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相談メールの件名や相談メールの書き方のポイントとは？
目次
日程調整のお願いや人間関係の悩みなど、取引先や上司に相談したい場面はビジネスでよく登場します。
直接会うことが難しい場合や相手が忙しい場合、メールで相談をすることもあるでしょう。
メールで相談をするときは、件名や内容の書き方に注意し、相手にとって分かりやすいメールを心がけることが大切です。
相談メールの件名、相談メールの書き方のポイント、メールに代わる相談方法について解説します。
相談メールが必要な場面とは？
相談メールが必要な場面は、取引先や上司など社外・社内どちらでも考えられます。
社内と社外で相談メールが必要な場面に分けてそれぞれ見ていきましょう。
社外に相談メールを送る必要がある場面
社外で相談メールを送るのは、取引先が多いでしょう。
例えば、以下のような場面があります。
- 打ち合わせの日程を変更したいとき
- 納期を変更したいとき
- 何かについて教えてほしいとき
- 何らかの依頼をするとき
これらを見て分かるように、相談メールとは万能に使えるメールです。
つまり、「〜についてご相談したい」と書けば、何らかの依頼や何かを教えてほしいときなど、さまざまな場面で活用できます。
相談メールを使いこなすことで、取引先とも良好なコミュニケーションがとれるでしょう。
社内で相談メールを送る必要がある場面
社内で相談メールを送る相手として、一番多いのは上司でしょう。
上司に送る相談メールとしては以下のようなものが考えられます。
- 業務内容について意見を言いたいとき
- 何かについて教えてほしいとき
- 休暇取得の許可がほしいとき
- 職場についての悩みを相談したいとき
こちらも社外への相談メールと同様に、さまざまな場面での活用が想定されます。
上司への相談メールは、休暇などの業務以外のことや、人間関係の悩みなどの個人的なことも相談しやすいのが特徴です。
相談メールは件名も重要
「相談メールが必要な場面」でも説明したとおり、相談メールはさまざまなシーンで使えます。
また、相談メールはただの報告とは違い、メールへの返信など、相手にも行動を求めることになります。
だからこそ、相談メールであることや、ある程度の内容が分かるように件名を工夫することが大切です。
こちらも社外・社内に分けて、相談メールの件名の具体例をご紹介します。
社外に送る相談メールの件名例
例えば、日程変更をお願いしたいときは以下の件名が考えられます。
「件名：〇〇打ち合わせ日程変更に関するご相談」
ほかにも、「何らかの依頼をするとき」や「何かについて教えてほしいとき」には、以下の件名が考えられます。
「件名：〇〇追加納品に関するご相談」
「件名：〇〇システムの選定に関するご相談」
件名に「ご相談」という文字を入れることで、相手も何らかのアクションが必要なメールだとすぐに分かります。
社内に送る相談メールの件名例
上司に社内メールを送る場合の件名について考えてみましょう。
上司は、ほかの部下からもメールをもらうことがあり、メールの数が多いため、ほかのメールに埋もれないための工夫が必要です。
例えば、業務のやり方について改善の意見を伝えたい場合は、
「件名：〇〇の進め方に関するご相談」
などと書くと、件名を見ただけでメールの大まかな内容が分かります。
ほかには、職場の人間関係などの個人的な悩みを相談したい場合は、
「件名：社内の人間関係に関するご相談」
と書くこともできますし、直接件名に書きにくければ
「件名：仕事に関するご相談」
と抽象的に書くこともいいでしょう。
相談メールを送るときのポイント
相談メールを送る際は、何についての相談で、どのようなアクションを求めているのかをしっかり書くことが大切です。
相談メールを送るときのポイントについて見ていきましょう。
相談内容は具体的に書く
相談メールを書くときは、メインとなる相談内容を具体的に書くことが大切です。
冒頭に「〇〇の件について相談したい」などと書き、その後に相談の詳細な内容を書くなど、読み手にとって分かりやすいメールを心がけましょう。
相談内容がアバウトだと、結局何を相談したいのかがはっきりと分からず、相手が質問をする必要が出るなど、無駄な工程が増えてしまいます。
相談内容が複数ある場合は、箇条書きや記号を使って、視覚的に読みやすい工夫をおこなうといいでしょう。
相手に求める行動を具体的に書く
相談メールには、最終的に相手にどう動いてほしいのか「相手に求める行動」を書くようにしましょう。
