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ビジネスチャットの既読機能は必要？不要？「既読つかない問題」の対処法も
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットの既読機能は、相手の状況を手軽に知れる便利な機能です。
しかし、ルールの有無や社内の文化、業務内容によっては新たな問題を生み出すリスクも存在します。
実際に「トラブルやストレスの原因になっている」「情報伝達の停滞を招いている」などの問題に頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか？
本記事ではビジネスチャットの既読機能の役割やメリット・デメリット、問題への対処法までわかりやすく解説します。
ビジネスチャットにおける既読機能の役割とは
ビジネスチャットにおける既読機能の役割は、送信者にメッセージの確認状況を伝えることです。
チャットやメールをはじめとするテキスト中心のツールは、基本的に受信側の開封・閲覧状況はわかりません。
しかし、Microsoft TeamsやLINE WORKSのような既読機能があるチャットツールなら、相手がメッセージを開封・閲覧したのかどうかがひと目でわかります。
手軽に確認状況を把握できるため、スピーディな情報共有が求められるシーンや、迅速に状況を判断したいシーンでとくに重宝されています。
よい側面ばかりではありませんが、チャットにおける状況の不透明さを解消できるのは、既読機能ならではの役割といえるでしょう。
【必要派】ビジネスチャットの既読機能がもたらす3つのメリット
確認状況を送信者に伝える既読機能には、さまざまなメリットがあります。
各メリットを理解し、職場の環境や業務内容に合わせた運用をおこなえば、ビジネスに恩恵をもたらしてくれるでしょう。
以下では、ビジネスチャットの既読機能がもたらす、3つのメリットを紹介します。
1. メッセージが伝わったかひと目でわかる
ビジネスチャットの既読機能は、確認状況を手軽に把握できる機能です。
内容の確認と同時に既読が表示される仕組みであるため、メッセージが伝わったかどうか、読まれたかどうかをひと目で判断できます。
相手に問い合わせることなく状況を把握できるため、フォローや確認の連絡も不要になります。
また、既読の表示が送信者の安心につながる点もメリットです。
内容を確認してもらえたか、問題なく送れたかが手軽にわかるので、情報伝達に関する不安も解消できるでしょう。
既読がなかなかつかない従業員にピンポイントでフォロー連絡をすれば、より確実な周知が可能になる点もポイントです。
2. やりとりのスピードが上がる可能性がある
既読機能の働きは、送信者に既読を伝えるだけではありません。
確認状況が伝わる事実が心理的なトリガーとなり、迅速な返信を促す働きも期待できます。
メールであれば都合のよいタイミングで返信できますが、既読通知がある場合は「早く返信しなければ」という意識が強く働きます。
結果としてレスポンスが向上し、やりとりのスピードが向上する可能性が高まります。
また、一部のメッセージを既読のみで対応可能とするルールを設け、社内に広めれば余計な返信が不要となり迅速なアクションが可能となります。
とくに、リマインドや安否確認のような、数文にわたる返信が不要なシーンでは、業務のスピード感を大きく向上させられるでしょう。
3. 言った言わないを防げる可能性がある
ビジネスチャットの既読機能は、口頭伝達やメールよりも高い確率で「言った言わない」トラブルを防止できます。
既読ステータスは内容の確認と同時に表示され、さらに変更ができない設計になっています。
相手の状況にもよりますが、やはり既読をつけた以上、知らなかった・聞いていないなどの主張はとおりにくいでしょう。
責任の所在がわかりにくく、人間関係の悪化も招きやすい「言った言わない」トラブルを効果的に防止できるのは既読機能の大きなメリットです。
【いらない派】ビジネスチャットの既読機能のデメリットと「既読スルー」問題
メリットが多いビジネスチャットの既読機能ですが、よい側面ばかりではありません。
