ビジネスチャット導入で業務効率アップ！選び方のポイントと成功事例を紹介

ビジネスチャットを導入すれば、業務連絡のムダが減り、生産性が大幅に向上します。

とはいえ、「どのツールが合っているのか分からない」「導入しても現場が使いこなせるか不安」と感じている方も多いのではないでしょうか。

実際、ツール選定を誤ると、かえって業務が混乱してしまうケースもあります。

そこで本記事では、ビジネスチャット導入前におさえておきたい基本知識や、失敗しない選び方のポイント、導入後に成果を上げた企業事例までをわかりやすく解説します。

「業務効率を本気で改善したい」と考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットを選ぶ前に知っておきたい基本とは？

働き方改革やテレワークの普及が進む今、ビジネスチャットは社内外の情報共有に欠かせない存在となっています。

まずは、ビジネスチャットの基本的な特徴と、導入が当たり前になりつつある背景を解説していきます。

ビジネスチャットの基本機能

ビジネスチャットとは、業務で使用するチャットツールのことです。

メールよりもスピーディーにやりとりでき、形式にとらわれずに連絡や情報共有が可能です。

たとえばChatworkでは、個人・グループ間のチャットに加え、ファイル共有・タスク管理・通話機能・メンション通知など、必要な連絡を円滑に進めるための機能が充実しています。

さらに、「予約送信機能」や「スマホ対応」など、日々の業務を効率化する機能も盛り込まれています。

ビジネスチャットの導入は今や常識？

近年、ビジネスチャットはさまざまな企業に導入され、業務効率化やコミュニケーションの活性化に貢献しています。

ビジネスチャットの導入が進む背景には、働き方の多様化やテレワークの普及、スピードが求められるビジネス環境の変化などがあります。

従来のメールや電話では対応しきれない情報共有のニーズが高まり、より柔軟でスピーディーなコミュニケーション手段として、ビジネスチャットが注目を集めるようになりました。

また、チャットツールの多機能化とユーザーのITリテラシー向上もビジネスチャットの普及を後押しし、今では導入が当たり前の時代になりつつあります。

ビジネスチャット選びで失敗しないための「5つ」のポイント

ビジネスチャットは、業務効率化や社内コミュニケーションの活性化に役立つ便利なツールですが、ポイントをおさえずに導入してしまうと失敗につながります。

以下では、ビジネスチャット選びの際にチェックすべき5つのポイントを解説します。

ポイント①｜自社の課題に適しているか？

まずは「何のためにビジネスチャットを導入するのか？」という目的を明確にしましょう。

たとえば「メールを減らして業務効率化したい」「リアルタイムな情報共有をしたい」「誤送信などのリスクを減らしたい」などの目的に応じて、必要な機能や重視すべき条件が変わってきます。

また、経営層だけでなく、従業員にも導入の目的をしっかり伝えることで現場の納得感を得やすくなり、導入後の混乱や反発も抑えられます。

ポイント②｜長期的なコストは考えたか？

導入時の料金だけでなく、長期的なコストも含めて検討することも大切です。

クラウド型は初期費用が安い反面、利用人数によって月額費用が増加します。

一方オンプレミス型は導入時に大きな費用がかかるものの、長期的に利用すればランニングコストを抑えられる可能性もあります。

自社の人数規模や成長性、必要な機能と価格のバランスを見極めたうえで、費用対効果の高いツールを選びましょう。

ポイント③｜サポート体制は整っているか？

導入後にトラブルや不明点があった際、スムーズに解決できるかどうかは、初めてツールを導入する企業にとって重要な課題です。

ビジネスチャットを導入する際には、メール、電話、チャットなど、複数の手段で問い合わせできるか、対応スピードは早いか、導入支援や操作マニュアル、活用事例の提供があるかなど、サポートの充実度を確認しましょう。

