ビジネスチャットの外部ユーザーの利用メリット8つ！デメリットと対策も

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

Chatworkに登録しても、なにからはじめればよいのか分からない方は多いのではないでしょうか？
本資料では、Chatworkをはじめて使う方に向けて、必ず確認しておきたいChatworkの基本機能や初期設定についてわかりやすく解説しています。
メッセージの送り方や返信の仕方、また、タスクを追加する方法やファイルを添付する方法など、知っておきたい基本機能を1冊にまとめました。
Chatworkを社内に導入する際のマニュアルとしても、ぜひご活用ください。

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目次

ビジネスチャットを社内で利用する企業が増えていますが、取引先のクライアントや業務委託の相手といった外部ユーザーと共有するケースも少なくありません。

本記事では、ビジネスチャットを外部ユーザーと共有するシチュエーションに焦点を当てて、メリット・デメリットやツールの選び方、求められる搭載機能などを紹介します。

ビジネスチャットをより効果的に活用するための情報をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットで外部ユーザーの利用を許可するメリット8選

ビジネスチャットは社内だけでも活用できますが、外部ユーザーの利用を許可することによってさまざまなメリットが期待できます。

以下で、それぞれのメリットについて紹介します。

1. スピーディーなやりとりが実現できる

メリットとしてまず挙げられるのが、リアルタイムで連絡を取り合えることです。

メールを使った連絡では、挨拶文を考えたり文面を整えたりする手間が必要であり、確認・返信にも時間がかかりますが、ビジネスチャットは挨拶文・件名などを省略でき、スピーディーなやりとりが可能です。

手軽にメッセージを送受信できるため、より円滑なコミュニケーションにつながり、報告・相談などのフィードバックも迅速化できます。

2. やりとりが簡単に検索できる

ビジネスチャットは、情報を検索しやすいことがメリットです。

メールのようにわざわざ開いて内容を確認する必要がなく、キーワード検索などの機能を使えば関連するメッセージをまとめて表示できます。

後から見返したときに必要な情報を探しやすく、会話のテーマや相手に合わせてスレッドを立てれば、関連する情報を集約することも可能です。

3. やりとりを時系列で追える

ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する場合、やりとりを時系列で追えることもメリットです。

会話の内容や送受信したファイル、参考サイトのURLなどを記録として残せるため、メッセージの内容と資料を一元的に管理できます。

また、時系列で情報を管理できることから、外部ユーザーと共有する際に「言った・言わない」の水掛け論によるトラブル回避にもつながります。

4. メールと違って送信後に編集や取り消しができる

ビジネスチャットでは、送信後にメッセージを編集・削除することが可能です。

誤って送信してしまった場合や、送信後にメッセージを一部修正したい場合、新規メッセージを作成する必要がなく、すぐに修正できることが大きなメリットです。

メールの場合、送信後のメールは基本的に編集・削除できませんが、ビジネスチャットは誤送信による情報漏洩のリスクを防ぐことができます。

＞ビジネスチャットとメールの使い分けに関する記事はこちら

5. ファイル送信だけでなく共有もできる

ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する際に、テキストによる文章だけでなく、ファイルを送信・共有できることがメリットです。

プロジェクトメンバー同士でファイルを共有すれば、共同作業を効率的に進められます。

また、Chatworkのようにファイル共有機能だけでなく、タスク管理やWeb会議など、ビジネスシーンで役立つ機能が搭載されたツールもあります。

ビジネスチャットツールを利用することで、社内・社外のコミュニケーションを円滑にしながら、情報共有の効率化につながることが可能です。

6. セキュリティが堅牢

ビジネスチャットツールの多くは、情報を取り扱う際のセキュリティ基準を設けています。

基準を満たすように設計されているため、ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する場合であっても、高いセキュリティレベルを維持できることがメリットです。

堅牢なセキュリティによって、第三者による不正アクセスや情報改ざんといったリスクを抑えられるため、安心して利用することができます。

7. 意思の疎通がしやすい

ビジネスチャットの絵文字やスタンプを活用すれば、テキストだけでは伝えにくいニュアンスや感情を表現できるため、意思の疎通がしやすいことがメリットです。

1対1のコミュニケーションを円滑にできるだけでなく、複数人で利用する場合でもテンポよく会話を進めることができます。

短時間で効率的に情報共有できるため、社外の人を含めた大規模なプロジェクトチームを管理する際にも適しています。

8. メンバーの管理がしやすい

ビジネスチャットは、プロジェクトメンバーを管理する機能を多数搭載しています。

たとえば、メンバーの追加・削除や、ユーザーごとに権限を付与する機能など、メンバー管理に役立つ機能が豊富にあります。

また、外部ユーザーや新入社員をグループチャットに招待する場合、過去のやりとりをログで閲覧できるため、一から説明する手間を省けることもメリットです。

＞ビジネスチャットのさらに詳しい特徴に関する記事はこちら

ビジネスチャットで外部ユーザーの利用を許可するデメリットと対策3つ

外部ユーザーの利用を許可する場合、以下のようなデメリットもあります。

以下で、それぞれのデメリットと対処法について紹介します。

1. 外部ユーザーにも同じツールを導入してもらう必要がある

メールの場合、基本的に互換性があるため、異なるソフトを使用していても問題なくやりとりできます。

一方で、ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する場合、送信側・受信側が同じツールを使う必要があるという点がデメリットです。

