転職挨拶メールを送るタイミングと転職挨拶のメール以外の方法

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目次

転職のタイミングでは、お世話になった人や取引先に挨拶をするのが一般的です。

転職挨拶をメールでおこなう場合、送信のタイミングや内容にはいつもより注意を払う必要があります。

また、相手との関係性や人数によっては、転職の挨拶はメールよりもほかのツールでの挨拶が適していることもあります。

転職挨拶メールを送るタイミングやポイントについて学び、転職の挨拶をスムーズにおこないましょう。

転職挨拶メールを送る目的とは?

転職のタイミングで挨拶メールを送る主な目的は、お世話になった人に感謝の気持ちを伝え、今後の関係も良好に保つことです。

あわせて後任者や引き継ぎ事項を伝えることで、後任者と取引先のやりとりも円滑におこなうことができます。

 

感謝の気持ちを伝えるため

転職の挨拶メールを送る1番の目的は、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えることです。

現職のときにお世話になった取引先や上司、同僚などに感謝を伝え、気持ちよく新たな職場へと気持ちを切り替えましょう。

転職の際にしっかりと挨拶をしておけば、好印象が残り、もし今後また一緒に仕事をすることがあったときにスムーズに仕事を進められます。

 

後任や引き継ぎを伝えるため

転職の挨拶メールは、後任者や引き継ぎ事項を伝えるためにも重要です。

転職後の後任者を関係者に伝えることで、転職後も取引先と後任者が円滑に仕事をおこなうことができます。

ただ、挨拶メールに後任者や引き継ぎ事項を書く場合は、必要最小限の記載にとどめ、引き継ぎのついでに挨拶を書いたように見えないような工夫が必要です。

 

良好な関係を保つため

転職の挨拶メールは、相手との良好な関係を保つためにも大切です。

転職先が別の業界であったとしても、今後仕事を一緒におこなう可能性はゼロではありません。

また、転職前の縁を大切にすることで、転職後もビジネスに役立つことがあるかもしれません。

転職前に作った縁を大切にし、良好な関係を保つためにも転職の挨拶メールは必要となります。

 

転職挨拶メールを送るタイミング

転職の挨拶メールを送るタイミングは、送る相手との関係性で変わってきます。

社外・社内、関係性に分けて具体的に見ていきましょう。

 

社外に転職挨拶メールを送る場合

社外の取引先に送る場合、一般的には、転職が決まり、後任者への引き継ぎの必要が生じたタイミングで挨拶メールを送るのがいいでしょう。

ただし、社外の人に転職を伝える場合は、事前に上司に許可を取ることを忘れてはいけません。

上司と相談し、取引先に転職を伝えるタイミングを決めることがベストといえるでしょう。

 

社内の上司に転職挨拶メールを送る場合

お世話になった上司などに転職後に挨拶メールを送る場合、転職してからしばらく経ってから送るのがおすすめです。

特に同じ業界であれば、転職直後に挨拶メールを受け取った上司は複雑な気持ちになってしまいます。

転職後しばらく経ってからであれば、「上司の教えが転職先で役に立った」や「新たな職場での仕事内容」などを挨拶メールに盛り込むこともできます。

 

社内の同僚や先輩に転職挨拶メールを送る場合

お世話になった先輩や親しい同僚などに転職の挨拶メールを送る場合は、基本的に上司の許可を取ってからや辞令が下りてからがいいでしょう。

正式な発表がある前に「〇〇さんが転職するらしい」という噂が出回れば、上司の管理責任能力を問われたり、人事異動に影響が出てしまう可能性があります。

もし、親しい間柄の人にどうしても伝えたい場合は、正式な発表があるまでは内密にしてほしいということを必ず伝えるようにしましょう。

転職挨拶メールの作成ポイント

転職の挨拶メールを送る際は、件名や退職日を分かりやすくしたり、内容を簡潔にしたりするなどの工夫が必要です。

転職の挨拶メールのポイントを細かく見ていきましょう。

 

件名を分かりやすくする

転職の挨拶メールの件名は分かりやすくすることが大切です。

例えば、「転職のご報告(〇〇株式会社・△△)」といった感じで、一見して転職の挨拶メールだと分かるようにしましょう。

件名で転職の挨拶メールだということが分かれば、ほかのメールに埋もれることなく、相手に読んでもらいやすくなります。

 

