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ミス報告のメールが必要になるケースとミス報告メールの適切な書き方
目次
ビジネスパーソンにとって、マイナス評価となるミスの報告は避けてとおりたいものです。
ミスをしてしまった際は落ち込むよりも前に、迅速で適切な報告や対応をすることが先決です。
起こしてしまったミスを報告する際に、メールでミス報告を済ますことはビジネスマナーにふさわしくないとされています。
しかし、今後の対応を迅速におこなうためには、状況によってはメールでミスを報告し、謝罪するというケースもあります。
ミス報告をメールでする必要性がある場合やミス報告メールを送る際の注意点について解説します。
ミス報告メールとは
ミス報告メールとは、何らかのミスが起こった際に謝罪やミスの内容を報告するメールのことをいいます。
ミス報告メールは以下のような構成で作成します。
- ミスが起こった事実
- お詫びの言葉
- ミスの内容と原因
- ミスへの対処法と現状報告
- 再度お詫びの言葉
- 結びの挨拶
ミス報告メールでは、ミスが起こった事実とミスの内容、原因や今後の対応策を記述します。
メールを送る時点でミスが起こった原因や今後の対応策が不明であれば、「現在調査中です」「現在協議中です」などの事後報告という形でもよいでしょう。
ミス報告メールでは、まずはミスが起こった事実を報告することが大切です。
ミス報告をメールでする必要性がある場合
ミスを報告する際、複数の連絡手段のなかでもメールを使う必要性があるのは、どのような場合なのでしょうか。
ミス報告メールを送る必要性がるシーンを見ていきましょう。
事情により電話や対面でミス報告ができない場合
緊急性の高いミス報告では、迅速な対応が求められるため、対面や電話など口頭で報告をしなければいけません。
しかし、すぐに対面できない場合や電話がつながらない場合は、まずはメールで謝罪と現状報告、今後の対応策を伝えましょう。
メールはビジネスにおけるコミュニケーションツールのメインであるため、相手の目にも触れやすいです。その際は、優先的に相手にメールを読んでもらえるよう、件名に【重要】【要確認】などをつけましょう。
ミス報告をする相手が複数人の場合
メールは、1回の送信で多くの人に用件を伝えられるというメリットがあります。
そのメリットを活かし、複数人にミス報告をする際はメールを利用しましょう。
ミスの内容がほかに知られてはいけない可能性もあるので、宛先ミスやBccとCcの間違いによるアドレス流出など、メールの誤送信には十分に注意しましょう。
グラフや図などのデータを添付する場合
グラフや図、動画などのミスを説明する際には、文字や口頭では表現しづらいため、データを添付したメールでミス報告をする必要があります。
メールにデータを添付する場合は、件名に「添付資料あり」とつける、もしくは本文中で「添付データをご覧ください」と記述し、受け取った相手が添付データに気づきやすいように配慮しましょう。
しかし、添付するデータが機密情報である場合、取り扱いは慎重におこないましょう。
口頭では聞き間違いを起こす恐れがある場合
詳しい数字の報告や同音異字を含む内容など、口頭ではなく文字のほうがわかりやすい場合は、メールでのミス報告が必要です。
ミスの内容を伝える際に、メモをとる必要があるほどの細かい数字を口頭で伝えることは聞き間違いのもととなり、さらなるミスを呼んでしまいます。
また、同じ読み方をする漢字は文字で説明をするほうが伝わりやすいでしょう。
ミス報告メールの書き方
心理的にミス報告はしづらいものですが、ミスによる被害を最小限におさえるために、ミスの内容を適切な書き方で報告する必要があります。
ミス報告メールの書き方について見ていきましょう。
件名にミスの内容を入れて明確に
ミス報告のメールでは、「納品間違いのご報告」「宛先間違いのお詫び」のように、件名にミスの内容を入れます。
件名にミスの内容を簡潔に記述することで、相手はわざわざメールを開封しなくても、ミスの報告メールだと判断することができます。
なお、取引先や顧客など社外の相手にミス報告メールを送る場合は、「〇〇のお詫び」を件名に使いましょう。
ミスの詳細をわかりやすく明記する
ミス報告メールでは、ミスの内容を正確にわかりやすく明記します。
本文では、ミスを起こしてしまったという結論を始めに述べ、続いて原因や対応策をあとに記述していきましょう。
この際に、5W1Hを使うことで具体的に説明することができます。
また、箇条書きや「（誤）→（正）」などを使い、相手が読みやすいように配慮することも大切です。
報告をする相手は、ミス報告メールで知った情報をもとに、迅速に判断や決定をしなければなりません。
そのためにも、まず結論や必要な情報を伝えることが先決となるのです。
ミス報告メールでは、メールを送る側と受ける側の双方にとって無駄が発生しないように心がけましょう。
丁寧に謝罪する
ミスの大小に関わらず、必ずお詫びの言葉を記述しましょう。
メールでは、対面や電話と異なりニュアンスが伝わりにくいので、お詫びの気持ちを伝えるには丁寧な文章で謝罪する必要があります。
なお、ミスの度合いによって、お詫びの言葉の使い分けができるようにしておきましょう。
軽度のミスであれば「申し訳ございませんでした」、重度のミスではなるべく口頭で謝罪したのちに、再度メール内で「謹んでお詫び申し上げます」と記述します。
お詫びの言葉は、同じフレーズを何度も繰り返すと稚拙な表現となるため、お詫びの程度を揃えつつ、違うフレーズを用いるようにしましょう。
再発防止策を提示する
今後も取引を続けていけるか、または仕事を任せられるかは、いかに再発防止を意識しているかによって変わります。
