社内の情報共有を効率よくする方法と活用できるツールを解説

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目次

社内の情報共有は作業を円滑に進める上で欠かせないもので、情報の流れをスムーズにするには、コミュニケーション活性化が重要になります。

社内の情報共有が不足する状態を放置すると仕事に支障が出てしまうため、コミュニケーション活性化に役立つツールを上手に使いましょう。

社内の情報交換や共有の機会が減ってしまうと、どのような問題点が発生しやすいのでしょうか。

情報共有が社内に必要な理由や適切な情報共有の流れを作る方法を解説します。

情報共有が社内に必要な理由

仕事の流れを止めずに働きやすい環境をつくるためにも、日ごろから仲間同士の情報共有を欠かさないことが大切です。

情報共有が社内に必要な理由を見ていきましょう。

信頼関係が築けてチームワークが活性化する

気軽に報連相が伝えやすい職場では、お互いに信頼関係が築けて協力し合える体制が整います。

仕事の意思疎通や連携が取りやすくなるため、ミスやトラブルの対応が早くなって仕事の流れを止めずに作業を進めやすいメリットがあるでしょう。

情報共有が社内に必要な理由には、仕事仲間への信頼やチームワークが活性化できて、人間関係にストレスを感じる機会が少なくなることがあげられます。

作業効率化につながる

情報共有の流れがスムーズになると、仕事の進捗報告や報連相が円滑に進んで作業効率化が図れます。

お互いの仕事状況や作業の進め方が把握できるため、仕事のスケジュール調整やミスの対応が必要なときも、最小限の労力で対応が可能です。

情報共有が社内に必要な理由には、仕事の連絡や報告を適切に伝える環境が整うことで、作業効率化を図る意図があげられます。

業務の課題や問題を解消できる

仕事の情報共有や意見交換が活性化すると、社内で抱えがちな課題や問題を解消する機会が生まれやすくなります。

また、コミュニケーションの機会が増えることで、部下から上司に仕事の進め方や人間関係の悩みを相談する機会をつくりやすくなるメリットもあるでしょう。

どのような課題や問題が社内にあるのかを把握できると、解決に向けて改善策を検討できる点でも、情報共有が必要な理由にあげられます。

社内の情報共有が不足する問題点

仕事は単独で作業効率化を進める形でなく、部署全体の生産性をあげるためにも、コミュニケーションを通して情報共有することが大切です。

社内の情報共有が不足する問題点を見ていきましょう。

コミュニケーション不足で社内の雰囲気が悪くなる

仕事は仲間同士で協力して進める必要があるため、気軽に情報共有ができる環境でないとコミュニケーション不足で意思疎通が難しくなります。

職場で会話や雑談の機会が少なかったり、上司の態度が高圧的だったりすると、仕事に関わる会話が言葉不足で、相手に正確な内容が伝わらない弊害が生まれやすくなるでしょう。

意見交換がスムーズに進まないと、情報共有がうまくいかないストレスを感じてしまい、社内の情報共有が不足する問題点が起きる要因になります。

ミスやトラブルが起きやすくなる

進捗報告や報連相の機会が不足すると、仕事のミスやトラブルが起きる前に相談する機会を失います。

作業全体の流れがストップする原因につながるため、問題が起きる度に仕事の対応に追われて作業の時間を失いやすくなるでしょう。

社内の情報共有が不足する問題点には、コミュニケーション不足から情報共有が活性化できずに、ミスやトラブルが起きやすいことがあげられます。

仕事のノウハウが共有できない

情報共有が進めやすい職場環境や業務体制、ツールが整っていないと、仕事のノウハウが共有できずに生産性がアップできない要因につながります。

時間をかけて取り組んできた仕事には、関わった本人にしかわからない体験や仕事を効率化できる方法があるはずです。

スムーズに情報共有できる体制が整っていないと、マニュアル作成や部署で共有する機会を失い、仕事の効率化に役立つノウハウが広まらないことも、社内の情報共有が不足する問題点にあげられます。

