メール返信が遅いリスクとは?メール返信が遅いことのビジネスへの影響

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目次

ビジネスのメール返信が遅れてしまい、改善されないまま放置されると、取引先や顧客からの印象が悪くなるリスクを抱えます。

気づかないうちに仕事の評価や会社の評判を下げないためにも、できる限りメールの返信を早くすることを心がけることが大切です。

また、仕事全体の流れをスムーズに進めるためにも、どのような特徴があるとメール返信が遅い人に当てはまるのか確認しましょう。

ビジネスのメール返信が遅いときの影響と改善策を解説します。

メール返信が遅いとなるのはどれぐらいから?

ビジネスのメール返信が遅いとされるのは、基本的に受診から24時間以上過ぎた場合です。

とくに、スケジュールの調整や納期に関する期日が迫っているときなど、仕事の進行に関わる業務連絡が遅れると、関わる人たち全体の作業がストップするため、気づいたタイミングでメールは返信しておくことが求められます。

また、メールの内容や仕事の価値観によっては、数時間以上返信がこないと「待たされている」という感覚や不満が強くなる場合もあり、相手との関係性が悪化するリスクを抱えるでしょう。

メールの返信が求められるときで時間が必要なときは、指定の日時までに回答する旨とお詫びの言葉をひとまず先にメールで伝えておきます。

メール返信が遅いと受け取られないためには、1日以上放置する前に返信するように心がけておき、気づいたタイミングですぐに返信しておく姿勢を意識しましょう。

ビジネスのメール返信が遅い人の特徴

メール返信の優先順位を考えなかったり、返信に手間をかけたりする状況が発生するときは、スムーズに業務連絡ができなくなります。

ビジネスのメール返信が遅い人の特徴を見ていきましょう。

優先順位に合わせて返信ができていない

スケジュールの予定調整や納品に関する修正など、仕事の進捗に関わる重要度の高いメールは気づいたタイミングで即レスを心がけないと、業務連絡の流れが止まりがちになります。

たとえば、社内の回覧や急がないメール返信を先にしてしまい、緊急度の高いメールを放置すると作業の進行が止まってしまうのです。

内容に合わせて優先順位を考えた返信ができていない状態は、ビジネスのメール返信が遅い人の特徴につながります。

返信を後回しにして忘れる

メールの中身を確認後、返信せずに別の作業に取りかかると、うっかり返信を忘れてしまう場合があります。

とくに、一日に届くメールの件数が多いときは、内容確認後に開封したままだとメールボックスに埋もれてしまう可能性が考えられるのです。

ビジネスのメール返信が遅い人の特徴として、メール開封後に返信をせず、後回しにしたまま忘れる点があげられます。

文面にこだわりすぎてしまう

メール返信の文面に時間をかけすぎると、本題の仕事がとどこおる懸念があげられます。

相手の立場になって配慮して伝える姿勢は大切ですが、時短ができないと業務連絡の効率化にメールを使う意義を失ってしまうのです。

文面にこだわりすぎてしまい、スムーズなレスポンスから遠ざかる状況は、ビジネスのメール返信が遅い人の特徴といえます。

適切な業務連絡の手段を取り入れていない

メールは対面せずにコミュニケーションができる手段に便利ですが、職場の連絡手段に適切でない場合があります。

たとえば、取引先とやりとりの件数が多いときは、メールボックスの中身を見落としたり、返信に時間がかかって作業効率化が図れなかったりするかもしれません。

ビジネスのメール返信が遅い人の特徴には、仕事内容に合った連絡手段を会社側が提供できていない可能性が考えられるため、あらためて連絡手段を再検討し直すことが大切です。

