報連相のタイミングはいつ？報連相のタイミングの重要性と適切な伝え方

報連相のタイミングは、社内の人間関係や仕事の流れをスムーズに進めるためにも重要です。

しかし、報連相のタイミングが適切でないと、報告や連絡、相談が伝わりづらくなるリスクを抱えやすいので注意が必要でしょう。

どのようなタイミングや伝え肩をすると報連相は効果的におこなえるのでしょうか。

報連相のタイミングの重要性と適切な伝え方を解説します。

報連相が必要なタイミングとは？

仕事で報告や連絡、相談を入れるタイミングとは、どのような場面があげられるのでしょうか。

報連相が必要なタイミングについて見ていきましょう。

ミスやトラブルが起きたとき

仕事の進行で何かしらの問題が発生したときは、すぐに報告や連絡を入れて対応の仕方を確認する必要があります。

ミスやトラブルを早く報告するほど対応が早くなって問題が大きくならずに済むので、取引先や顧客からの信頼を失わずに済むでしょう。

報連相が必要なタイミングには、仕事の進行で失敗が発生したときがあげられます。

作業が一区切りついて進捗報告するとき

仕事の進捗状況がどのくらいなのか、定期的に報告や連絡を上司に入れておくことで、相手と信頼関係が築きやすくなります。

コミュニケーション活性化の取り組みにできるだけでなく、仕事の軌道修正がしやすいメリットもあるでしょう。

作業が一区切りついたときは、進捗報告を兼ねて報連相を入れるタイミングにあげられます。

仕事の日程や進め方が変更になったとき

仕事のスケジュールが変更になったときは、今後の進め方や日程について上司に報告して相談しましょう。

仕事全体の予定を調整し直す段取りができるため、変更点をカバーして仕事の流れを止めずに進められます。

仕事の日程や進め方が変更になったときは、情報共有しておくと揉めごとを起こさずに済み、報連相を入れるタイミングにつながるでしょう。

報連相のタイミングが重要な理由

職場の作業効率化や人間関係のコミュニケーションを調整する意味でも、報連相は大切です。

報連相のタイミングが重要な理由を見ていきましょう。

職場の人間関係に配慮できる

報連相は相手の状況やタイミングを考えて伝えると、効果的に内容が共有できて人間関係を円滑に進めやすくなります。

事前にミスやトラブルの報告、進捗が適切なタイミングで共有できると、上司から仕事でコミュニケーションが適切にできると判断されて、信頼関係が築きやすいメリットもあるでしょう。