ITに詳しい担当者がいない企業ではとくに、サポートが手厚いビジネスチャットを選ぶことをおすすめします。

ポイント④｜セキュリティ対策は十分か？

ビジネスチャットでは、社外秘の情報や個人データをやり取りすることも多いため、セキュリティ対策は必須です。

暗号化やアクセス制限、IP制限、2段階認証、監査ログなど、基本的なセキュリティ対策が備わっているかを確認しましょう。

さらに、ISO27001などの国際的な認証を取得していると信頼性が高まります。

クラウド型とオンプレミス型ではセキュリティリスクも異なるため、自社の環境に適したツールを選ぶことが重要です。

ポイント⑤｜直感的に使いやすいか？

せっかくビジネスチャットを導入しても、使いづらければ現場に定着しません。

直感的に使えるわかりやすいUI、必要な機能へのアクセスしやすさなど、直感的な使いやすさもチェックしましょう。

ITに慣れていない社員が多い職場では、シンプルな操作性が重要になります。

無料トライアルやデモを利用して実際の操作感を確認し、現場の声も取り入れてツール選びをおこなうことがポイントです。

ビジネスチャット導入時の注意点｜意外と見落としがちなこと

「ビジネスチャットを導入すればすぐに業務効率やコミュニケーションが改善される」と考えがちですが、実際には「導入したのに使われない」「思ったよりコストがかかる」など、運用フェーズでつまずくケースも少なくありません。

ここでは、導入時に見落としがちな注意点を3つ解説します。

「導入=ゴール」ではない｜運用ルールと定着支援が大切

ビジネスチャットを導入するだけで業務が改善する、というのは誤った認識です。

実際には、運用ルールの整備や社員への定着支援をおこなわなければ、現場で使われずに形骸化してしまいます。

チャットグループの作成ルールや使用マナー、通知設定などを明確に定めたうえで、マニュアルや研修を通じて社内に浸透させましょう。

さらに、導入初期には、試用期間を設けたり、アンケートを実施したりすることで、現場の声を吸い上げながら運用を調整することも大切です。

「ビジネスチャットをどう使ってほしいのか」を明示し、全社的に活用される仕組みをつくりましょう。

「コスト=一定」ではない｜プランやユーザー数、外部要因に注意

ビジネスチャットの料金は「初期費用＋月額料金」で構成されますが、実際には導入後に変動することも多々あります。

たとえば、利用者数が増えることでライセンス費用が加算されたり、機能追加によりプランの変更が必要になったりと、思わぬ出費が発生することも考えられます。

また、外部要因によって価格改定が行われるケースもあるため、短期的なコストだけでなく、長期的なコストモデルも考慮しておくべきです。

費用対効果を見極めるためにも、運用後のコストシミュレーションや、費用比較をおこなっておくことがポイントです。

「ルール=永久」ではない｜常にPDCAを回して改善

ビジネスチャットの運用ルールは、一度決めたら終わりではありません。

実際の使用状況に応じて、ルールやマナーを見直す必要があります。

たとえば「ビジネスチャットから届く通知が多すぎて業務に支障が出ている」「チャットグループが乱立して情報が分散している」など、運用上の課題は時間とともに変化していきます。

