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メールの宛先間違いや漏れのお詫びの方法と防止策
目次
メールの宛先が漏れていたり間違ってしまった場合は、仕事への支障や情報漏洩などのトラブルに発展することもあります。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れのお詫びの手段やポイントを学ぶとともに、メールの宛先間違い・メールの宛先漏れが起こる原因や防止策について知っておきましょう。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れが起きる原因とは？
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れが起きてしまう原因は、主に人為的なミスによるものです。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れが起きてしまう原因について、具体的に見ていきましょう。
確認不足
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れに共通する原因は、確認不足です。
もし、アドレスを選ぶ際に宛先が間違っていたり漏れていたとしても、送信前に確認すればミスに気づくはずです。
送信前の確認が習慣になっていない場合、メールの宛先間違い・メールの宛先漏れのほかにも、誤字脱字やファイルの添付漏れなどのミスが起きやすくなってしまいます。
本文に宛名を書いていない
本文の冒頭に宛名を書いていないことも、メールの宛先間違い・メールの宛先漏れに共通する原因です。
メールでは、本文の冒頭に宛名を書くのがビジネスマナーとなっていますが、マナーとしての面だけでなく、宛名を書くことで、アドレスと宛名の不一致や漏れに気が付くことができます。
宛名を書く際にアドレスを確認するようにしておけば、メールの宛先間違い・メールの宛先漏れが起こりにくくなります。
メールアドレスが整理されていない
主にメールの宛先漏れの原因として、メールアドレスが整理されていないことが考えられます。
よくメールを送る人やチームごとにグループ分けをしたり、社外と社内でアドレス帳をわけることで、メールの宛先漏れを防ぐことができます。
また、アドレス帳の整理は、同姓の人に対する宛先間違いの対策としても有効的です。
宛先を打ち間違える
主にメールの宛先間違いの原因として、アドレスを直接入力し、打ち間違えるということが考えられます。
メールによっては、オートコンプリート機能といって、例えば「tana」と打つだけで「tanaka@･･･」などとアドレスの候補を表示する機能がついていることがあります。
このオートコンプリート機能を使い、アドレスを直接入力することで、同姓の人や名前が似ている人などを選択してしまい、メールの宛先間違いが起こることがあります。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れのお詫びの方法とポイント
メールの宛先間違いやメールの宛先漏れをしてしまった場合、早急にお詫びをする必要があります。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れのお詫びの方法とポイントについて見ていきましょう。
基本はメールでお詫びする
メールの宛先間違いや宛先漏れのお詫びをする際は、基本的にメールでお詫びをしましょう。
メール以外では、電話やビジネスチャット、SNSなどの手段がありますが、メールのミスをほかの手段を使ってお詫びをすると分かりにくくなることがあります。
基本はメールでお詫びを送り、お詫びメールには、どのメールが間違っていたか分かるような記載をしましょう。
重大な誤送信のお詫びは電話でおこなう
重大な誤送信や、削除依頼が必要になるような急を要するミスについては、電話でお詫びをしましょう。
例えば、社外秘のデータを誤って社外の人に送信してしまったときや、取引先に関する資料を別の取引先に送信してしまった場合などが考えられます。
このような重大なミスは早急に対応する必要があるため、電話でお詫びをし、必要に応じて削除依頼をするようにしましょう。
電話口で詳細な説明が難しい場合は、電話に加えてメールでお詫びをすることも有効的です。
気づいたらすぐにお詫びの連絡をする
ミスの大小に関係なく、ミスに気づいたら早急にお詫びの連絡を入れることが大切です。
すぐにお詫びの連絡をすることで、メールの宛先間違いや宛先漏れによる被害を最小限に抑えることができます。
また、お詫びが遅くなればなるほど、相手の不快感や不信感も募っていきます。
メールの宛先間違いや宛先漏れに気づいたら、すぐにお詫びの連絡をしましょう。
何のメールが間違っていたか明記する
お詫びを送る際には、何のメールが間違っていたのかを明記することが大切です。
例えば、「先ほどのメール」と言われても、相手はどのメールのことを指しているのかすぐに分かりません。
お詫びメールに該当メールを引用したり、いつ送った何のメールなどと具体的に記載することで、間違いのあったメールを相手に伝えることができます。
原因と対応策を伝える
お詫びメールには、ミスの原因と対応策を書かなければいけません。
なぜメールの宛先間違いや宛先漏れが起き、今後はどのような対策を取るのかは、相手に謝意を伝える上で重要です。
また、原因を書く際には、言い訳をせずに自分の間違いを素直に認めるようにしましょう。
複数人へのメールにミスがあったときは全員にお詫びする
複数人へのメールに宛先間違いや漏れがあった場合、全員にお詫びメールを送りましょう。
仮に間違いがあった人や宛先から漏れていた人だけにお詫びのメールを送った場合、受け取った人に「自分だけ宛先から漏れていたんだ・間違われていたんだ」と不快な思いをさせてしまう可能性があります。
全員にお詫びメールを送る際は、「宛先に不備があり」といった理由を書き、特定の人が不快にならないように気をつけましょう。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れを防ぐ方法
メールの宛先間違いや宛先漏れを防ぐ方法は、自力でできることとデジタルツールに頼る方法のふたつがあります。
メールの宛先間違いや宛先漏れを防ぐ方法について解説します。
本文に宛名を書くようにする
本文の冒頭に宛名を書くことを習慣づけるようにしましょう。
宛名を書く際には、アドレス欄と照らし合わせて漏れや間違いがないかを確認しながらおこなうと効果的です。
送信前の確認を徹底する
メール送信前の確認は徹底しておこないましょう。
メールの送信前には、宛先、本文の内容、誤字脱字に注意して確認するとメールのミスを減らすことができます。
メールの重要度に応じて、第三者に確認をしてもらうことも有効的です。
送信前に注意喚起をおこなう設定にする
メールの設定を変更し、送信前に注意喚起のポップが出るようにするのも効果的です。
忙しくて送信前の確認を忘れてしまったり、確認はしていてもつい間違いを見逃していたりすることは多々あります。
特に、重大なミスにつながりやすい社外へのメールや複数人へのメールに注意喚起をおこなう設定にするなど、必要に応じてデジタルツールの力を借りるようにしましょう。
ビジネスチャットに切り替える
メールのミスを防ぐために、ビジネスチャットに切り替えるのもひとつの手段です。
ビジネスチャットでは、メールと違って人やグループごとにトークルームが異なるため、宛先漏れや間違いが起こりにくくなります。
また、万が一ビジネスチャット上で誤送信してしまっても、送信後の編集や取消しができるため安心です。
メールの宛先間違い・メールの宛先漏れはChatworkで解決
メールの宛先間違いや宛先漏れは、人為的なミスによることがほとんどです。
送信前の確認や注意喚起の設定をすることで防ぐこともできますが、どうしても不注意で宛先間違いや宛先漏れが起きてしまうことはあります。
また、メールは送信後の取消しや編集ができないため、重大な誤送信が起きてしまうと、その後の対応が難しくなります。
そこで、メールの宛先間違いや宛先漏れを解決する手段としてビジネスチャットの「Chatwork」が効果的です。
Chatworkでは、人やグループごとにトークルームがあるため、宛先間違いや宛先漏れが起こりにくくなります。
また、1対1の個人チャットは、コンタクトを追加した人のみしかできないため、アドレスの打ち間違いのような「無関係の人にメッセージを送ってしまう」といった事態も防げます。
メールの宛先間違いや宛先漏れでお困りの方は、Chatworkの導入をご検討ください。
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