ミスコミュニケーションやストレスを生むような、見逃せないデメリットも存在するため、既読機能は「いらない」という意見もあります。
また、LINEと同様に「既読スルー」が問題になるケースも見られます。
ここでは、既読機能のデメリットを詳しく紹介します。
1. 早急な返信のプレッシャーが生じ、ストレスにつながる
レスポンスの向上に役立つ既読機能ですが、返信を強く意識させるぶん、返信者に心理的なプレッシャーを与えます。
とくに、完璧主義な人や几帳面な人は何事にも真摯に取り組む傾向があるため、返信を暗に求められる既読機能に強いプレッシャーを感じるでしょう。
また、返信に関して平均的な価値観をもつ人にとっても、既読機能の存在はプレッシャーやストレスの原因となり得ます。
熟考した上での返信が求められる連絡、緊急性の低い連絡に対しても迅速なアクションを求められるため、精神的な負担を感じる人は少なくありません。
状況把握が容易になる代償として、受け手にプレッシャーやストレスを与えるのが既読機能の大きなデメリットといえます。
2. 業務効率が低下する可能性がある
業務効率の低下を招くリスクがある点も、既読機能のデメリットです。
既読機能は、前述のとおり受信者に素早い返信を促す働きがあります。
メッセージの重要度に関係なく「返信しなければ」と思わせるため、返信の必要性や緊急性の低い連絡にも優先的に返信する事態が増加します。
結果として優先すべきタスクがおろそかになったり、集中が途切れたりし、業務効率が低下するおそれがあります。
また、既読機能は返信を急がせるため、都合のよいタイミングまでメッセージを開封しない「未読スルー」を誘発します。
ストレスを回避するための自然な行動ともいえますが、連絡を確認してもらえないことは、業務効率の低下や情報共有の停滞を招くでしょう。
3. 人間関係悪化の原因になり得る
既読機能は、送信者に「既読の有無」という状況を知らせます。
プラスに働くケースも多い情報ですが、待つことが苦手な送信者だったり、送受信者双方の価値観に相違があったりすると、人間関係の悪化を招きかねません。
たとえば、送信者が「既読をつけたらすぐ返事をすべき」と考えている場合、返信が遅れるほどに相手への不信感がつのります。
送信相手がマイペースに返信したい人だったり、既読スルーを気にしない人だったりした場合、送信者は大きなストレスを感じるでしょう。
「利用者の性格や価値観によっては、ネガティブな情報を提供する存在となり得る」という点が既読機能のデメリットです。
4. 既読→内容を理解した、という思い込みが生まれる
既読機能は、ミスコミュニケーションの原因となる可能性もあります。
送信者が「既読＝理解」と考えていると、送信者と受信者の間で認識のズレが生じる場合があるためです。
仮に受信者が流し読み程度にしか確認しなかったり、誤操作で既読をつけたりすると、誤解が生じる可能性はより高くなります。
とくに重要な連絡において、認識相違や誤解が発生すると、チームや取引先の信頼を損なう事態にもなりかねません。
既読機能は状況把握に役立つものの、既読をつけた相手の状況や理解度までは知ることができないため、使用上注意が必要です。
ビジネスチャットの「既読つかない」問題の原因と対策
ビジネスチャットの既読機能において、多くの人を悩ませているのが「既読つかない」問題です。
自分でコントロールできない部分も多い問題ですが、原因を知り、対策を講じることで件数や頻度の減少につながります。
以下では、ビジネスチャットの「既読つかない」問題の原因と、具体的な対策を紹介します。
「既読つかない」の原因とは
「既読つかない」問題が生じる原因には、以下のようなものがあります。
・技術的な原因：アプリやOSのバージョンが古い・アプリに不具合が起きている・既読機能がオフになっている・ネットワーク障害など
・心理的な原因：即レスの重圧を回避したい・自分のタイミングで開封/返信したい・性格など
・状況的な原因：通知が多いことによる見落とし・会議中で返信が難しい・多忙など
技術的な問題は、アプリやOSのアップデート、設定の見直し、時間の経過（既読になるのを待つ）などによって解消できます。
一方、心理的・状況的な原因は解決が難しいケースもありますが、利用するツールの見直しやルールの制定によって改善できる可能性もあります。
