コミュニケーションギャップとは?コミュニケーションギャップの原因と改善方法

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同僚や上司と業務の会話をしているなかで、意思疎通がうまくおこなえていないと感じる場面に遭遇したことがある方も多いのではないでしょうか。

組織内の情報共有にも欠かせないコミュニケーションですが、ズレが生じることで正しい情報を伝えられていない可能性があります。

コミュニケーションギャップが起こらないようにするためにも、根本的な問題点や組織への弊害を理解し、コミュニケーションギャップの改善を進めましょう。

コミュニケーションギャップとは

コミュニケーションギャップとは、お互いの価値観や理解の仕方が異なり、情報の食い違いが発生することです。

日常的な業務においても、従業員が伝えたいことを上司が誤解する場面がよくあります。

コミュニケーションギャップは、必ずしも長い文章や膨大な情報量を伝えるときに発生するとは限りません。

短い文章、情報量が少ない場合でも起こり得るものであり、情報の食い違い、コミュニケーションギャップが起きないように注意しなければなりません。

コミュニケーションギャップが起こる原因

コミュニケーションギャップは、業界を問わず、どの企業でも起こることです。

どのような原因によって、組織内でコミュニケーションギャップが生じるのでしょうか。

お互いの認識のズレ

コミュニケーションギャップが起こる原因として、お互いの認識にズレが生じていることが挙げられます。

たとえば、部下が、あるプロジェクトの進捗状況について上司に話しているときに、上司がほかのプロジェクトと勘違いしているという場面です。

この場合、部下が話したいことと、上司が想定していたことに乖離があることが原因であり、よくあるコミュニケーションギャップです。

また、主語を使っていなかったり、横文字を多用したりすることで、お互いの認識の差が生まれます。

情報共有の方法に問題がある

コミュニケーションギャップは、情報共有の方法自体に問題あることも考えられます。

慣れていない方法や不適切な方法でコミュニケーションをおこなうと、相手に伝えるべき情報が伝わらない可能性があります。

とくに、テレワーク環境では、オフィスのように対面でのコミュニケーション機会が減少したことから、コミュニケーションギャップが起こりやすくなる場合もあります。

チームや組織内で情報共有の方法を統一し、情報の伝達に誤りが出ないように注意しなければなりません。

会話に集中していない

会話に集中してないことも、コミュニケーションギャップを生む原因のひとつです。

ほかの業務に取りかかりながら会話を進めると、会話内容への集中がなくなり、結果として誤って認識することがあります。

また、話が長時間になることで、会話自体への集中力が低下し、必要な情報を聞き逃すというパターンも考えられます。

会話をするお互いの集中力が継続できるように、コミュニケーションの方法や環境に工夫が必要です。

コミュニケーションギャップによる弊害

コミュニケーションギャップは、さまざまな弊害を生み出します。

改善に取り組む前に、コミュニケーションギャップによる弊害を把握し、課題を整理しましょう。

業務の生産性が低下する

コミュニケーションギャップが生じると、業務の生産性が低下する恐れがあります。

情報共有がうまくおこなわれていないため、間違った情報を伝達することによるトラブルや、やり直しが生じるためです。

また、社内だけでなく、取引先とコミュニケーションギャップが起こる可能性もゼロではありません。

取引先からの信用低下や、今後の取引がおこなわれなくなるなど、経営問題に発展しかねないため注意が必要です。

従業員の離職が進む

コミュニケーションギャップが起きている職場では、従業員が離職をする可能性も高まります。

情報のやりとりに課題を抱えたまま放置すると、従業員のモチベーション低下や人間関係の悪化、会社に対する信用問題につながるためです。

さらに、コミュニケーションギャップが起きている事実が社外に知られると、人材の獲得にも悪影響を及ぼします。

健全な社内環境を維持するためにも、コミュニケーションに問題が出ないようにしましょう。

競争力が低下する

コミュニケーションギャップは、企業の競争力の低下を招くこともあります。

グローバル化や消費者行動が多様化するなかで、企業では組織力を高め、素早い経営アクションが求められるようになりました。

しかし、コミュニケーションギャップ起きている企業は、情報のやりとりに問題が起き、経営判断の遅れにつながります。

結果的に、社内での決断が遅くなり、競合他社との差が開く形になります。

コミュニケーションギャップの改善方法

コミュニケーションギャップを放置しておくことは、企業活動における損失につながります。

従業員個人が意識することはもちろん、企業全体がコミュニケーションギャップの改善に取り組むようにしましょう。

重要な部分を強調する

コミュニケーションギャップを改善するためには、会話のなかで重要な部分を強調します。

たとえば、プロジェクトの工程を伝達する際には、どの内容が重要であるのかを最初に会話を進めると、聞き手側も意識できるようになります。

また、誤解が生まれそうな内容については、会話の前に注意喚起をすることで、ミスリードの防止が可能です。

ただ単に相手に伝達をするのではなく、会話のなかで強弱を付けると、相手の理解促進につながります。

聞いた内容を復唱する

聞き手側が会話の内容を復唱することで、コミュニケーションギャップを防ぎやすくなります。

とくに、さまざまな人物が絡むような業務の話をする際には、内容をしっかりとインプットをした上で、復唱によってアウトプットすると誤解が減ります。

必要であればメモを取りながら、自分なりに簡潔にまとめたり、要点をチェックするようにしましょう。

聞いた内容を復唱することで、自分だけでなく、相手側でもコミュニケーションギャップが起きているかどうかを判断できます。

コミュニケーションツールを活用する

コミュニケーションギャップに悩まれている企業では、コミュニケーションツールを活用してみることも対策になります。

会話のなかで理解しにくいことがある場合、コミュニケーションツールで情報を補足することで、お互いの認識のズレを防げるようになります。

また、テレワーク環境では、対面での会話が減るため、コミュニケーションツールを使ったやりとりが必要不可欠です。

さまざまなツールを活用して、コミュニケーションギャップを防ぐための工夫をおこないましょう。

コミュニケーションギャップはChatworkで改善

コミュニケーションギャップの原因は、お互いが認識していることのズレや、情報共有の方法に問題があることが原因です。

コミュニケーションギャップを放置しておくと、企業に不利益な結果を生むため、組織全体で改善に取り組みましょう。

ビジネスチャットである「Chatwork」は、メールよりも気軽にテキストベースで情報を伝達できるため、お互いの誤解を防ぐのに役立ちます。

また、Chatworkは引用機能も搭載しているため、過去のメッセージを引き合いに出しながら、新しい情報の追加も可能で誤解を防げます。

無料から利用できますので、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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