ビジネスチャットで業務効率化！7つの理由や導入・運用のコツ、成功事例も紹介

テレワークや業務の外部委託の普及により、時間や場所を問わずに連絡できるビジネスチャットを導入する企業が増えています。

本記事では、ビジネスチャットで業務効率化ができる理由を7つ紹介します。

また、ビジネスチャットの主要な機能、効果的な活用方法、導入時の注意点や自社に合ったツールの選び方なども解説しますので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットとは｜業務効率化におけるその重要性

ビジネスチャットは、テキストでリアルタイムなやり取りができる業務用のコミュニケーションツールです。

対面での面談やメールでのやり取りとくらべて情報の伝達・共有がスムーズであり、通知機能によって新着メッセージの確認・返信が迅速化できる点が特徴です。

ビジネスチャットはチャット機能のほか、以下のような機能を実装しています。

また、ビジネスチャットには、自社サーバーに情報を保存するオンプレミス型とクラウド上に情報を保存するクラウド型があり、導入の際は、目的やセキュリティ要件に応じた選定が大切です。

Chatworkはクラウド型のビジネスチャットで上記の機能を実装しており、ビジネスでの迅速な情報共有に貢献します。

＞ビジネスチャットのクラウド・オンプレミスを比較した記事はこちら

ビジネスチャットが業務効率化につながる7つの理由

ビジネスチャットが業務の効率化に貢献する理由はいくつかあります。

以下では、主な理由を7つ紹介します。

1. 複数人との同時コミュニケーションが可能だから

ビジネスチャットでは、ひとつのチャットルームで複数人が同時に会話できるため、導入すれば情報共有のスピードが大きく向上します。

メンバーや上司からの急な連絡もチャット上で関係者全員に共有できるため、個別対応の手間を削減できます。

チーム全体が共通の情報をもとに動けば、各タスクが円滑に進み、プロジェクトを効率的に進めることができます。

2. メールのようにかしこまらず気軽に連絡できるから

ビジネスチャットは、メールのように形式にとらわれることなく、要件を端的に伝える際に便利です。

電話のように相手の都合を気にすることなく気軽にメッセージを書き込めるため、意思疎通のスピードが向上します。

また、チャット上に書き込んだメッセージは、送信した瞬間、即座に反映され、リアルタイムで情報共有ができるので、メールのように「相手にメッセージが届いたかどうか」を気にする必要もありません。

