情報共有されない職場の特徴とは?情報共有されない職場の原因とリスク

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情報共有されない職場の特徴とは?情報共有されない職場の原因とリスク

目次

仕事を進めるうえで情報共有は重要です。

職場で情報共有がされていないと、誰がどのような仕事をしているか分かりません。

仕事の進捗状況も分からなければ、2人以上の社員が同じ仕事をしてしまい時間ロスする可能性もあります。

情報共有を怠ったために仕事上のミスといったトラブルも発生する可能性も高まります。

情報共有されない職場の問題は何なのか、情報共有されない職場の原因や改善策を考えていきましょう。

情報共有されない職場はなぜ問題なのか

情報共有されない職場には、大きく3つの問題点があります。

  • 仕事をするうえでの情報を共有してもらえないと、そもそも仕事ができない
  • 情報が共有されていないため職場内で二度手間やミスが起きる可能性がある
  • 職場内で情報共有されないため「教えてもらえなかった」「言ってくれればミスしなかった」などの軋轢を生む可能性がある

情報共有されない職場は仕事の点でも人間関係の点でもリスクしかありません。

なぜ、このような問題につながるにもかかわらず、情報共有されない職場になってしまうのかを見ていきましょう。

情報共有されない職場の特徴

職場内で情報共有されない場合、職場の考え方や環境などが情報共有の妨げになっているかもしれません。

情報共有されない職場には特徴があります。

情報共有されないために仕事のミスや人間関係の軋轢などが実際に起きている場合は、まずは職場環境が特徴に当てはまっていないか確認してみてください。

何を情報共有すべきか分からない

情報共有されない職場には「何を情報共有すべきか社員や管理職が分かっていない」という特徴があります。

情報共有しようにも何を伝えればいいか理解できていない、どのような方法で情報共有すればいいのか迷っているようでは、職場内での情報共有などできません。

また、上司や同僚に情報伝達や報告しようにも、どの時点で伝えればいいのか分からないと、情報共有のタイミングが失われてしまうでしょう。

職場内に情報共有しにくい雰囲気がある

職場内で情報共有しにくい、つまりコミュニケーションを取りにくい雰囲気があるのが情報共有されない職場の特徴です。

情報共有しなければならないとき、ツールを使うにしろ、口頭にしろ、相手に言葉をかける必要があります。

職場内でほぼコミュニケーションもなく、声もかけにくい状態だと、情報共有にためらいが出てしまいます。

職場内でチームや部署が独立している

職場内でチームや部署が独立し、あまり関りを持っていない職場は情報共有がされないケースがあります。

チーム内では情報共有されていても、他のチームと関りが薄いと他チームに情報共有されないことがあります。

部署が独立している場合も同じで、部署内では情報共有されていても、他部署とは情報のやりとりができていないことがあります。

情報共有されない職場になる原因

情報共有されない職場の特徴に当てはまっている場合や、実際に情報共有されていないためにトラブルが起きた場合などは、情報共有されないことに原因があります。

職場内での情報共有の状況を改善するためにも、情報共有されない職場になってしまう原因を把握しておきましょう。

共有すべき情報についてルールがない

情報共有しない特徴に「何を情報共有すればいいか分からない」という職場があります。

情報共有のルールがなければ、社員は情報共有の際に迷ってしまいます。

社員によって基準もバラバラですから、ある社員は情報共有を積極的におこなっても、他の社員や上司は「そんな細かなことまで情報共有しなくていい」と面倒がるかもしれません。

また、情報共有を手間だと感じ、深刻な事態になるまで情報共有しない社員も出る可能性があります。

どの時点でどのような情報を誰と共有するか、職場にルールがないと情報共有されない原因になります。

職場内で情報共有する人が決まっていない

職場やチーム内で情報共有を誰がおこなうか決まっていないと、情報共有されない原因になります。

たとえば職場内ではチームごとに動いており、チーム内では役割分担ができていて、情報共有できていたとしても、他チームとコミュニケーションを取る人が決まっていない場合は連携がうまく取れません。

チーム内での役割は決まっていたのですが、チーム外に情報共有する人が決まっていなかったため、他チームに連絡を取ろうという発想すら持っていなかったという場合もあるでしょう。