再発防止策は、上司に指示やアドバイスを受ける、チーム内で共有するなど自分1人で完結させることのないようにしましょう。
再発防止策を記述する際は、専門用語を用いず、具体的に何をどうするのかを相手にわかりやすく伝えましょう。
ミス報告メールを送るときの注意点
内容がミスについての報告になるので、いつもより注意してメールを送る必要があります。
ミス報告メールを送るときの注意点について、詳しく見ていきましょう。
重大なミスは電話で報告する
重大なミスを起こしてしまった、ミスによる被害が拡大するスピードが速いと判断される場合には、メールではなく電話や対面などでミスが起こった事実を報告します。
電話で伝える際は、ミスが起こってしまった事実と現状を伝え、そのあとにミスの詳細や今後の対応策を伝えましょう。
電話かメールの判断が自分では難しい、また、冷静に行動できないと感じるのであれば上司に指示を仰ぎましょう。
言い訳をしない
ミスをしてしまった場合、当然周囲からの評価は下がってしまいます。
しかし、やむを得ない状況であったとしても言い訳をすることは、さらにマイナス評価を与えられてしまいます。
ミスの詳細をしっかりと伝えることができれば、原因が自分の確認ミスなのか、または、やむを得ない原因で発生したミスであるのかは、上司や取引先も判断できることでしょう。
事実と意見は違うことを認識したうえで、メールでは言い訳を記述せず、ミスに対して真摯に向き合っていることを伝えましょう。
正確に報告する
ミス報告メールでは、事実を正確に報告しなければいけません。
心理的にあまりオープンにしたくないからと、都合のいいように事実をねじ曲げたり、肝心な部分を隠ぺいしたりすると、のちに明るみに出たときに周囲を混乱させてしまう恐れもあります。
その際、自分への信用は社外や社内を問わずガタ落ちになり、上司や会社にまで被害が及んでしまうかもしれません。
仕事で何かあったときに、最後に責任をとるのは上司だということを頭に置き、必ず正確に報告しましょう。
ミス報告メールの文例：社内向け
社内に向けてミス報告メールを送る際の文例を見ていきましょう。
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
〇〇の納品でスケジュール確認ミスをしてしまい、納期日に間に合いませんでした。
大変申し訳ございません。
〇〇株式会社のご担当者様からのお電話により、私の納期日の確認ミスであることが発覚いたしました。
私の不注意により関係者の皆さまにご迷惑をおかけしてしまったことを猛省しております。
製品は大至急発送をかけており、明日の午前中には〇〇株式会社に到着いたします。
製品が納品されましたら、あらためてご報告いたします。
納期遅れの詳細は下記のとおりです。
- 製品名：〇〇
- 納品番号：111-1111
- 納品先：〇〇株式会社
- 納品日：〇月〇日
【納品予定日】〇月〇日午前中
なお、納品先の〇〇株式会社ご担当〇〇様には、明日の午前中に製品が到着することをすでにお伝えしております。
このような事態をまねいたことを重ねてお詫びいたします。
今後は、スケジュール管理の見直しと部署内での共有をおこない、納期日の確認を慎重におこなうよう努めてまいります。
ミス報告メールの文例：社外向け
社外や取引先などにミス報告をする場合の文例を見ていきましょう。
〇〇株式会社 ご担当〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の△△でございます。
先日ご注文いただきました〇〇の商品につきまして、弊社の確認ミスにより正式に注文手続きができておりませんでした。
現在すでに注文手続きを完了いたしましたが、〇〇の商品のお届けにつきまして、予定しておりました〇月〇日に間に合わず△月△日のお届けとなります。
弊社の不手際により、〇〇様をはじめ関係者の皆さまにご迷惑をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。大変申し訳ございませんでした。
今後、再発防止策としまして発注ツールと社内のチェック体制の見直しをおこない、二度とこのようなことがないように努めていく所存でございます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
ミス報告メールはメールよりもChatwork
ミス報告では、丁寧な文章やお詫びの言葉も必要となりますが、相手が最も求めているものは、ミスの詳細を明確に伝えられることです。
また、軽度なミス報告のために、メールや電話を使うのは、かえって相手の迷惑になることもあります。
日報を書き忘れた、遅刻をして会議に途中から参加したなどの軽度のミスを、わざわざ電話やメールで報告するのは、相手の時間を拘束する、または受信ボックスにメールが溜まる原因となってしまいます。
容易に内容が伝わるものであれば、メールや電話以外の手段としてビジネスチャット「Chatwork」の利用が適しているかもしれません。
Chatworkのチャット機能では、冒頭の挨拶文や定例句を省いて、簡潔にミスの詳細を記述することができます。
Chatworkを利用すれば、ビジネスマナーを意識しすぎて、メールの作成に時間がかかることもないので、読んだ相手もミスに対してより迅速な決断や対応をとることができます。
メールに添付すして送っていたデータもChatworkのファイル管理機能を使い、メッセージと合わせて共有することも可能です。
ファイルが共有された前後のやりとりを見ることもできるので、時系列を追って説明したい際にはとても便利です。
メールでのミス報告に手間や時間がかかるとお悩みでしたら、ぜひChatworkの導入をご検討ください。
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