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長文メール・訂正メールのお詫びの書き方と長文・訂正メールの作成ポイント
目次
情報が多すぎてつい長文のメールになってしまったり、メールに間違いがあり訂正のメールを送らなければいけないシーンはビジネスでよくあります。
そのような長文メール・訂正メールを送る際には、お詫びを入れるのがビジネスマナーとなっています。
長文メール・訂正メールのお詫びのポイントや、メールが長文にならないための方法、訂正メールの手間を軽減する方法について見ていきましょう。
メールの長文はどのくらいから？
ビジネスメールでは、スクロールしないで読める程度の文章が適切といわれているので、スクロールを何度もしないと読み終わらないメールは、長文のメールとなってしまいます。
必要な情報が多かったり、相手から求められて長文になってしまうことはありますが、長文のメールになりやすい人は、無駄な情報がないか、冗長な表現になっていないかを見直す必要があります。
また、長文のメールは確認の手間や見落としにつながるので、不要な情報や無駄な表現で長文になっているようであれば改善が必要です。
訂正メールが必要な場合とは？
訂正メールとは、前に送ったメールの内容や添付したデータなどに誤りがあり、訂正が必要な場合に送るメールのことです。
ミスによって誤った情報を伝えることで、業務に支障をきたしたり、相手方との信頼関係が崩れたりする原因となるため、訂正メールを適切に送ることは非常に大切です。
また、訂正メールは、ミスに対するお詫びの側面もあるため、普段のメールよりも件名や内容に注意を払う必要があります。
メールが長文になった場合のお詫びのポイント
メールが長文になってしまった場合、件名や本文に長文であることのお詫びを入れる必要があります。
メールが長文になった場合のお詫びのポイントについて、具体的に見ていきましょう。
件名に長文であることを明記する
件名に長文メールであることを明記しましょう。
例えば、「〇〇の件について（長文で失礼します）」などと書き、一見して長文メールであると分かるようにします。
件名に長文である旨を記載しておけば、相手も読む前から長文であることを理解しているため、時間のあるときに読んだり、集中して読んでくれたりと対応の幅が広がります。
本文の冒頭に長文であることの断りを入れる
件名に加えて、本文の冒頭にも長文であることを書いておきましょう。
例えば、冒頭の挨拶の後に「長文メールとなり、申し訳ありません。お時間のあるときにお読みください。」などと書きます。
長文であることの断りを入れることで、相手にとって親切なビジネスメールになります。
送信前に内容を見直す
長文メールを送る際は、送信前の見直しを徹底するようにしましょう。
件名や冒頭で長文メールの断りを入れているとはいえ、無駄な情報や読みにくい箇所があるかもしれません。
また、長文になればなるほど誤字脱字のリスクは高まります。
送信前に必ず見直しをし、読みにくい部分はないか・削れる文章はないかなどを確認して、読みやすい文章に整えることが大切です。
メール以外の説明の場やフォローの機会を記載しておく
長文メールには、メール以外の説明の場やフォローの機会を記載すると親切です。
気をつけていても、長文メールは分かりにくい内容になっていることがあり、メールだけでは説明が不十分の場合もあります。
例えば、「ご不明な点があれば、〇日〇時以降にお電話で追加のご説明をいたします」「必要であれば、Web会議でのご説明も可能です」と記載するなど、メール以外の説明もできる旨を記載するといいでしょう。
メールの訂正が必要な場合のお詫びのポイント
誤送信や誤ったデータの送付などで訂正が必要な場合、早急にお詫びメールを送る必要があります。
また、お詫びメールは普段のメールよりも気をつけるべきポイントが増えます。
訂正メールのポイントについて見ていきましょう。
なるべく早急に送る
訂正が必要なことに気づいたらなるべくすぐにお詫びメールを送信しましょう。
お詫びメールが遅れると、誤った情報のまま仕事が進んでしまったり、情報漏洩が広がってしまうなどと被害が拡大してしまうかもしれません。
また、お詫びメールが遅くなればなるほど、相手方の不信感も増してしまいます。
お詫びメールは、ミスに気づいてから遅くとも24時間以内には送信しましょう。
件名で訂正メールだと分かるようにする
件名で訂正メールであることを明記しましょう。
例えば、「【訂正】〇月〇日のミーティング日時について」「【訂正のお詫び】〇〇の発注数について」などと記載すれば、訂正メールであることや、何に対する訂正なのかがすぐに分かります。
件名を分かりやすくすることで、ほかのメールに埋もれたり、メールが読まれなかったりすることを防げます。
訂正箇所を分かりやすくする