適切な情報共有を社内でするためのポイント

情報共有をスムーズに進めるには、日ごろから職場の環境づくりを意識してコミュニケーション不足の解消に働きかける必要があります。

「情報共有が会社のためになる」という考え方を育てるためにも、横のつながりを意識しながら、仕事の進め方や改善案の意見交換、雑談の機会を設けるなど、日ごろからお互いに建設的に話し合える関係性をつくりましょう。

適切な情報共有の機会を社内で活性化させるためにも、まずは土台になる職場の環境づくりや交流をポイントに意識しながら働きかけてみてください。

社内の情報共有に便利な方法やツール

仕事のコミュニケーションを活性化できる便利なツールをうまく使えば、社内の意見交換や意思疎通をスムーズに進める方法に利用できます。

社内の情報共有に便利な方法やツールの詳細を見ていきましょう。

メールや電話

多くの会社で取り入れられている情報共有の手段で、対面で会わずにコミュニケーションが取れる便利な方法です。

仕事の進め方で気になるポイントがあるときに確認の連絡を入れたり、仕事のスケジュール調整や報連相を伝えたりするときに活用できます。

電話は緊急時や素早い確認が必要なときに使い、メールは簡単な内容や文面のほうが伝えやすい内容に使うなど、社内の情報共有に便利なツールとして使いわけて活用しましょう。

FAX

機密性の高い情報を紙媒体で送信したいときに便利なFAXは、社内の業務連絡の手段として活用できます。

最近ではインターネットから簡単に送信ができるインターネットFAXを使う方法もあるため、データ化して送信したいときに便利です。

FAXは社内の情報共有に使える便利な方法やツールとして、離れた部署同士でやりとりを進めるときの連絡手段に使えます。

回覧板をまわす

各部署の社員に対して確実に内容を確認してほしいときは、回覧板をまわして情報共有する方法がおすすめです。

仕事に関連する情報だけでなく、社員に知っておいてほしい報告などの情報を回覧にまとめておき、各自のサインやハンコをもらいながら目を通してもらいます。

回覧板は社内の情報共有に使える便利な方法として、仕事の合間や休憩時間に自由なタイミングで確認しやすいところがメリットです。

社内掲示板を設置する

社内広報や仕事関連の情報を伝えるときは、部署やオフィスごとに社内掲示板をつくって掲載する方法があります。

電子版タイプで設置できるものや掲示板ボードに掲載する方法、オンライン上で社内掲示板のツールを活用するなど、設置の種類はさまざまな方法で対応可能です。

社内掲示板は休憩時間に思いついたタイミングで自由に見れるため、社内の情報共有に便利なツールとして活用できます。

ビジネスチャットを使う

社内の業務連絡でコミュニケーション活性化に利用できるビジネスチャットを使う方法もあります。

  • 進捗報告がタスク管理やチャット機能で便利に報告できる
  • 仕事の報連相、ミスやトラブルの相談がしやすい
  • 仕事用の資料をデータ送信しやすい

ビジネスチャットには、情報共有や意見交換が活性化しやすいメリットがあげられます。

社内の情報共有に便利なツールとして、社内のコミュニケーションの流れを活性化したいときは、ビジネスチャットの導入をご検討ください。

社内の情報共有が活性化できるツールにChatwork

信頼関係の構築やチームワークが活性化できると、作業効率化や業務の課題を解消できるようになることが、情報共有が社内に必要な理由にあげられます。

情報共有を適切にする方法には、メールや電話、FAXや回覧板、社内掲示板の設置を取りあげました。

社内の情報共有の活性化には、ビジネスチャット「Chatwork」を使う方法がおすすめです。

コミュニケーションの活性化を助けるチャットを始め、タスク管理やデータの送受信ができる機能が充実しており、作業効率化を図る意味でもChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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