適切な電話の折り返し時間とは?折り返すときの注意点と基本マナー

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目次

やむを得ない事情で電話に出られないことはよくあると思います。

電話を折り返すことはマナーのひとつだと知っていても、折り返しの時間についてのマナーを知らない人も多いのではないでしょうか。

適切ではない時間に電話を折り返してしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

ビジネス上で知っておきたい、電話の折り返し時間の注意点や基本マナーについて紹介していきます。

電話の折り返しで適切な時間はいつ?

電話の折り返しの時間には、人それぞれのタイミングに左右されることが多いです。

ビジネスのシーンの場合は、あまり時間をあけずにかけることが理想的でしょう。

電話の折り返しで適切な時間をいつなのか見ていきます。

 

折り返しの時間指定がある場合

「●時までに折り返しお電話ください」というメッセージが残されている場合は、何か期限があったり、すぐに確認が必要だったりと、急を要している可能性が高いです。

折り返しの時間指定がある場合は、指定された時間までに、必ず折り返しの電話をかけるようにしてください。

指定の時間ギリギリにかけるのではなく、できるだけ早く折り返しの電話をかけることを心がけることで、先方との信頼関係の構築にもつながるでしょう。

 

折り返しの時間指定がない場合

残されたメッセージに折り返しの時間指定がない場合は、ついつい後回しにしてしまうこともあると思います。

しかし、折り返しの電話をかける時間が後ろ倒しになればなるほど、先方からの印象が悪くなり、信頼を失ってしまう可能性もあります。

時間指定がある場合と同様に、時間指定がない場合でも、なるべく早いタイミングで折り返しの電話をかけることがベストです。

電話を折り返すときの流れ

折り返しの電話で印象が悪くならないよう、折り返しの電話で何を確認するのかなど、事前にまとめておく必要があります。

電話を折り返すときの流れについて、見ていきましょう。

先方の情報を確認しておく

電話があった客先の情報は、「現在何の案件のやりとりをしている相手なのか」など、電話をかけ直す前に把握しておくようにしましょう。

メッセージや伝言を預かった際に要件が述べられている場合は、その要件に対する回答な度を確認し、まとめたうえで折り返しの電話をするとより丁寧です。

不十分な状態で電話を折り返してしまうと、スムーズに話が進まなくなってしまうので、お互いの時間を無駄にしないためにも、事前に確認することを心がけましょう。

電話をかける環境を整える

どんなに急いで折り返しの電話をかける場合も、電話をかける環境には細心の注意を払いましょう。

電話をかける環境が騒がしいと、相手側が話が聞き取りにくく、不快な印象を与えることになってしまいます。

出先で折り返しの電話をかける場合でも、なるべく静かな場所を選んでかけ直すようにしてください。

また、ひととおりの多い場所では、周囲に話を聞かれて情報漏洩のリスクも出てくるので注意しましょう。

まずは謝罪をする

折り返しの電話では、まず「先ほどはお電話に出られず失礼いたしました」と、お詫びの言葉を述べる必要があります。

電話がつながらなかったことが影響し、先方の業務が進まなかったということもありうるため、冒頭で謝罪をすることは、マナーのひとつであるという認識を持ちましょう。

あまり重ねてお詫びをすることは、不自然に映ってしまう可能性もあるので、臨機応変に言葉を選んで、お詫びの言葉を述べるようにしましょう。

相手が不在の場合はかけ直す

折り返しの電話をかけても、担当者が外出している場合や、打ち合わせの最中などで不在の可能性があります。

折り返しの電話に対して、相手側に再度の折り返しを依頼することは失礼に当たるケースがあります。

急ぎの要件でない限りは、こちらからあらためてかけ直すようにしましょう。

電話を折り返すときに気をつけたいマナー

電話を折り返すときは、相手に不快に思われないよう、気を付けたいマナーがあります。

電話を折り返すときに意識したいマナーを、具体的に見ていきましょう。

相手の都合に合わせた時間帯にかける

折り返しの電話をかける際は、相手がどのような時間帯だと都合がいいのかを予測して折り返しましょう。

例えば、よくやりとりをおこなう取引先であれば、どういう時間帯が忙しいのかを予測しやすいはずです。

始業開始直後やお昼休み、夕方の遅めの時間帯を避けるなど、迷惑に思われない時間帯を意識することもマナーのひとつです。

伝言がある場合はまず対応する

不在着信で伝言が残されている場合は、まずその対応を優先的におこないましょう。

急ぎで依頼をされている内容に関しては、折り返しの電話をかける前に対応をし、その後にすぐにかけ直すと安心してもらえます。

電話を折り返す前に、優先順位を判断することで、先方のと信頼関係の構築にもつながるでしょう。

留守電に伝言が入っている場合はメモをする

留守電に伝言が残っている場合は、頭の中で把握するだけではなく、折り返しの電話口で話にあがってもすぐに返答ができるように、メモを取っておくようにしましょう。

折り返しをしたときに、要件に対して曖昧な反応をしてしまうと、相手に不信感を与える可能性があります。

伝言内容をメモするだけではなく、要件に対してどのような返事をするのかをまとめておくと、スムーズに話を進めることができます。

電話を折り返す時間で注意すべきこと

電話をすぐに折り返すことは大切ですが、電話をかける時間帯にも注意をする必要があります。

折り返しの電話をかける際に、配慮すべき時間帯をご紹介します。

 

お昼休みの時間帯

一般的にお昼休みとされている時間帯は、12時~13時であることが多いので、この時間帯は折り返しの電話を避けることが望ましいです。

お昼休みに電話がかかってくると十分に休憩ができず、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

重要な話をする場合や、時間をとって話をしたい場合は、お昼休みの時間帯は避けるようにしましょう。

 

朝の早い時間帯

朝の早い時間帯も、折り返しの電話をかけるのには好ましくありません。

始業したばかりの時間帯だと、一日のスケジュール確認や、前日のメール対応などで手が離せない場合があります。

会社によっては、午前中に会議がセッティングされているところもあるため、会議の準備をしている状況も考えられるでしょう。

朝の早い時間帯よりも、少し時間をおくことを心がけ、10時以降に折り返すことを目安にするといいでしょう。

 

夕方以降の時間帯

夕方の17時半以降の時間帯は、折り返しの電話をかけることは避けるようにしましょう。

終業時刻に近い時間帯に電話を折り返してしまうと、業務時間外に仕事の対応をさせてしまうことになる可能性もあります。

先方が無理をしなくても対応できるような時間帯を選ぶようにしましょう。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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