公開日：
更新日：
ビジネスチャットは本当に便利？気になるメリット・デメリットを徹底比較！
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
ビジネスチャットを導入したいと考えていても、ビジネスチャットに関するデメリットを見聞きして、不安に感じている企業もあるかもしれません。
今回は、詳しいデメリットの内容とともに、デメリットを回避するために企業がやるべきことやおすすめのビジネスチャットツールなどを紹介します。
ビジネスチャット導入を検討している企業はぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットはデメリットばかり？知っておくべき「5つ」の弊害とは？
ビジネスチャットの主なデメリットとして、次のような点が挙げられます。
・ツールを使いこなせず業務効率が低下する
・ルールが未整備でコミュニケーションが複雑化する
・ツールが複雑で教育コストが発生する
・返信や反応の強要による心理的な圧迫が生じる
・チャットの乱立によって情報共有が分断される
以下、詳しく紹介します。
弊害①｜ツールを使いこなせず業務効率が低下する
ビジネスチャットツールのなかには、多機能で使いこなすのが難しいものもあります。
使いこなせればさまざまな業務に活かせるかもしれませんが、活用できないままでは煩わしく、扱いづらさを感じるでしょう。
ツールの使い方をいちいち確認しなければならないなどの事態が発生すると、業務効率も下がってしまいます。
弊害②｜ルールが未整備でコミュニケーションが複雑化する
ビジネスチャットの運用ルールを最初に整備しておかないと現場が混乱し、従来のコミュニケーション方法を続ける人がいたり、移行するタイミングがわかなかったりして、混乱を招くおそれがあります。
コミュニケーションの方法が統一できていないと、情報の見落としが生じたり、情報共有に時間を要したりするため、企業にとってマイナスな影響を及ぼします。
従業員のストレスにもなり、ビジネスチャットにネガティブな印象を抱く人も出てくるでしょう。
弊害③｜ツールが複雑で教育コストが発生する
多機能で複雑なビジネスチャットツールは、従業員の理解浸透・定着までに時間がかかり、教育コストも必要です。
もともとITツールなどに不慣れな従業員にとって、習得難度が高いツールは抵抗感やモチベーション低下にもつながるかもしれません。
弊害④｜返信や反応の強要による心理的な圧迫が生じる
ビジネスチャット導入時にはルールの整備が必要ですが、厳しすぎるルールは従業員のストレスとなるおそれがあります。
たとえば、チャットに対する返信やリアクションを強要する、通知が来てから10分以内に確認するなどのルールを設けると、プレッシャーになったり業務効率が下がったりするでしょう。
気軽なコミュニケーションもとりにくくなり、ビジネスチャットのメリットが損なわれる可能性があります。
弊害⑤｜チャットの乱立によって情報共有が分断される
ビジネスチャットでは個人チャットやグループチャットを作成できますが、チャット数が増えてしまうことによる弊害もあります。
チャット数が不要に増えると情報やアイデアの共有が適切におこなわれず、メールや電話でのコミュニケーションと同様にクローズドな状況になってしまうでしょう。
たとえば、部署全体に関わることをグループチャットではなく個人チャットで相談してしまうと、トラブルや誤解が生じるおそれがあります。
信頼面と情報共有面のどちらにも支障が出る可能性があるため、チャット作成に関するルールを設けるなどしながら適切に管理をおこないましょう。
それでもビジネスチャットが選ばれる理由とは？多くの企業が実感する「5つ」のメリットを整理
デメリットや弊害もあるビジネスチャットですが、下記のようなメリットが挙げられます。
・コミュニケーションの一本化でスムーズな連携を実現
・リモートでも使える柔軟性とスピード感
・セキュリティ対策による情報漏洩リスクの低減
・タスクもファイルも情報も簡単に一元化
・アイデアが生まれる場所としての価値
以下、ひとつずつ説明します。
メリット①｜コミュニケーションの一本化でスムーズな連携を実現
ビジネスチャットは、チャット形式で気軽にメッセージを送れることが特徴です。
メールのように挨拶文を入れたり、電話のように折り返したりする手間がないため利便性が高く、コミュニケーション方法が一本化できる点がメリットです。
ビジネスチャットのなかにはビデオ通話機能を備えているものもあるため、口頭・対面でのコミュニケーションが必要なケースにも対応できます。
メリット②｜リモートでも使える柔軟性とスピード感
PCやスマートフォン、タブレットなどのマルチデバイスに対応したビジネスチャットは、リモートワークや出張先、営業先でも連絡確認や情報発信が可能です。
営業先から商談の結果を共有したり、リモートワーク中に面談ができたりするため、柔軟でスピード感のあるコミュニケーションが実現します。
ビジネスチャット「Chatwork」は、PC版だけでなくスマートフォン版もあるため、場所を選ばずに情報共有できます。
メリット③｜セキュリティ対策による情報漏洩リスクの低減
コミュニケーションツールをビジネスチャットに一本化すると、情報漏洩リスクを低減できる点もメリットです。
連絡手段をビジネスチャットに集約することで情報の分散を防ぐことができ、操作方法の定着や使用率アップも期待できます。
そのため、誤送信や設定ミスなどによる情報漏洩リスクの軽減につながります。
