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会議案内メールの作成の仕方と会議案内メールを送るときの注意点
目次
会議を開催することが決まったら、会議案内メールを送ることがあります。
会議案内メールを送る際は、日時や場所、会議のテーマなど、いくつかの項目を記載しなければなりません。
会議案内のメールの記載内容によって、当日の会議がスムーズに進行できるかという部分にも影響をします。
会議案内のメールの書き方や注意点について考えていきましょう。
会議案内メールとは
会議案内メールとは、会議をする上で日時や場所、会議のテーマなどの詳細を案内するメールのことです。
会議案内メールでは、できるだけ多くの人に参加してもらえるよう、どの人にでもわかりやすく作成する必要があります。
しかし、仕事でのコミュニケーションツールのメインがメールであることから、1日に多くのメールを受け取っているビジネスパーソンも珍しくはありません。
会議案内メールは、読む人の時間を奪わないように簡潔にまとめましょう。
以下は会議案内メール構成の一例です。
- 宛名
- 冒頭の挨拶
- 会議開催告知
- 会議詳細
- 文末の挨拶
- 問い合わせ先
会議案内メールに関わらず、無駄な文章が多いと、重要な部分を見落としてしまう可能性もあるので注意が必要です。
会議案内メール作成の仕方
まずは読みやすい会議案内メールの作成ポイントについて解説していきます。
紹介する会議案内メール作成のポイントを参考にマナーを守った会議案内メールを作成してみましょう。
件名は一目で趣旨がわかるように
件名は「何の会議をするのか」が一目でわかるようにつけます。
「～の件」「お世話になっております」など曖昧な件名は、受信ボックスで埋もれがちになり、読むのを後回しにされかねません。
「【〇月〇日】新製品〇〇のお打ち合わせの件」のように要点を凝縮した件名が望ましいでしょう。
参加可否の返信が必要であれば、件名に【要返信】をつけます。やむを得ず欠席する場合でも返信の必要があることも明記しましょう。
内容は簡潔に
会議案内メールは、1スクロールで趣旨が理解できる量を目安にまとめましょう。
会議案内メールでは、会議の開催に関する事実を伝えることが目的のため、起承転結の文章や凝った表現は不要です。
最初にメインとなる用件を伝え、続く部分で会議の目的など詳細を説明する形式が、読みやすさでは優れています。
5W1Hを意識する
会議の日時や場所を記載する際は、5W1Hを意識してわかりやすく書きましょう。
日時や場所は文章で書くのではなく、箇条書きにすることで簡潔に過不足なく伝えられます。
また、日時は「13:30」のように24時間表記にして、終了時間も忘れずに明記します。
会議のテーマはわかりやすく
毎月の定例会議などを除き、会議のテーマや議題は参加可否の意思を決定するポイントとなります。
多くの人に参加してもらうためにも、わかりやすいテーマを簡潔に記述しましょう。
仮に、テーマについての説明が長くなるようであれば、テーマの概要を記載し、「詳しくはメールに添付した文書をご参照ください」と記述します。
会議案内メールでは文書全体をみやすくするために、長々とした文章は書かず、テーマの概要に触れる程度にとどめておきましょう。
見やすいレイアウトを心がける
会議の日時や場所を箇条書きにする際は、「・（ナカグロ）」や「：（コロン）」、区切り線などの位置を揃えて、見やすいレイアウトを心がけましょう。
地図の画像を貼り付ける際は、開くツールによってズレが生じる可能性もあるため、マップツールで開けるURL、またはPDF化した地図画像を添付します。
資料も送付する
会議で資料を使う際は、会議案内メールに添付します。
会議当日に資料を配布すると、資料を読み上げることに時間をとられてしまい、意見交換や審議に集中できません。
会議案内メールに資料を添付し、「当日までにご確認ください」と記述しましょう。
また、「資料を添付しております」の一言を添えて、メールに添付資料があることを認識してもらいましょう。
参加可否の返信は明確に
参加可否の返信が必要な場合は、「いつ」までに「誰」に返信をするのかを明確に記載しましょう。
参加者だけの返信なのか、参加可否に関わらず全員の返信が必要なのかなど、読み手が返信に関する疑問を想定したメール作成をおこないます。
また、添付資料に記入する事項がある場合は、その旨を記入したうえで返信を依頼します。
その際は、「お手数をおかけしますが」のひと言を添えると好印象です。
会議案内メールを送るときの注意点
会議案内メールを送るときの注意点について確認しておきましょう。
注意すべき点を把握しておくことで会議案内メールの作成や送信の際のミスや無駄を削減できるようになります。
冒頭の挨拶は短く
ビジネスメールを送るという点で、とにかく丁寧な文章を書こうとして、冒頭の挨拶文が長くなってしまいがちです。
しかし、会議案内メールで求められるのは、丁寧さよりも日時や場所など会議の詳細を伝えることです。
冒頭の挨拶文は「お世話になっております」「お疲れ様です」として、すぐに本題に入ることは失礼にはあたらないでしょう。
送信時期には余裕を持つ
会議の参加人数の把握や、会議室の予約などの事前準備を踏まえ、会議案内メールは日数に余裕を持って送信しましょう。
また、相手も多忙であることも考えられるため、できれば2～3週間前までに送ることが望ましいでしょう。
会議直前にはリマインドメールを送る
会議案内メールは、期日に余裕を持って1度送ったからといって安心してはいけません。
参加者には、メールを見落としたり、当日までに忘れてしまうこともあります。
特に、会議のキーパーソンとなる人が出席できなかった場合は、会議自体が成立しない可能性もあります。
この際は、会議案内メールを見落とした本人に非がありますが、会議当日までに何のフォローもしなかったこちらにも落ち度がないとは言い切れません。
会議の3日～1週間前にリマインドメールを送信することで、会議についてあらためて認識してもらうことができます。