退職日を明記する

転職の挨拶メールには、退職日を明記しましょう。

例えば、「〇月△日付けで退職します」などと書き、退職日をはっきりとお知らせすると相手にとっても親切です。

また、退職に先立って有給休暇の消化をする場合は、最終出勤日を書いておくといいでしょう。

 

前職の愚痴や不満は書かない

転職の挨拶メールには、前職の愚痴や不満は書かないようにしましょう。

直接の愚痴ではなくても、退職理由に「さらなる活躍の場を求めて」や「キャリアの幅を広げるため」などと書くのも、間接的に前職の不満を言っていることになるため避けるべきです。

退職理由は「一身上の都合により」などとし、マイナスなことは書かないことが賢明です。

    

内容は簡潔に書く

退職の挨拶メールは簡潔に書くようにしましょう。

相手に感謝の気持ちを伝えることも大切ですが、あれもこれもとエピソードを盛り込んだり、長文のメールとなってしまうと、読んだり返信したりする負担が大きくなってしまいます。

転職の挨拶メールには、退職日や感謝の気持ちを簡潔に書くようにし、読む人の負担にならないようなメールを心がけましょう。

   

転職先の記載には注意する

転職の挨拶メールを送る際、転職先の記載には注意が必要です。

誰がいつ入社するという人事情報は、ほとんどの会社で社外秘の情報となります。

そのため、転職前の挨拶メールに転職先の社名や部署名まで明記することは、規約違反となってしまう可能性があります。

なお、転職後しばらく経ってから、転職先の社用メールで挨拶メールを送る場合はこのような問題が生じない場合もあります。

しかし、基本的には転職前に挨拶メールを送る場合は、転職先の業界を書く程度にとどめるなど、転職先を明記しないほうがいいでしょう。

メール以外の転職の挨拶方法はある?

メール以外の転職の挨拶方法としては、対面での挨拶、電話での挨拶、ビジネスチャットでの挨拶などがあります。

メール以外の方法で転職の挨拶をする方法をそれぞれ見ていきましょう。

 

直接出向く・対面で挨拶する

直接相手のところへ出向いて転職の挨拶をするのは、相手への感謝が伝わりやすいため、特に親交が深かった人やお世話になった人に対する挨拶としておすすめです。

一方で、挨拶のための日程調整や移動時間など、双方の負担が大きくなる挨拶方法でもあります。

すぐに会える社内の人や、特にお世話になった取引先の人には対面での挨拶をするなど、相手との関係性によって使いわけるといいでしょう。

 

電話で挨拶する

  

電話での転職の挨拶も対面と同様、気持ちが伝わりやすく、節目となる転職の挨拶で感謝を伝えやすい挨拶方法です。

一方で、電話は一方的に相手との時間を奪ってしまう点や、周囲の人へ話し声が漏れるなど情報管理の点でもデメリットがあります。

また、電話での挨拶では、同時に1人にしか挨拶ができないため、挨拶をする人数が多い場合には時間がかかってしまう点もデメリットです。

どうしても電話で挨拶したい人にのみ、周囲への話し声に配慮しつつ電話での挨拶をするようにしましょう。

 

ビジネスチャットで挨拶する

ビジネスチャットでの転職の挨拶は、手間や負担が少ない挨拶方法としておすすめです。

ビジネスチャットでは、メールと違って堅苦しい表現や定型の挨拶が不要になるため、心のこもった転職の挨拶をすることができます。

また、対面や電話での挨拶と比べて、双方の負担が軽いのもメリットです。

転職の挨拶はメールよりChatwork

転職の挨拶をしっかりおこなうことで、相手への感謝を表し、気持ちよく新たな仕事に励むことができます。

一方で、転職の挨拶はタイミングや内容を間違えると、現在の会社にも転職先にも迷惑をかけてしまう可能性があり、十分な注意が必要です。

タイミングや内容に配慮しつつ、お世話になった人に挨拶をするようにしましょう。

手間をかけずに心のこもった挨拶ができる方法として、ビジネスチャットの「Chatwork」での挨拶がおすすめです。

Chatworkでは、メールと違って堅苦しい表現になりにくいため、感謝の気持ちを伝える転職の挨拶に最適です。

普段のコミュニケーションから転職の挨拶まで使えるChatworkの導入をぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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