ビジネスのメール返信が遅いことの悪影響

メールの返信が遅いとお互いの時間を奪ってしまい、相手に悪い印象を与える要因につながります。

ビジネスのメール返信が遅いことの悪影響を見ていきましょう。

取引先や顧客から信用を失う

作業の進行やスケジュールに関わる内容は、返信が早いほど全体の流れが止まらずスムーズな納品やサービスの提供につながります。

連絡が返ってこない時間が長いほど、相手に対して不誠実な対応で悪い印象を与える原因になるのです。

ビジネスのメール返信が遅い悪影響には、今後の契約や取引がなくなる可能性が考えられるなど、取引先や顧客からの信用を失うことがあげられます。

仕事ができない人と思われる

仕事は協力し合って商品やサービスを提供している場合が多いため、業務連絡の対応が遅れると連携体制が崩れてしまいます。

メール返信が遅い状況が続くと「仕事ができない人」と、無責任に思われてしまい、コミュニケーションが円滑に進まなくなるかもしれません。

ビジネスのメール返信が遅いと、仕事の処理スキルがない誤解を受ける悪影響が考えられます。

作業が非効率になる

仕事のメールで確認や質問に対するレスポンスが遅れると、お互いに作業の進行が止まってしまいます。

締切のスケジュールが押されてしまったり、残業時間が増えてしまったりするなど、仕事に負担がかかる状況が増えるのです。

ビジネスのメール返信が遅い悪影響には、作業全体の非効率化につながる懸念があげられます。

連絡の二度手間が発生する

メールの連絡が遅いままの状態を放置すると、電話で再度確認の連絡を入れる手間がかかります。

お互いの時間を奪う原因につながるだけでなく、コミュニケーションコストがかかってしまい、仕事の集中力が奪われるデメリットがあるでしょう。

連絡の二度手間が増えてしまい、仕事に無駄な工程が増えてしまうこともビジネスのメール返信が遅い悪影響にあげられます。

ビジネスのメール返信が遅いことの改善策

業務連絡の流れを止めないためにも、タイミングや状況を見ながら情報共有が早くなる工夫や手段を活用しましょう。

ビジネスのメール返信が遅いときの改善策を解説します。

様子を見て催促メールを送る

メールの内容に合わせて重要度が高いときは、数日後に再度メールを送りましょう。

相手の立場を考えるためにもすぐに返信を要求せず、メールの文面は丁寧な対応を心がけるとコミュニケーション不足のトラブルを回避できます。

ビジネスのメール返信が遅いときの改善策として、相手の状況や様子を伺いながら催促メールで確認の連絡を入れましょう。

急ぎのときは電話をかける

締切の直前や緊急度が高い内容は、メールでなく電話で再度連絡を入れましょう。

できる限り営業時間内に電話するように気をつけながら、丁寧な伝え方で失礼にならない対応を意識します。

確実に相手と話す機会につながり、何度もメールで連絡する手間が省けるため、ビジネスのメール返信が遅いときの改善策にできるのです。

返信しやすい文面で工夫する

メールのコミュニケーションコストを減らすためにも、文面は箇条書きや番号を振って読みやすい内容で送りましょう。

たとえば、質問するときは番号を振って1・2番のどちらが正解なのか聞く形にすると、相手が返信にかかる負担を削減できてレスポンスの流れが時短できるかもしれません。

メール返信が遅いときの改善策には、返信しやすい文面でわかりやすく送る工夫を取り入れてみてください。

ビジネスチャットで連絡する

メールに代わる連絡手段として、レスポンスが効率化できるビジネスチャットを使う方法が効果的です。

  • メールボックスのように返信内容が埋もれない
  • 定型文やあいさつ文を最小限にできて時短につながる
  • 通知機能で連絡に気づくまでの流れが早い

ビジネスチャットは、個別からグループチャットまで作成できてチャット式で確実に連絡が届き、メールよりもコミュニケーションを円滑にしてくれるところがメリットです。

取引先や社内での業務連絡の件数が多いときは、メールに代わる連絡手段にビジネスチャットの導入をご検討ください。

ビジネスのメール返信が遅いの改善策にChatwork

仕事の業務連絡が遅れてしまうと、連絡の二度手間や作業の非効率化だけでなく、取引先や顧客から仕事ができないと認識されて信用を失いかねません。

全体の流れを止めないためにも、催促メールや返信がしやすい文面で送る工夫を取り入れましょう。

メールの連絡にこだわらなくても構わないので、急ぎのときは電話をかけるなど、ほかの連絡手段もご活用ください。

メールの代わりになる連絡手段には、ビジネスチャット「Chatwork」を使ってレスポンスの確実性を高める方法も効果的です。

ビジネスのメール返信が遅い状態の改善策には、コミュニケーションコストの削減や作業効率化に役立つChatworkの利用をご検討ください。


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