グループやプロジェクト単位でチャットを作成できるため情報整理がしやすく、業務の効率化にもつながります。

3. 過去のやり取りの検索が容易だから

ビジネスチャットは、チャット上のやり取りやファイルをキーワードで簡単に検索できるため、必要な情報をすぐに見つけ出せます。

従来の手書きメモやメールの検索とくらべると、手間がかかりません。

特定のトピックや会話もスムーズに探せるため、議論の経緯や意思決定の背景を再確認するときにも便利です。

新たにチャットに参加するメンバーも、過去のやり取りや重要な情報をすぐに確認できるため、教育・伝達の時間やコストの節約にもつながります。

4. 情報共有がスムーズにできるから

ビジネスチャットでは、プロジェクトやテーマごとにグループチャットを作成できるため、関係者全員が必要な情報へすぐアクセスできます。

業務上必要な情報を一か所に集約することで検索の手間を減らし、常に最新の情報を把握しやすくなります。

チャットは情報のリアルタイムな共有が可能であるため、チーム内での認識のズレが生まれにくく、業務の効率化にも貢献します。

5. 情報やナレッジの一元管理が可能だから

ビジネスチャットは、よく使う申請書のフォーマットや業務マニュアル、トラブル対応に必要なスクリプトなどをまとめて保管することができます。

トラブル発生時の対応方法や注意点をチャット上で共有しておけば、同様のトラブルが発生したときも迅速に対処できます。

また、チャット上にナレッジを蓄積しておけばペーパーレス化の推進に貢献するだけでなく、紙代・印刷代の削減にもつながります。

6. 多用な働き方に対応できるから

ビジネスチャットは、働き方改革やテレワークなど、柔軟な働き方に対応する有効な手段として注目されています。

遠方にいるメンバーとリアルタイムで連絡を取ったり、必要なファイルを素早く共有したりすることができるだけでなく、オンライン会議ができるツールもあります。

スマートフォンアプリを活用すれば、外出先やテレワーク中でも手軽にメッセージの確認や書き込みができ、移動や待機によるロスも軽減できます。

7. 労働コストの削減につながるから

ビジネスチャットでは、電話のように相手を拘束することなく、必要な情報を簡潔に伝えることができます。

やり取りの履歴が残るため、トピックごと・テーマごとにチャットグループを立ち上げてやり取りをすれば、議事録をあらためて作成する必要がありません。

必要な業務に時間をあてられる従業員が増え、労働コストの削減につながります。

業務効率化につながるビジネスチャットの主要機能5選

ビジネスチャットには、業務の効率化に役立つさまざまな機能があります。

以下では、特に便利な機能を5つ紹介します。

1. チャット機能／メンション機能

ビジネスチャットの基本機能ともいえるチャット機能を使うと、テキストを入力→送信することで即座にメッセージをチャット上に表示できます。

個人間のやり取りで使うダイレクトチャット、チームやプロジェクトごとに立ち上げるグループチャットを使い分けることで、目的に応じた運用が可能です。

「@ユーザー名」で特定の相手を宛先に指定できるメンション機能を使えば、重要な連絡や迅速な対応を求めたいときに役立ちます。

2. リアクション機能

リアクション機能は、絵文字を使ってメッセージに対する感情や意見を伝える機能です。

絵文字には「いいね」「賛成」「驚き」などの基本的なリアクションに加え、小休憩を示すコーヒーの絵文字などもあり、直感的に使えるため、返信の手間を省くことが可能です。

とくにグループチャット内で「了解」や「いいね」などの意思表示を絵文字でできれば、コミュニケーションのスピードと業務効率が向上します。

3. タスク管理機能

タスク管理機能は「ToDoリスト」のように活用でき、チーム全体でタスクの進捗状況をリアルタイムに把握できる機能です。

タスクの担当者や期限、進行状況を一覧で管理すれば業務の重複や漏れを防止でき、ステータスの更新によって進捗がひと目で確認できます。

進捗が遅れているメンバーにはリマインドもでき、相互フォローの促進にもつながります。

＞タスクとToDoの違いに関する記事はこちら

4. ファイル共有機能

ファイル共有機能は、書類や画像、PDF、Excelなどのファイルを共有できる機能です。

ファイルはチャット上へアップロードでき、ローカルへダウンロードして保存もできます。

わざわざダウンロードせず確認だけで済む場合は、チャット上でプレビューを表示して内容を閲覧できるため、確認作業もスムーズです。

5. 音声やビデオによる通話機能

ビデオ通話機能は、ビジネスチャット上で対面の面談ができる機能です。

また、音声通話は電話のように会話ができる機能です。

ビジネスチャットさえ立ち上げておけば専用の会議ツールなどは必要なく、ボタンひとつですぐに開始できます。

スマートフォンでのやり取りにも対応しており、時間や場所を問わずに利用できる点がメリットです。

複雑な作業手順や、文字では伝えにくい内容も、画面を共有することで伝達しやすくなり、情報共有がよりスムーズになります。

Chatworkは、上記で紹介したビジネスチャットの機能をすべて備えているため、迅速な情報共有による業務の効率化や、従業員同士のコミュニケーション活性化に役立ちます。

ビジネスチャットを業務効率化につなげるためのポイントと活用方法

ビジネスチャットを導入して業務を効率化するには、さまざまなポイントや活用方法があります。

以下では、代表的な内容を紹介します。

運用ルールを策定し、共有する

ビジネスチャットを効果的に活用するには、導入時に明確な運用ルールを定めておくことが重要です。

たとえば、やり取りにおける言葉遣いや情報の取り扱い、メールとの使い分けの明確化、チャットグループ名をつくるときの決まり、投稿禁止事項などをルール化しておく必要があります。