また、会議のキーパーソンや参加可否の返信期限が過ぎた人には、個別にメールを送りましょう。
返信しやすいようにひな形にする
1日に多くのメールを受け取っていると、緊急性や重要度の高いメールから開封、返信をするため、それ以外のメールはどんどん後回しにになりがちです。
ましてや、ビジネスメール作成は時間も手間もかかるので、返信にストレスを感じてしまいます。
そこで、ひな形を利用することで、相手にメール作成の手間をとらせずに済みます。
「下記に〇×を記入のうえ、件名はそのままでご返信ください」
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
例として上記のようなひな形を使うと、返信に対するハードルが下がり返信送れや返信忘れを防ぐことができます。
送信前にミスがないか確認する
会議案内メールに限らず、メール送信前には、あらためてミスがないか確認しましょう。
- 宛先ミス
- BccとCcの設定ミス
- 誤字脱字
- 日時間違い
- 内容不備
- 添付漏れ
送信ミスがあると、相手を混乱させるだけでなく、会議への参加意欲も低下しかねません。
メールの送信前の確認は念入りにおこない、可能であれば第三者にチェックしてもらうこともよいでしょう。
会議案内メールの文例：社外宛て
会議案内メールを社外に向けて送る際の文例を紹介します。
社外の関係者に会議を案内する際の参考にしてください。
件名：〇〇のお打ち合わせの件
株式会社〇〇 営業部主任 〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の△△です。
表題の件につきまして、先日お電話でご相談させていただきました、〇〇サービス導入のお打ち合わせについて、日程が決まりましたのでお知らせいたします。
■お打ち合わせ詳細
日時：〇月〇日（〇曜日）13:30～15:00
場所：弊社5F 会議室
住所：東京都〇〇区〇〇1-1-1 ABビル5階（添付しました地図をご参照ください）
議題：1．弊社サービスの概要説明
2．サービス導入費用や導入時期の決定
3．導入における社員研修や課題
参加者：貴社 課長 〇〇様、主任 〇〇様、
弊社 営業部△△、△△
ご準備いただくもの：本メールに添付した資料をお持ちください。
以上詳細をご確認の上、お早めにメールで確認済みの旨ご返信ください。
┏―━―━―━―━―━―━―━―━―━
┃◆返信欄◆
┃
┃上記確認済み、参加可能
┃
┃※メール件名はそのままでご返信ください。
┗―━―━―━―━―━―━―━―━―━
ご不明な点やご質問などございましたら、私△△までお知らせください。
当日はご足労おかけいたしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
△△株式会社 営業部 △△
東京都〇〇区〇〇1-1-1 ABビル
TEL:03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
URL:https://～
Mail:×××@××××××
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会議案内メールの文例：社内宛て
自社の上司や関係者に会議の案内を知らせるメールの文例を見ていきましょう。
社内でのスケジュール調整や会議の段取りの際に参考にしてください。
件名：〇〇のミーティング開催のご案内
営業部 各位
お疲れ様です。開発部の〇〇です。
〇〇についてのミーティングを下記のとおり開催いたします。
参加の可否を〇月〇日までにご返信ください。
■会議詳細
日時：〇月〇日（〇曜日）14:00～15:30
場所：ミーティングルームA
議題：営業と開発のインターフェイスについて
なお、会議資料を添付しておりますので、内容をご確認のうえ、印刷またはPCなど当日参照できるようにご準備ください。
下記に〇×を記入のうえ、件名はそのままでご返信ください。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【 】←参加の場合：〇 / 不参加の場合：×
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
よろしくお願いいたします。
開発部 担当〇〇
会議案内をメールで送るのは手間も時間もかかる
会議案内でメールを使うことは、文例からもわかるように、「いつどこで何の会議をします」ということを伝えるのに、長々とした文章を作成しなければいけません。
会議の参加人数が多い場合、返信が来たときの対応や出欠状況の把握には、手間や時間がかかります。
また、全員の出欠確認を終えるまでに多くの時間を割いてしまいます。
さらに、相手が返信のために時間を割いているのも気になるところです。
メインは会議であり、会議案内のメールに時間や労力をかけるのは、業務に無駄が発生していることを考えると、会議の案内の連絡手段としてメールが最適とは言い難いところです。
より効率的に会議の案内をできる手段をメールに加えて用意しておくと手間や無駄を削減できるようになるでしょう。
会議案内はメールよりChatwork
ビジネスチャット「Chatwork」はメールよりも用件を端的に伝えることができるので、コミュニケーションの効率化に高く寄与します。
参加可否の返信は、Chatworkの機能にあるタスク管理機能で期限を設定してタスクに追加することで返信忘れがありません。
Chatworkでは、会議案内、情報共有、出欠確認のマルチタスクをChatwork内で進行することができるので、わざわざツールを切り替える必要がなく、効率のよい業務が可能です。
会議案内など社内外のコミュニケーションで無駄な時間や手間が生じているとお悩みなら、Chatworkの導入を検討してみましょう。
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