こうした課題を放置せず、定期的にPDCA（Plan→Do→Check→Act）を繰り返して最適な運用体制に改善していくことが理想です。

現場の声を収集する仕組みを取り入れ、柔軟にルールを調整できる体制づくりを意識しましょう。

＞PDCAを回すコツと手順に関する記事はこちら

ビジネスチャットツールに迷ったら、「Chatwork（チャットワーク）」がおすすめ

テレワークやフレックスタイムの浸透により、ビジネスチャットツールはますます欠かせない存在になっています。

しかし、選択肢が多すぎて「どれが本当に使いやすいの？」と迷う方も多いのではないでしょうか。

そんな方におすすめなのが、シンプルで多機能な国産ツール「Chatwork（チャットワーク）」です。

ここでは、Chatworkの特徴的な3つの機能とその活用メリットについて解説します。

ポイント①｜「Chatwork Live」でWeb会議を快適に

Chatworkに搭載されている「Chatwork Live」は、専用アプリや外部ツールを使わずにWeb会議ができる便利な機能です。

ブラウザ上でワンクリックで会議を開始できるため、URLの送信やインストールの手間が不要。

メンバー全員が同じチャットルーム内で通話を始められるので、会議のたびに別途調整する必要がありません。

移動中や在宅勤務でもスムーズに打ち合わせができ、会議準備の手間も大幅にカットできます。

＞Chatwork Liveの詳しい使い方はこちら

ポイント②｜「予約送信機能」でうっかりミス防止に

Chatworkの「予約送信機能」は、あらかじめ設定した日時にメッセージを自動送信できる機能です。

深夜や休日に送るべきでないメッセージは指定時間に自動送信できるため、送信タイミングを気にせず済みます。

また、「送信し忘れ」や「フライング」などのミスも防げるため、送受信する双方にとってストレスのないやり取りを実現できる機能です。

ポイント③｜「スマホ対応」で外出先でもスムーズに

Chatworkはスマートフォンにも対応しており、外出先でもPCとほぼ変わらない操作感で利用できます。

通知機能やファイル共有、通話・ビデオ通話までスマホから実行できるため、営業職や現場スタッフなど、オフィスにいない社員との連携にも適しています。

チャットがリアルタイムで届くことで、緊急対応や情報確認もすぐにおこなうことができ、業務の遅延を防げます。

働く場所を問わず、チーム全体の機動力が格段に上がる点が大きなメリットです。

「Chatwork（チャットワーク）」を活用して成果を上げた企業事例｜導入のポイント を解説

ここでは、Chatworkの導入によって成果を上げた3社の事例を紹介し、それぞれの成功要因や導入のポイントを解説します。

事例①｜株式会社ファイアーキッズ：約1年半で売上が12倍に成長

保育業界向けに研修やコンサルティングを行う株式会社ファイアーキッズでは、Chatworkの導入によって社内の情報共有が劇的に改善されました。

社員同士のやり取りや、研修先の顧客とのコミュニケーションも一元化され、対応スピードが大幅にアップした結果、わずか1年半で売上は約12倍に成長しました。

この事例からわかるのは、「社内外を問わず情報を一本化することで、業務効率とビジネススピードが同時に向上する」という点です。

拠点が複数あったり、社員の動きが多い現場型の企業には、業務の見える化や素早いレスポンス体制を整えるヒントになります。

＞事例詳細はこちら

事例②｜有限会社プライスレス：離職原因の1つを解消

全国にタピオカ専門店を展開する有限会社プライスレスでは、店舗間の連絡や報告がLINEやメールでバラバラにおこなわれており、情報の行き違いや確認漏れが頻発していました。

スタッフの混乱やストレスが離職につながるケースもありましたが、Chatwork導入後は、連絡手段が統一され、報告・相談・確認がスムーズになり、現場スタッフの安心感と連携のしやすさが格段に向上しました。

この事例からわかるのは、「コミュニケーションの手段を一本化することが、離職リスクを抑え、現場の安定運営につながる」という点です。

多店舗展開・アルバイト比率の高い業種にとって、日々のやり取りをストレスなく行える環境づくりは必須事項なのかもしれません。

＞事例詳細はこちら

事例③｜酒田米菓株式会社：業員満足度95%を達成

創業60年以上の歴史を持つ米菓メーカー・酒田米菓株式会社では、社内のコミュニケーションが課題でした。

製造部門と管理部門でのやり取りが不十分で、意見が現場に届きづらい環境となっていたところにChatworkを導入し、社内の情報発信や意見交換を活性化したことで、従業員満足度が95%にまで向上しました。

この事例からわかるのは、「風通しのよい組織文化は、ツール次第で大きく変わる」ということです。

製造業やバックオフィスと現場が分断されがちな業種では、チャットの導入が"社員の声を見える化"し、エンゲージメント向上に直結する可能性があります。

＞事例詳細はこちら

「Chatwork（チャットワーク）」の魅力的なポイントを理解して導入しよう

ビジネスチャットツールは、単なる「連絡手段」ではなく、組織の業務効率やコミュニケーション品質を左右する重要なツールです。

その中でもChatworkは、国産ならではの使いやすさと安心感を兼ね備えたツールです。

導入の目的や活用方法を明確にしたうえで、自社に合った形で活用すれば、日々のムダを省き、生産性の高い働き方を実現できます。

まずは無料トライアルなどで、Chatworkの使い勝手を体感してみましょう。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。