報連相のタイミングが重要な理由には、職場の人間関係に配慮する意味でも大切です。

仕事の作業効率化が図れる

連絡や報告を欠かさないようにすると、作業全般のとどこおりが減らせて効率化が図れます。

仕事のタイミングを考えて情報共有しておくと、微調整ができてミスやトラブルが最小限に抑えられるため、仕事の処理にかかる時間が削減できるでしょう。

作業効率化が図れる意味でも、報連相のタイミングが重要な理由にあげられます。

上司からの評価を下げないため

報告や連絡を意識すると、上司が部下に対する評価を適切に判断しやすくなります。

本人は周りに言わなくても理解されていると思っていても、報連相を心がけないと、すれ違いが起きて評価を下げる可能性があるからです。

報連相のタイミングが重要な理由には、仕事のコミュニケーションを活性化させて上司からの評価を適切なものにする意図があげられます。

不適切な報連相のタイミング

周りの状況を見ながら報連相を心がけないと、周りからの印象が悪くなる可能性があるので注意が必要です。

不適切な報連相のタイミングを見ていきましょう。

忙しいときに声をかける

相手にゆとりがない状況で報告や連絡をすることは、緊急時以外は避けておくほうが無難です。

いつでも構わない内容なら、相手の状況を観察しながら落ち着いたときにあらためて声をかけると、人間関係のトラブルや摩擦が避けられます。

相手が忙しいタイミングで声をかけると、不適切な報連相のタイミングにつながるので注意が必要です。

会話中に話をさえぎって報告する

職場の人たちが会話しているときは、基本的に報連相を後回しにしてタイミングを見計らいましょう。

急ぎの場合をのぞき、雑談のときも会話が終わったあとに声をかけると、相手からよくない印象をもたれることもありません。

不適切な報連相のタイミングには、会話中に話をさえぎって報告することがあげられます。

報告が細切れで仕事の妨げになる

仕事の報告や連絡は、コミュニケーションコストを減らすためにもまとめて伝えることが大切です。

たとえば、メールや対面での業務連絡のやりとりが細かく続くと、相手が仕事に集中できない原因につながり負担を感じます。

場合によっては仕事ができないと判断されてしまい、人間関係の摩擦が起きやすくなるかもしれません。

報告が細切れで仕事の妨げになる状況は、不適切な報連相のタイミングにつながるので注意が必要です。

適切なタイミングで報連相をおこなう方法

仕事で報告や連絡、相談しやすい環境をつくるためにも、職場でできる工夫を解説します。

適切なタイミングで報連相をおこなう方法を見ていきましょう。

朝礼や夕礼で報告の機会を設ける

朝礼や夕礼で、報告や連絡のタイミングを作っておくと、自然にコミュニケーションが取りやすい環境が生まれます。

短い内容で先に伝えておくと、あとから伝えるときも概要が理解できて話がスムーズに進むでしょう。

適切なタイミングで報連相をおこなう方法には、朝礼や夕礼で報連相を習慣化しておくことがあげられます。

結論から伝える

報連相の内容を適切に伝えるためにも、結論から話すと本題が伝わりやすくなります。

報告や連絡、相談を意識していても中身が伝わっていないと、伝える意味がなくなる可能性もあるからです。

メールや対面で伝えるときも、基本的に結論から話すとコミュニケーションコストを削減して会話する方法につながります。

適切なタイミングで報連相をおこなう方法として、テーマの軸になる結論から話すことを意識してみてください。

ミスやトラブルの報告は早く伝える

仕事を進める途中で起きるミスやトラブルに素早く対処するには、報告や連絡の対応を早く済ませて相談する姿勢が重要です。

ミスやトラブルは対応が遅れるほど問題が大きくなり、時間がかかるほど相手からの信用を失いやすいリスクを抱えます。

対応に悩むときは、気づき次第上司に伝えて相談しながら対処を進めると、最小限の労力で問題を解決できて、適切なタイミングで報連相をおこなう方法につながるでしょう。

定期的に面談を実施する

相談の機会をつくるためにも一対一の面談を定期的に設けましょう。

仕事に対する悩みや相談はゆっくり話す機会がないと、放置したまま問題が大きくなってしまい、社員が心や体を病む原因につながります。

管理職や上司が早めに対応できれば、本人が感じる負担を軽減できる対策を実施しやすくなるでしょう。

適切なタイミングで報連相をおこなうには、安心して話せる面談の場を定期的に設ける方法が有効です。

ビジネスチャットで伝える

業務連絡や報告のやりとりは、メールよりもビジネスチャットを使ってコミュニケーションを取る方法が効果的です。

ビジネスチャットは、メールボックスのように報告の連絡が埋もれてしまう心配がありません。

個別のチャットやビデオ通話を使えば、忙しいときでも相談しやすい手段として活用できます。

適切なタイミングで報連相をおこなうには、コミュニケーションの流れがスムーズに進めやすいビジネスチャットで伝える方法もご検討ください。

適切な報連相のタイミングをChatworkで作り出そう

仕事の作業効率化を始め、人間関係を調整する意味でも報連相のタイミングを考えて配慮する姿勢は重要です。

適切な報連相の伝え方を工夫するには、朝礼や夕礼を使う方法や面談の実施に取り組む方法などがあげられます。

また、ビジネスチャットを使って報連相やコミュニケーションの流れを活性化させる方法も効果的です。

ビジネスチャット「Chatwork」では、対面以外の連絡や報告に使えるチャットの機能が充実しています。

上司の出張やテレワーク導入の際など、相談や面談の機会に活用する方法もあるので、報連相の適切なタイミングを作る方法にChatworkをご活用ください。

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