取引終了お礼メールとは?取引終了お礼メールの例文と書き方のポイント

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目次

予算の都合や更新の見直しなどで、取引先との取引を終了することはビジネスではよくあることです。

しかし、取引終了とお礼の連絡は気が重く、取引終了お礼メールに何を書けばいいのか分からないという人も多いでしょう。

失礼のない取引終了のお礼メールの文例や書き方のポイントについて解説します。

取引終了のお礼メールとは?

取引終了のお礼メールとは、自社の都合により契約を解除しなければならないときに、取引先に送るメールのことです。

取引終了のお礼メールでは、「取引終了の意思」と「感謝の気持ち」を主に伝えます。

取引終了のお礼メールは、ほかのビジネスメールと違って、相手にとってはマイナスなことですから、言葉選びやメールの内容に十分な配慮をする必要があります。

 

取引終了のお礼メールの書き方のポイント

取引終了のお礼メールでは、言葉選びに注意したり、感謝を表したりと相手への配慮が必要です。

一方で、取引終了の意思は明確に伝えることも大切です。

取引終了のお礼メールのポイントを具体的に見ていきましょう。

 

言葉選びに気をつける

取引終了のお礼メールでは、言葉選びに配慮し、相手を不快にさせないようにしましょう。

例えば、「解除」や「中止」などの直接的な表現は避け、「見送り」や「ご遠慮」といった柔らかい表現にしたり、「不本意ながら」や「誠に残念ですが」などの言葉を頭に付けるといった工夫が必要です。

柔らかい表現を使って取引終了の意思を伝えることで、必要以上に相手を不快にさせたり、不躾な印象を与えることを避けられます。

 

今までの働きにお礼を述べる

  

取引終了のお礼メールでは、今までの働きへの感謝を伝えましょう。

今までの働きに感謝を伝えることで、取引終了に対する相手のマイナスな気持ちを緩和することができます。

また、今後取引を再開する可能性もゼロではないため、できるだけ好印象で取引を終了することも大切です。

 

取引終了の意思は明確に伝える

取引終了のお礼メールでは、取引終了の意思は明確に伝えましょう。

当然、言葉選びや感謝を述べるなどの相手への配慮は必要ですが、取引終了の意思を濁してしまうと、交渉の余地があると勘違いされてしまう可能性があります。

取引終了のお礼メールの主目的である「取引終了の意思」は、言葉を濁さず明確に伝えるようにしましょう。

   

取引終了の理由を詳細に書かない

取引終了のお礼メールには、取引終了の理由を詳細に書く必要はありません。

取引終了の理由には、予算上の都合や、よりよい他社サービスが見つかったなど、さまざまな理由があります。

取引終了の理由を正直に相手に伝えてしまうと、相手を怒らせたり不快にさせる原因になりかねません。

取引終了の理由については、「諸般の事情により」や「業務の見直しににともない」などと書くことをおすすめします。

取引終了のお礼メールの文例

取引終了お礼メールの基本的な文例について見ていきましょう。

件名:今後のお取引について(〇〇株式会社・△△)


□□株式会社 営業部 田中様


いつもお世話になっております、〇〇株式会社の△△でございます。


今般、業務の見直しにともない、社内で検討を重ねてまいりました結果、貴社とのお取引を見送らせていただくという結論にいたりました。

誠に勝手ではございますが、事情をご賢察いただければ幸いです。


貴社には長年のご厚意を賜り、心から御礼申し上げます。


末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。


(メール署名)

メール以外の取引終了のお礼の方法

メール以外で取引終了のお礼を伝える方法は、対面でのお礼や電話やビジネスチャットを使ったお礼の方法が考えられます。

それぞれのお礼の方法について、具体的に見ていきましょう。

 

直接おこなう場合

直接出向いて対面で取引終了のお礼をするのは、メールよりもハードルが高く、特に長く付き合いのあった取引先などに限るのがいいでしょう。

対面での取引終了のお礼は、今までの感謝が伝わりやすいというメリットはありますが、相手から取引終了の理由を聞かれたり、取引終了を思いとどまるよう交渉されたりする可能性があります。

対面でお礼をしたい場合は、事前に、メールやビジネスチャットで取引終了の旨を伝えた後にあらためて挨拶をするなど、ほかの方法と組み合わせるのがおすすめです。

 

電話でおこなう場合

電話での取引終了のお礼は、対面と同様、メールやビジネスチャットで取引終了の意思を伝えた後に、あらためてお礼をしたいときにおこなうといいでしょう。

初めから電話で取引終了の意思を伝えると、顔が見えない分相手の感情が高ぶりやすかったり、取引終了の詳細な理由を教えてほしいと言われたりするなど、対応が難しくなります。

また、電話でのやりとりは記録に残らないため、「言った・言ってない」の論争に発展する可能性もあります。

電話でのお礼は、ほかの方法と組み合わせるのがおすすめです。

    

ビジネスチャットでおこなう場合

ビジネスチャットでの取引終了のお礼は、対面や電話のようなハードルもなく、メールのような手間もかからないことから特におすすめです。

メールと違って堅苦しい表現が不要なため、取引終了の意思を回りくどく伝える必要もありません。

また、取引終了にともなう必要な書類の送付など、やりとりが複数回にわたっても見やすいのがビジネスチャットのメリットです。

 

取引終了のお礼はメールよりChatwork

取引終了のお礼メールでは、言葉選びに配慮しつつも取引終了の意思を明確に伝えることが大切です。

また、取引終了のお礼メールは重要な連絡ですから、ほかのメールに埋もれてしまわないように件名を分かりやすくしたり、返信がない場合はメールを読んだかどうかの確認が必要になることもあります。

そのような手間をなくし、取引終了の連絡を確実に伝えるには、ビジネスチャットの「Chatwork」が効果的です。

Chatworkであれば、相手に通知がいくためメッセージを見逃すことも少なくなります。

また、Chatworkを使えば、データや画像のやりとりも同じトークルーム内でできるので、取引終了にともなう書類などのやりとりにも最適です。

普段のコミュニケーションから取引終了のお礼のような重要な連絡にも効果的なChatworkの導入をぜひご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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