既読機能の代わりにリアクションで解決！
「既読つかない」問題の心理的な原因と状況的な原因を解決したいなら、既読機能の代わりにリアクションを活用しましょう。
リアクションとは、クリックによって絵文字で意思表示ができる機能です。
了解や感謝の意を手軽に示せるため、時間がないときでもメッセージの確認状況をスムーズに伝達できます。
さらに、実行するタイミングが受信者に委ねられるため、負担にもなりにくいでしょう。
リアクションが使えるビジネスチャットの中で、とくにおすすめなのがChatworkです。
40種類以上のリアクションが使えるほか、ストレスになりがちな既読機能もないので確認状況を快適に伝えられます。
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【事例あり】ビジネスチャットの既読機能によるストレスを軽減！運用のコツ
利用者の負担になりがちなビジネスチャットの既読機能ですが、ストレスを軽減する方法もいくつかあります。
既読機能にはメリットも多いため、以下のような点を踏まえて上手に活用するとよいでしょう。
ビジネスチャットの運用ルールを明確にする
既読機能によるストレスやトラブルの防止には、運用ルールの明確化が効果的です。
ビジネスチャット導入の際には以下のようなルールを制定し、心地よくコミュニケーションできる環境を整えましょう。
・メッセージの確認や返信は業務時間内のみ確認する
・緊急連絡以外は自分にとって都合のよいタイミングで返信する
・即時性が求められる連絡は、チャットではなくWeb会議や電話などを利用する
・緊急の連絡には「緊急・要返信」などの文言を入れる
・既読から5時間以内・当日中など、受け手の負担にならない返信時間を設定する
以上のようなルールを定めた上で全体に共有し、遵守を徹底することがおすすめです。
返信しやすい工夫をし、返信の要不要を明確にする
受け手に必要以上のストレスや負担を与えないためにも、返答しやすいメッセージを送りましょう。
意図や情報を把握しやすく、短文で返せるメッセージであれば返信が滞りにくくなり、双方のプレッシャーやストレスを軽減できるでしょう。
また、カジュアルなやりとり、確認だけが必要なやりとりでは、リアクションや既読のみでOKというルールにするのもおすすめです。
あわせて、「勤務時間外のメッセージは翌営業日まで返信しなくてよい」などのルールを設ければ、既読機能によるストレスをさらに減らせます。
【事例】既読機能のないビジネスチャットで逆にレスポンスが高速化｜株式会社グランジュテ
歯科医院の経営や採用、人材教育コンサルタントを手掛ける株式会社グランジュテは、既読機能を備えたチャットツールの運用に課題を感じていました。
連絡そのものは可能だったものの、既読機能特有の心理的な負担によってクライアントやスタッフの未読スルーがたびたび発生していたとのことです。
そこで同社は、既読機能のないビジネスチャットChatworkを導入し、コミュニケーション手段として運用を開始しました。
その結果、既読についてのプレッシャーがなくなり、連絡のレスポンスが全体的に向上しました。
さらに、焦りが減りじっくりと考えられるようになったことで、クライアントへのアドバイスの質が向上したそうです。
Chatworkで既読ストレスのないビジネスチャットを実現
ビジネスチャットの既読機能は、メッセージの確認状況を手軽に確認できる便利な機能です。
しかし、送信者に状況が伝わることは、受け手にプレッシャーやストレスを与える場合もあります。
社内のコミュニケーション文化や業務内容によってはデメリットが際立ち、雰囲気が悪くなる事態を招くリスクもあります。
そのため、既読機能の必要性については、事前にメリットとデメリットを把握した上で判断しましょう。
また、既読ストレスのないビジネスチャットを利用したいなら、Chatworkがおすすめです。
豊富なリアクションと機能、シンプルな使い心地が、ストレスフリーなコミュニケーションの実現を力強くサポートしてくれます。
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