対策として、ビジネスシーンで広く使われているツール（Chatworkなど）を利用することが挙げられます。

ツールの導入にかかる手間を減らすことができ、無料プランがあるツールを選べば、外部ユーザーに利用してもらう場合にも導入しやすいでしょう。

2. 操作方法のレクチャーが必要になるケースもある

外部ユーザーとビジネスチャットで情報共有する際に、相手がツールの操作方法を知らない場合はレクチャーが必要になるケースもあります。

複雑なシステムや操作方法では導入しづらいため、シンプルな画面で見やすく、直感的に操作できるツールを選ぶことが大切です。

また、操作マニュアルを用意しておくと、レクチャーにかかる時間や手間を削減できます。

3. 営業時間外の通知が増える可能性がある

ビジネスチャットでは気軽にやりとりできるため、不要なメッセージや営業時間外の通知が増えやすいことがデメリットです。

対策として、お互いの利用時間を共有したり、勤務時間外は通知オフを推奨するといったガイドラインを策定する必要があります。

また、「離席中」「取り込み中」などのステータスの表示機能を使い、外部メンバーに自身の状態やスケジュールを伝えれば、ストレスなく利用することができます。

外部ユーザーの利用において求められるビジネスチャットの機能

外部ユーザーとビジネスチャットを共有する場合、チャット・ファイル共有・Web会議などの機能が求められます。

チャット機能は、1対1（あるいは複数人）で会話できる機能です。

ビジネスチャットのメイン機能であり、メールとは違ってリアルタイムでやりとりできます。

ファイル共有機能とは、ストレージにファイルを共有できる機能のことで、複数のシステム間でファイルのやりとりが可能です。

ファイルの容量が大きい場合にはファイル転送機能を活用すれば、相手にURLを送るだけで転送することができます。

Web会議機能は、映像・音声を用いてリアルタイムで会話できる機能のことで、画面を通して相手の表情がわかるため、意思疎通がよりスムーズになります。

Web会議を進行しながらチャット機能を活用したり、画面共有機能で参考資料などを共有したりすることも可能です。

そのほか、以下のような機能を搭載しているツールを利用すれば、外部ユーザーとよりスムーズに情報共有できます。

外部ユーザーの利用に向いているビジネスチャットの選び方4つ

ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する場合、以下のような選定ポイントがあります。

以下で、それぞれの選び方について解説します。

1. セキュリティは万全か

外部ユーザーと共有するビジネスチャットを選ぶ場合、どのようなセキュリティ対策を施しているかという点がポイントになります。

たとえば、IPアドレス制限や暗号化、多要素の端末認証など、具体的なセキュリティ対策を事前に確認しておきます。

ビジネスチャットはさまざまな情報のやりとりで利用するため、自社だけでなく、社外のセキュリティガイドラインにも抵触しないように配慮しましょう。

2. 誰でも簡単に操作できるか

ビジネスチャットツールの操作性も選ぶポイントのひとつです。

自社の従業員・外部ユーザーの双方が使いこなせるか、直感的に操作方法がわかるかといった点を考慮し、誰でも簡単に操作できるツールを選びます。

メッセージの表示方法や操作ボタンの配置、画面のデザインなどはツールごとに異なるため、無料プランで操作方法や使用感を確認しておくとよいでしょう。

3. マルチデバイスに対応しているか

ビジネスチャットツールを選ぶ場合、マルチデバイスに対応している必要があります。

外部ユーザーと共有する場合や、リモートワークを導入している場合、外出先や自宅からでも業務連絡などをおこなう必要があるためです。

相手の利用デバイスに関わらず、同じようにコミュニケーションが取れる環境であれば、場所が離れていてもリアルタイムに情報共有することができます。

4. 外部サービスとの連携はできるか

ビジネスチャットは、外部サービスと連携することでより利便性が高まります。

たとえば、ファイル共有サービスと連携させた場合、ファイルをアップロードすると自動的に通知が送られるように設定できるため、各メンバーへ連絡する手間を省けます。

社内で日常的に利用するツール・サービスがある場合、ビジネスチャットツールと連携できるかを確認しておきましょう。

シンプルで使いやすいChatworkで社外とのやりとりをスムーズに！

今回は、ビジネスチャットを外部ユーザーと共有するメリット・デメリットや、ビジネスチャットツールの選び方などを紹介しました。

ビジネスチャットを外部ユーザーと共有する場合、利用するツールをきちんと選ぶことが大切です。

Chatworkはシンプルで直感的に操作できることから導入しやすく、無料プランが用意されているため、お試しで実際の使用感をチェックすることもできます。

高度なセキュリティ体制を構築しており、外部ユーザーと情報共有する場合でも安心して利用できるため、この機会にぜひChatworkの導入をご検討ください。

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