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商談メールとは？商談メールを送るタイミングと適切な書き方
目次
社会情勢や時代の変化により、従来の飛び込み営業や電話によるテレアポから、メールで営業をおこない、商談へと持ち込む手法に移行する企業が増えています。
しかし、商談メールは従来の営業手法よりも手軽にできる反面、文字でやりとりをするため、マナーのある読みやすい文章を送らなければ、相手の興味を引くことができません。
商談メールでを送るタイミングや適切な書き方を把握して、契約につながるステップとなるように心がけましょう。
商談メールとは
商談メールとは、自社のサービスや商品の利用を提案するときに送るメールのことです。
商談メールでは、相手との距離感や状況に応じて読みやすい文字数や情報量に調整し、「ぜひ利用したい」と思われる文章を書く必要があります。
商談メールの多な構成は以下のとおりです。
- 件名
- 宛名
- 挨拶と自己紹介
- メールを送った理由や目的
- 商談の提案
- 結びの挨拶
- 問い合わせ先と署名
相手が必要としているポイントを、的確に把握して迅速に対応するために、スムーズなコミュニケーションと情報共有が求められるため、通常のビジネスメール以上に慎重に送りましょう。
商談メールを送るタイミングと文例
商談メールは、相手のニーズや改善すべき状況に応じて書きわけることが重要です。
しかし、ある程度の形式があるとメール作成にかかる時間を短くすることができます。
状況別に商談メールの文例を見ていきましょう。
資料請求や問い合わせを受けた場合
多くの商品やサービスの中から、自社に興味を持ち、資料請求や問い合わせという行動を起こしてくれたことは大きなチャンスです。
せっかく訪れたチャンスを取りこぼさず、次のアクションへつなげるためにも、迅速にメールを送り、なるべく早く商談へとつなげましょう。
このたびは、弊社サービス「〇〇」に資料請求いただき、誠にありがとうございます。
〇〇株式会社カスタマーサービス担当の〇〇と申します。
早速ではございますが、ご要望の資料を添付ファイルにてお送りいたしますので、ぜひご一読ください。
また、差し支えなければ資料をもとに活用事例とあわせて、貴社のご希望に添えるプランをご提案できればと思っております。
ご都合のよいお時間をお知らせいただければ、ご挨拶も兼ねて一度お話させていただければと存じます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討どうぞよろしくお願いいたします。
過去に取引のある相手から打診を受けた場合
過去に取引の実績がある相手へのメールは、お互いの関係性をある程度把握していることもあり、比較的スムーズに商談メールのやりとりをすることができるでしょう。
しかし、新規でやりとりをする相手と同様に、丁寧でマナーを守った商談メールを送りましょう。
先日の電話では、貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。
お話の中でお伺いしました、貴社の〇〇の部分に課題を感じているという点について、弊社が提供する△△のサービスであれば、解決のお手伝いができるのではと思い、ご連絡いたしました。
もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいと考えております。
直近でしたら、下記の日程でご提案が可能ですがいかがでしょうか。
- ◯月◯日（◯）◯時
- ◯月◯日（◯）◯時
- ◯月◯日（◯）◯時
詳細は、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
場所の希望は特にございませんが、貴社にお伺いできればと思っております。
上記の日程でご都合がつかなければ、お気軽にお申しつけください。
何とぞよろしくお願い申し上げます。
取引のない相手に商談のアポをとる場合
過去に取引がなく初めてコンタクトをとる相手の場合、まずは不信感を取り除き、安心してやりとりができると思ってもらうことが先決です。
相手の信頼を得るために、どのような会社で何のためにメールを送ったのかをメールの冒頭に明記します。
続いて簡単な挨拶と自己紹介のあとに、事業内容やサービスの説明を簡潔にまとめます。
長々とした文章は、相手に読んでもらえない可能性もあるので、相手に「詳しく話をする機会を設けてほしい」ということが、しっかりと伝わる文章にすることがポイントです。
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇営業部の〇〇と申します。
貴社のwebサイトを拝見し、業務効率化のお役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。
弊社は〇〇業界を対象として、〇〇の商品の開発から製造、販売をおこなうメーカーでございます。
