメールの削除も依頼します。
できれば、全員に個別でお詫びメールを送ることが望ましいですが、人数が多すぎる場合は一斉送信もやむを得ません。
お詫びメールを一斉送信する際は、再びCcで送ってしまうことのないよう、十分に注意しましょう。
メール誤送信お詫びメール：メール二重送信の場合
メールの送信ミスでは、同じ相手に同じ内容のメールを二重に送信してしまうというケースもあります。
原因としては、すでに送信していることを忘れて再び送信してしまったヒューマンエラーによるものと、メールソフトやメールサーバー側のエラーによるものが考えられます。
いずれにしても、送られた相手を混乱させてしまったことには間違いないので、謝罪の言葉とともに、同じ内容のメールを二重送信してしまった事実を伝えましょう。
なお、送信された相手からは、二重送信の原因が送信ミスによるものか、またはシステムエラーによるものなのかを判断することは難しいと思われます。
しかし、自らの送信ミスをシステムエラーの原因と決めつけて記述することは禁物です。
二重送信で大きなトラブルにつながることは少ないとしても、正しい事実を報告し、誠意ある謝罪をすることが大切です。
メールの誤送信が発覚したときの対応
メールの誤送信が発覚した際に、知っておきたい対応の仕方を見ていきましょう。
メールの誤送信お詫びメールを送ることだけが、対応ではないので状況に応じた対応を把握しておきましょう。
まずはメールの前に可能なら電話でお詫びをする
ビジネスメールは、受信してすぐには開封できないという人も少なくありません。
そこで、相手がメールを開封する前に、お詫びを伝えて削除してもらうことで情報漏えいを防げる可能性があります。
迅速に相手とコンタクトをとりたいのであれば、お詫びメールよりもまずは電話を使うことが有効です。
また、メールの誤送信という重大なミスを起こしてしまった際は、電話で謝罪することがビジネスマナーでもあります。
メールの誤送信では、まずは電話で謝罪とメールの削除をお願いします。
長々と電話で話すことは相手の業務の妨げになるので、原因や今後の対応などの詳細は、のちほどメールで伝える形をとり、相手の負担を軽くすることを心がけましょう。
不在の場合はお詫びメールを送る
誤送信をした相手が電話に出られなかった場合は、お詫びメールを送ります。
誤送信したメールよりも先にお詫びメールを開封してもらえるよう、件名に【重要】をつけましょう。
お詫びメールで謝罪や報告する際も、できれば電話であらためてお詫びをしたいことを記述し、取り急ぎメールでのお詫びになったことへの謝罪のひと言も添えておくといいかもしれません。
誤送信が起こった原因や経緯を説明する
メールの誤送信では、送信ミスが起こった原因や経緯も記述します。
「申し訳ございませんでした」と謝るばかりでは、お詫びの気持ちは伝わりますが、相手はなぜ誤送信が起こったのかを知りたいはずです。
原因がヒューマンエラーかシステムエラーかによっても、相手の心持ちは変わってきます。
そのためにも、誤送信の原因や影響が出た範囲などの現状を明確に伝えましょう。
しかし、遠回しに言い訳をしているような表現や、うっかりしてしまったなどの失礼な表現を用いることはNGです。
誤送信を起こしてしまったことで、すでに相手からの信用度は下がっています。
非を認めない表現では、さらなる不信感を招いてしまいます。
ミスが起こった原因や現状をしっかりと把握していることを伝えて、相手の不安を取り除くことも適切な対応のひとつです。
再発防止策を提示する
誤送信が発覚したあとは、「お詫びをしなければ」という気持ちが先立ち、お詫びをしたことで事態を収拾できたと思いがちです。
しかし、誤送信をした当事者の後始末として、再発防止策を相手に提示しましょう。
メールの誤送信をした相手が社外の人である場合、失った信用を取り戻し、これまでと同様の関係を維持できるよう、「運用ルールの徹底」「誤送信ツールの導入」など今後の再発防止策を具体的に提示します。
社内の場合は、誤送信が起こった原因とそのあとの対応を社内で共有します。
誤送信が起こってしまった流れを共有することで、メールのリスクマネジメントをおこなうこともできます。
メール誤送信お詫びメールをChatwork利用で削減
メールの誤送信に対するお詫びメールを削減するには、誤送信を起こさないような対策を考えることが大切です。
メール誤送信のお詫びメールを作成することは、そもそもメールの送信ミスを起こさないようにすることで不要なものとなります。
メール送信に対する人為的ミスを減らすことは当然ですが、誤送信を含めてもメールに関するミスが多く、「失念しておりました」の言葉が恒常的に社内で飛び交うようであれば、メールそのものを使わないという選択肢もあります。
メールの運用ルールの見直しや、誤送信防止ソフトを導入することもよいですが、そもそも メール以外のコミュニケーションツールを使えば誤送信は起こりません。
メールの誤送信が起こらなければ、お詫びメールを送る必要もなくなり、メールに対する不安を取り除くこともできるので、本来の業務に集中しやすくなります。
メールの代わりにビジネスチャットツール「Chatwork」を利用することで、宛先の間違えやBccとCcの設定ミスも起こらず情報漏えいの心配もありません。
また、メールとは違い仮に共有するファイルを間違えて送信してしまっても、Chatworkであれば、素早くファイルを削除することもできます。
メールの利用の削減やメールに代わる手段として、Chatworkの導入をご検討ください。
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