また、ビジネスに特化しているビジネスチャットは、暗号化や権限管理など、セキュリティ対策が施されているものが多いことも利点といえます。
メリット④｜タスクもファイルも情報も簡単に一元化
タスク管理機能やファイル管理機能を備えているビジネスチャットは、情報の一元管理ツールとして使うことも可能です。
たとえば、Chatworkのタスク管理機能を活用すると、タスクの実施漏れや遅延を一覧で管理できます。
同ツールのファイル管理機能では、一度のメッセージ送信でPDFファイルやExcelファイルなどを関係者全員へ共有できるため、情報共有目的の会議を開催する必要がなくなり、印刷・配布の手間も省けるでしょう。
メリット⑤｜アイデアが生まれる場所としての価値
企業によっては、グループチャットなどで従業員の自由な交流を促進しているケースがあります。
気軽に雑談できる場を設けることで、新たなアイデアの創出や、課題解決へのヒントを得られるかもしれません。
また、従業員の相互理解が進み、信頼関係も構築されることで、連帯感や組織力の強化にもつながるでしょう。
＞ビジネスチャットのメリットをさらに詳しく知りたい方はこちら
ビジネスチャットのデメリットを回避するために企業がやるべきこと
続いて、先ほど挙げたようなビジネスチャットのデメリットを回避するために、企業がやるべきことを紹介します。
・導入の目的や自社の課題を明確にする
・複数のツールを比較して自社に適したものを選択する
・自社に合わないと判断したら見直しも検討する
導入の目的や自社の課題を明確にする
ビジネスチャットの導入前には、目的を明確化しておきましょう。
目的が曖昧なままだと、ビジネスチャットの導入自体に反発が起きたり、導入しても定着しなかったりするおそれがあります。
自社の課題を洗い出すと目的も導きやすくなるため、自社が解決すべきことを探ってみましょう。
目的を定めたら従業員に周知し、納得感をもってもらうことが早期の浸透や定着に役立ちます。
複数のツールを比較して自社に適したものを選択する
ビジネスチャットにはさまざまな種類があるため、複数のツールを比較・検討して、自社に合ったものを選択しましょう。
自社の課題解決につながる機能を備えていることはもちろんですが、セキュリティ面や料金、操作性などを網羅的に確認し、判断することが求められます。
説明上は使いやすそうだと思っても、実際に触ってみると使いづらかったということもありえるため、無料プランやお試しプランなどでまずは試してみることをおすすめします。
自社に合わないと判断したら見直しも検討する
お試しでも実導入でも、自社に合わないと判断したら早めに見直しを検討することが大切です。
使いにくいものに時間やコストをかけることは、リソースの無駄遣いやビジネス機会の損失につながります。
自社に適したビジネスチャットツールを探すことにより、ツールのメリットを享受しながら自社の課題改善を目指しましょう。
ビジネスチャットのデメリットを改善するなら、「Chatwork（チャットワーク）」の導入がおすすめ
ビジネスチャットのデメリットの改善には、Chatworkの導入がおすすめです。
以下、Chatworkのメリットや活用のポイントを紹介します。
おすすめ理由①｜誰でも使えるシンプルな操作性
ChatworkはUIや操作がシンプルなツールなので、誰でも直感的に利用できます。
ITツールが苦手な従業員でも使いやすい操作性があり、早期の社内浸透・定着が期待できるため、教育コストの削減につながります。
また、従業員がビジネスチャットを使いこなせるようになると、コミュニケーションの活発化によるアイデアの創出も期待できます。
使い方がわからない場合は、お役立ち資料やセミナーなどといったサポートコンテンツも用意されています。
おすすめ理由②｜充実の機能で業務効率化を実現
Chatworkは、個人チャット・グループチャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ通話など、業務に役立つ機能を備えています。
チャット機能には、個人チャット・グループチャットに加えて自分専用のチャット「マイチャット」もあり、仕事のメモを残しておいたり、個人的なタスクを管理できたり、自由に活用できます。
テキストでの説明が難しい場面ではビデオ通話機能を活用することで、細かいニュアンスの伝達・認識相違の防止・スムーズな業務進行などを実現できます。
また、社外の人ともコンタクトをとることが可能なので、企業をまたいだプロジェクトの進行管理などにも便利です。
おすすめ理由③｜国産かつ高セキュリティで安心
Chatworkは国産のビジネスチャットであり、大企業や官公庁も導入するほど高水準のセキュリティを備えています。
通信の暗号化やアクセス制限、セキュリティ診断、国際規格のセキュリティ運用体制などによって、不正アクセスからデータが保護される仕組みとなっており、高い信頼性を誇ります。
また、バックアップ体制も敷かれているため、万が一データが消えてしまっても復元することが可能です。
「Chatwork（チャットワーク）」でビジネスチャットのデメリットをプラスに
ビジネスチャットにはいくつかのデメリットがある一方、メリットも多数あります。
ビジネスチャットを効果的に運用するには、ツールの適切な選定・運用の工夫などによってデメリットを回避することが重要です。
Chatworkはシンプルな操作性と充実した機能、万全のセキュリティ対策などを有しており、初めてのビジネスチャットにもおすすめです。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