つきましては、〇〇業界を担う貴社とぜひお取引願いたいと存じます。
弊社の取り扱い商品概要などを添付しておりますので、もし興味を持たれましたら、ぜひ一度お打ち合わせのお時間をいただければ幸いでございます。
下記の日程でご都合はいかがでしょうか。
- ◯月◯日（◯）◯時
- ◯月◯日（◯）◯時
- ◯月◯日（◯）◯時
ご都合が合わないようでしたら、お気軽にお申しつけください。
商談メールの適切な書き方
商談メールの適切な書き方を確認していきましょう。
商談メールの書き方のコツを押さえてメールを作成することで、実際の商談へとスムーズにつなげることができるでしょう。
一目見て内容がわかる件名にする
商談メールでは、開封されるために魅力的な件名をつけたいところですが、あまりに胡散臭い件名は迷惑メールだと思われてしまいます。
また、「～の件」「ご提案」だけでは何のメールかわかりにくいため、「ご訪問日程のお伺い【株式会社〇〇】」や「新商品【〇〇】のご提案」としましょう。
宛名はコピー&ペーストでする
宛名を記載する際、会社名や名前、漢字の旧字体を間違えることは、言いわけできない初歩的なミスです。
そこで、宛名は手入力よりもコピー&ペーストを使うほうが安全です。
また、コピー＆ペーストをしたあとには、必ず敬称をつけることを忘れないようにしましょう。
なお、商談メールを送る相手が複数人の場合は、「山田様、佐藤様」と連名で全員分を記載し、記述する人数は縦書きで3人程度、横書きでは5人程度までにしておきましょう。
これ以上の人数になる場合は、「〇〇部各位」とするのがベストです。
冒頭でご縁に対する感謝のひと言を
問い合わせを受けた相手に商談メールを送る場合、メールの冒頭ではご縁をいただいたことや、自社に興味を持ってくれたことに対する感謝の言葉から始めましょう。
メールの第一印象で相手を思いやる一文を入れることで、こちらから一方的に商談の依頼をしている印象が薄らぎます。
ただし、へりくだった表現を重ねすぎて、本来の用件にたどりつくまでに、じれったさを感じさせてしまわないよう気をつけましょう。
提案やアピールはシンプルに
商談メールの本文を作成する際、商品やサービスをアピールしたい気持ちから、文字数が増えてしまうことに注意しましょう。
メール全体をパッと見たときに、文字量が多すぎると、読む気すら起こらないという人も少なくありません。
「この商品にはこんなメリットがある。だからこれをしてほしい」、といういうことが明確に相手に伝わる商談メールに仕上げましょう。
添付ファイルの概要を記載する
商談メールにファイルを添付する場合は、ファイルを開かなくても大まかな内容が把握できるように簡潔に記載しておくと、親切で好印象です。
また、インストール先のフォルダ内で判別しやすいよう、【添付ファイル：新商品「〇〇」概要.txt】のようにファイル名も記載しておきます。
さらに相手が希望する場合は、サンプルや体験版を送付、またはインストールできるようにしておくと商談に効果的です。
アポの日程調整は複数の候補日を提案する
実際に商談のアポがとれる場合は、自分から複数の候補日を提案しましょう。
ただし、商談のための資料や見積書の作成、同席者の日程調整など準備のために時間を要します。
万全の体制で商談当日を迎えるためにも、直近の日程は避けましょう。
効率的な商談にはメール以外の手段も必要
商談が進んでいくうちに、売り込みたい商品やサービスの画像や動画、見積書などが必要とされてきます。
それらをメールに添付する際、データが大きすぎる、セキュリティ面に不安があるなど、メールのやりとりがしづらいと感じる場面も少なくありません。
商談をする担当者とのやりとりがスムーズにいかないことは、契約に対してネガティブな感覚をもたらします。
また、商談のやりとりを振り返りたいときにも、その都度受信ボックスから目的のメールを探して開封する、という効率の悪い作業を繰り返さなければいけません。
商談のように、資料を共有しながらやりとりをするという効率化が求められる場面では、メール以外の手段も必要なのかもしれません。
商談はメール以外にもChatworkを活用しよう
ビジネスチャット「Chatwork」は、スマートフォンやPCなど多様なツールに対応しているため、出張先やリモートワーク環境においても、スムーズな商談をおこなうことが可能です。
Chatworkの音声通話やビデオ通話を活用すれば、資料を共有しながらコミュニケーションがとれるので、相手の会社を訪問しなくても対面しているときと同じように話すことができます。
データサイズが大きい動画や情報漏えいが気になる資料も、Chatworkを利用すればストレスなく共有することができるので、商談がスムーズに進められるでしょう。
商談をする際は、業務効率化と円滑なコミュニケーションが実現できるChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
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