個人・複数を問わず、自分が宛先に入っているメッセージには必ずリアクションをすることをルール化しておくと、返信漏れの防止にもつながるでしょう。

あらかじめ運用ルールを共有しておけば、誤解やトラブルを防いでスムーズに運用できます。

設定をカスタマイズする

ビジネスチャットを効率的に活用するには、通知設定のカスタマイズも欠かせません。

たとえば、重要なプロジェクトのメッセージ通知だけをオンにし、ほかのメッセージ通知をミュートにすることで、作業の邪魔をされずに集中力を保てます。

さらに、勤務時間外や休憩中の通知は受け取らないように設定しておけば、オンとオフの切り替えもしやすくなるでしょう。

必要な情報の通知のみオンに設定しておくことで、業務の効率化につなげられます。

チャットならではの簡潔で読みやすい文章を意識する

ビジネスチャットでは、短く要点のみを伝えることが求められます。

メッセージを入力するときは、メールのような定型の挨拶文や冗長な表現を避け、シンプルな内容にすることを心がけましょう。

文面が簡潔にまとまっていれば、相手も内容をすぐに理解しやすく、スピーディな返信が期待できます。

また、簡潔な文章のやり取りによって情報共有や意思決定のスピードが上がれば、業務全体の効率化にもつながります。

ビジネスチャットで送るメッセージは「短く、明確に、無駄なく」を意識することが重要です。

誰でも使いこなせるツールを選ぶ

ビジネスチャットの導入を検討するときは、操作が簡単で直感的に使えるツールを選ぶことが重要です。

操作や設定が難解なツールを導入すると、一部の従業員しか使いこなせず、定着につながりません。

扱いづらいツールは、使い方を習得するまでに時間やコストがかかるため、わざわざ学習時間をかけなくとも活用できるものを選びましょう。

まずは少人数で試用し、使い勝手を把握してから段階的に利用範囲を広げていくことで、ツールの効率的な展開・定着につなげることができます。

ビジネスチャット導入時の課題・注意点とその対策

ビジネスチャットの利用時、業務時間外の返信を求めることは避けましょう。

チャットのやり取りは営業時間内におこない、送信時間や状況に応じて「返信は翌営業日でも可」などと明記しておくと配慮が伝わります。

業務時間外の返信だけでなく、即時の返信を強要することも、業務への集中を妨げたり、相手の負担になったりするため注意しましょう。

また、機密情報をやり取りする際には誤送信や情報漏洩を防ぐため、宛先確認やアクセス制限を徹底することも欠かせません。

自社に合ったビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットを導入するときは、自社のニーズを洗い出し、予算や必要な機能を明確にしておきましょう。

ニーズや予算が明らかになったら、利用人数や利用対象範囲（社内のみに限定する・社外のプロジェクト関係者も含めるなど）を整理した上で、費用対効果の高い料金プランを選択します。

ビジネスチャットの導入を検討するときは、すでに導入済みのツールや導入予定のツールとの連携が可能かどうかをチェックすることも大切です。

また、セキュリティ面では、IPアドレス制限や端末認証、暗号化など、自社が求める基準を満たしているかも必ず確認しましょう。

Chatworkは、無料で基本の機能を試せるため、実際に使用して確認してみてください。

業務効率化に成功したビジネスチャットの導入事例3選

ビジネスチャットの導入によって、さまざまな企業が業務効率化に成功しています。

ここでは、3社の事例を紹介します。

スタッフ1人あたりの稼働コストが年間約500時間も削減｜株式会社オーバー

滋賀県で医療・福祉事業を展開する株式会社オーバーでは、関係者間での利用者情報の共有方法に課題を抱えていました。

情報共有に電話やメールを使うと伝達に時間がかかり過ぎてしまい、申し送りのために出勤や移動、会議をおこなわなければならないことも負担となっていました。

同社は、外部支援者を含めた情報共有を円滑にするためにChatworkを導入します。

情報共有をスムーズにするために、音声録音やポイント文を活用し、簡潔なコミュニケーションを徹底しました。

改善の結果、申し送りがオンラインで完結するようになったため直行直帰が可能になり、会議時間も削減されて、スタッフ1人あたり年間約500時間の稼働コスト削減に成功しました。

＞事例詳細はこちら

業務効率化に成功し、案件数が5倍以上に！｜株式会社モリチュウ

埼玉県で金属部品を取り扱う株式会社モリチュウでは、メールでのやり取りによる情報の紛失や、複数の業務ツールの使い分けによる非効率さが課題となっていました。

一部の担当者は外出先では対応できない業務を抱えており、対応のたびに社内へ戻る必要があったため、業務効率を下げる要因になっていました。

同社は業務の非効率さを解消するためにChatworkを導入し、まずはグループチャットを細かく分類して立ち上げ、情報の整理を実施したそうです。

また、導入済みの業務ツールとのAPI連携やiPadの活用を進めることで、社外では対応できなかった業務にも対応できる体制を構築しました。

改善の結果、重要な情報の見落とし減少・やり取りの迅速化・生産性向上を実現し、受注案件数はChatwork導入前の5倍以上に増加しています。

＞事例詳細はこちら

無駄がなくなり、年間224万円分のコスト削減を実現｜河野鉄工所

冷凍設備の設計・施工や保守メンテナンスを行う河野鉄工所では、図面や動画などといった大容量ファイルの共有に課題がありました。

情報共有の面では、電話や口頭でやり取りしていたため「言った・言わない」による認識のズレが生じやすく、確認作業や情報共有に多くの時間を要していました。

課題解決のためにChatworkを導入し、テキストによるやり取りやファイル共有、承認確認までを一元化したそうです。

改善の結果、ファイル共有の手間が大幅に減り、チャットにやり取り履歴が残ることで情報共有面の連絡ミスもなくなりました。

さまざまな確認作業の時間も大幅に削減され、年間224万円分のコスト削減を実現しています。

＞事例詳細はこちら

業務効率化を目指すならビジネスチャットのChatwork

ビジネスチャットを活用して業務を効率化するには、明確な運用ルールの策定や設定のカスタマイズなどが欠かせません。

実際のコミュニケーションでは簡潔でわかりやすいメッセージを意識し、業務時間外の返信を要求しないなどの配慮も求められます。

従業員のビジネスチャットの利用を促進するために、操作が簡単なツールを選ぶことも重要です。

導入を検討するときは、まず少人数で試験的に運用し、段階的に利用範囲を拡大していきましょう。

Chatworkは絵文字やリアクション機能が充実しており、セキュリティ面でも安心できる設計です。

チャット以外でも音声通話やビデオ会議が可能なため、自社の業務効率化を促進するツールとしておすすめです。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。