チームや部署が独立して動いている場合は情報共有の担当が決まっていないことや、上司が情報共有を主導しないことで、情報共有されない原因になる可能性があります。

情報が多すぎて共有すべき情報が流れてしまう

情報共有をメールなどでおこなっている場合、情報共有はしていても上手く連絡が行きわたらないことがあります。

職場内の社員がメールで情報共有をすると、重要なメールから簡単なコミュニケーションのメールまで、メールが溜まってしまいます。

メールの数が多いと、その分だけ情報の見逃しをしやすくなるのです。

情報共有されない職場の特徴には当てはまっていないのに情報が行き届いていないようなケースでは、情報が流れてしまうことや、情報共有の仕方が状況に合っていないことが原因になっている可能性があります。

職場の情報共有の環境が整っていない

情報共有されない原因として、そもそも情報共有する環境が整っていないケースもあります。

たとえばチームで仕事をする場合、情報共有ツールなどがなければ、チームの情報共有のためにはひとりずつに連絡したり、チームで集まったりしなければいけません。

このようなやり方では、情報共有に手間もかかりますし、チームのそれぞれの都合などを考えると、情報共有がスムーズに進まない可能性もあります。

また、メールや会話ツールなど、いくつもの情報共有手段がある場合「この方法で情報共有しよう」と決めておかないと、そのツールを毎日チェックする人と、チェックするまで時間がかかる人とで情報共有のタイミングや頻度に差が出てしまいます。

情報共有ツールが定まっていないことも、情報共有の環境が整っていないと言えるでしょう。

職場内で情報共有されないときの改善策

職場内で情報共有されない場合はどのような方法で改善していけばいいのでしょうか。

職場に合った情報共有の改善方法を見つけ出し実践していくようにしましょう。

職場内を情報共有しやすい雰囲気にする

職場内でコミュニケーションが乏しく情報共有しにくい雰囲気がある場合は、上司などが積極的に情報共有を使ってコミュニケーションを取るなど、雰囲気の改善をはかることがポイントです。

誰かが積極的にコミュニケーションを取れば職場内が話しやすい雰囲気になり、やがて情報共有しやすい雰囲気に変化するはずです。

情報共有されないことは問題であると明確にする

情報共有されない職場はミスしやすいなど、情報共有されないことの問題点を明確にします。

そのうえで、職場内のチーム同士や部署間でどのように情報共有すべきか話し合うことで改善につながります。

すでに情報共有されない職場のせいでチーム間でのトラブルや仕事ミスなどが起きている場合は、ミスについても明確にしておきましょう。

職場内で共有する情報についてルールを作る

情報共有されない職場の場合、「誰に」「どのような情報を」「どのタイミングで共有するか」についてルール作りをしておくことが改善策になります。

ルールがなければ「このタイミングで情報共有していいのか」などと迷いが出てしまうことでしょう。

ルールが定まっていればルールに沿って情報共有すればいいので、迷う必要がなくなり、情報共有がスムーズにおこなわれやすくなるはずです。

職場内で共有する情報の優先度を決める

情報共有されない職場の場合、情報共有し過ぎてかえって情報の見逃しなどが起きているケースもあります。

情報共有ツールとしてメールを使っていて、職場内のメールがフォルダに次から次へと溜まってしまうようなケースです。

情報があり過ぎて職場内で共有が難しい場合は情報共有の優先度を定めてはいかがでしょう。 たとえば最も優先度の高い情報は口頭で共有し、次点がメールでする、仕事中の日常的なやりとりはビジネスチャットを使うなど、優先度や振り分けについてルールを作っておくと情報共有しやすくなります。

情報共有の環境を職場内に整える

情報共有されない職場で情報共有ツール自体がない場合は、情報共有ツールを職場に取り入れるなど環境を整えることが改善策になります。

情報共有ツールにはいろいろなタイプがあります。

職場内で利用しやすいツールは何か意見を出し合い、お試しとしていくつか使ってみるといいでしょう。

その中で最も使いやすいものを取り入れると、職場内で情報共有しやすくなるはずです。

情報共有されない職場の改善にChatwork

情報共有されない職場には仕事上のミスや社員間の軋轢などが付きまといます。

ミスやトラブルを防ぐためにも情報共有されない職場を改善することが重要です。

情報共有されない職場を改善するためには、情報共有の環境を整えるといった方法があります。

情報共有の環境を整える際には、ビジネスチャット「Chatwork」を使ってみてはいかがでしょうか。

気軽かつ円滑なコミュニケーションを実現できるChatworkを活用することで、情報共有されない職場の状況改善に大いに役立ちます。

社内外のコミュニケーション活性化や情報共有手段の見直しを考えているのであれば、ぜひChatworkの導入をご検討ください。


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