訂正メールでは、訂正箇所を分かりやすくすることも重要です。
誤ったメールを引用したり、「〇日に送信したメールの〇〇の内容が誤っていた」と書き、受け取った人がすぐに訂正箇所が分かるようにしましょう。
訂正以外の内容を書かない
訂正メールには、訂正以外の内容を書くべきではありません。
訂正メールに訂正以外の内容を書いてしまうと、謝意が伝わりにくくなったり、訂正の用件がぼやけてしまったりします。
ほかに用件があったとしても、訂正メール内には記載せず、あらためて別のメールを作成するのが望ましいでしょう。
メールが長文にならないための方法
長文メールは、情報が分かりにくくなったり、相手にすぐに読んでもらいにくいなどのデメリットがあります。
メールが長文にならないための方法について解説します。
記号や箇条書きを使う
長文にならないためには、記号や箇条書きを効果的に使って見やすくすることが効果的です。
例えば、「このサービスのメリットは、〜と、〜と、〜です。」と書くと、長文になってしまい、分かりにくい文章になってしまいます。
このような場合、以下のように書くと効果的です。
このサービスのメリットは、以下のとおりです。
- 〜
- 〜
- 〜
また、見出しに "【】" や "■" などの記号を使って、視覚的に見やすくすることで、必要以上に長文になることを防げます。
用件を冒頭でまとめる
長文を防ぐには、冒頭で用件を端的に伝えることも効果的です。
例えば、
「本日、お伝えしたいことが3つございます。
- 〇〇の打ち合わせ日程の変更について
- 〇〇のお見積りについて
- 〇〇のサービスのご案内について」
などと書き、何のメールかを冒頭で表しておくと読み進めやすくなります。
ほかのコミュニケーションツールを活用する
長文メールを防ぐために、メール以外のコミュニケーションツールを活用することもできます。
例えば、ビジネスチャットは複数回のやりとりに向いているため、端的に内容をまとめて送信し、相手が不明点があれば質問をするといった方法で、長文の連絡を防ぐことができます。
また、メールだとどうしても長文になってしまうような詳細な説明は、電話やビデオ通話を組み合わせるなどして、メール以外の説明の場を設けることも効果的です。
メールの訂正連絡の手間を軽減する方法
メールの訂正連絡の手間を軽減するためには、そもそも訂正メールを送らないようにする工夫が必要です。
また、コミュニケーションツールをビジネスチャットに切り替えれば、訂正が必要になったときに、元のメッセージを編集したり取り消したりすることが可能になります。
送信前の確認を徹底する
訂正メールを送らなくて済むように、送信前の確認を徹底するようにしましょう。
送信前の確認を徹底することで、誤字脱字や誤った情報の記載がなくなり、訂正メールを送るシーンが減らせます。
メールの重要度によっては、上司や同僚などの第三者に確認してもらい、誤送信を防いだり、Ccに上司を入れるなどして、万が一誤りがあったときにすぐに気づける体制を作りましょう。
誤送信対策のシステムを導入する
デジタルツールを活用して、誤送信を減らす取り組みをおこなうことも効果的です。
誤送信対策システムを導入すれば、送信前に注意喚起のポップが出たり、一定時間は送信が保留にできたりします。
送信前の確認などの工夫も必要ですが、それだけではすべてのミスを防ぐことは難しいです。
デジタルツールの力を借りて、メールのミスを防ぐ取り組みをおこないましょう。
ビジネスチャットに切り替える
訂正メールの手間を減らすには、ビジネスチャットに切り替えることも有効な手段です。
ビジネスチャットは、人やグループごとにトークルームが異なるため、宛先間違いや宛先漏れが起きにくく、万が一誤りがあった場合も、送信後の取消しや編集が可能です。
ビジネスチャットに切り替えることで、メールのミスを減らすことと、訂正メールの手間を減らすことの両方が叶います。
長文メールの防止や訂正メールの削減にChatwork
仕事の連絡をスムーズにおこなうためには、なるべく長文メールや訂正メールは避けたいところです。
必要にせまられて長文メールを送る際には、件名や文章の書き方に注意を払ってメールを作成しましょう。
また、訂正メールも普段のメールよりも送信のタイミングや件名などに注意を払う必要があります。
手間のかかる長文メールや訂正メールの削減には、ビジネスチャットの「Chatwork」が効果的です。
Chatworkでは、罫線や囲み枠などの装飾が可能で、視覚的に見やすいメッセージを送るのに向いています。
また、万が一誤ったメッセージを送ってしまっても、送信後の編集や取消しが可能です。
長文メールの防止や訂正メールの削減の手段として、Chatworkの導入をご検討ください。
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