相手に求める行動とは、例えば、「メールで回答がほしい」や「詳しい話を直接するために、個人面談のアポを取りたい」「相談内容について、ミーティングの議題に挙げてほしい」など、相談メールを受けた相手に取ってほしい行動のことです。
相手にとってほしい行動を具体的に書くことで、メールを受け取った相手も行動が取りやすくなります。
期限がある場合は明記する
相談に期限がある場合は、必ず明記しましょう。
基本的には、相手のことを配慮して余裕のある期限を設けるべきです。
しかし、急ぎの場合は、「急なご相談で大変恐縮ですが、〇〇日までにご回答いただけますと幸いです」などと断りを入れて、期限を明記しましょう。
また、特に急ぎでない場合であっても、返信を忘れられないようにするために「急ぎではありませんが、今月中にご回答いただけますと幸いです」などと書き、期限を書いておくといいでしょう。
込み入った内容は避ける
相談メールでは、込み入った内容は避けるようにしましょう。
相談内容を具体的に書くことは重要ですが、メールでは詳細なニュアンスが伝えにくい場合や、家庭の事情など、込み入った内容になりそうな場合は、メールですべてを書くことは避けるのが無難です。
込み入った内容はどうしても長文になってしまいますし、読み手にとって負担が大きくなってしまいます。
込み入った内容の相談は、メールで個人面談などのアポををとり、直接話すほうがいいでしょう。
相談をメールでおこなうデメリットはある？
相談をメールでおこなうと「やりとりが分かりづらくなる」や「ほかのメールに埋もれてしまう可能性がある」などのデメリットが発生する可能性があります。
相談をメールでおこなうデメリットについて見ていきましょう。
やりとりが分かりづらくなる
相談メールのやりとりが複数回にわたると、見返すのが大変で情報が分かりにくくなるというデメリットがあります。
相談メールに限ったことではありませんが、メールは複数回のやりとりに不向きです。
やりとりが複数回にわたるような相談内容の場合、直接話したり、ビジネスチャットなどのほかのツールでのやりとりのほうが向いていることもあります。
相談内容によっては、メール以外での相談方法を考えることも必要です。
ほかのメールに埋もれてしまう可能性がある
相談をメールでおこなった場合、ほかのメールに埋もれてしまい、開封されなかったり開封が遅くなったりすることがあります。
特に、上司など立場が上の人は毎日たくさんのメールを受け取っており、メールの開封が遅くなるだけでなく、返信が遅くなることもあります。
必要に応じてメール以外での相談方法も検討しましょう。
メールの作成に手間がかかる
メールは、作成に手間がかかることもデメリットの1つです。
特に、相談メールでは相手に何かしらのアクションを求めるため、より丁寧に作成しようとして時間がかかりがちです。
また、やりとりが複数回にわたっても、毎回のメールで文頭・文末に定型の挨拶が必要になり、双方にとって負担が大きくなります。
メール以外の相談方法とは？
メール以外の相談方法としては、対面や電話、ビジネスチャットを使った相談が考えられます。
対面での相談は、込み入った内容の相談もしやすい点がメリットですが、相談にかかる時間が長いため、相談内容に応じて使いわける必要があります。
そして、電話での相談は、細かいニュアンスなども伝わりやすい点はメリットですが、相談相手の時間を一方的に奪ってしまうことや、画像などを使った説明ができない点、話し声が周囲に漏れるなど、プライバシー保護の観点からデメリットが多くなってしまいます。
ビジネスチャットでの相談は、メールのデメリットを解消しつつ、手間がかからない相談方法としておすすめです。
ビジネスチャットは、複数回のやりとりに向いており、必要に応じてメンバーを追加できるなど、詳細な相談や専門的な知識が必要な相談にも対応できます。
また、ビジネスチャットは通知の設定があるなど、未読のメッセージに気がつきやすいようになっており、相談のメッセージが開封されないという問題を防ぐこともできます。
相談するならメールよりChatwork
相談メールは、件名や内容の書き方に注意を払い、相手にとって読みやすい工夫をすることが大切です。
一方、メールの作成に手間がかかったり、メールが開封されない恐れがあるなど、デメリットも存在します。
相談メールのデメリットを解消し、スピーディーに相談をする方法として、ビジネスチャットの「Chatwork」がおすすめです。
Chatworkでは、メッセージを受信すると通知がいく設定のため、相談内容を確実に届けることができます。
また、Chatworkを使えば、リアルな会話のようなテンポのいいコミュニケーションが可能になり、複雑な内容でも、双方の負担も最小限に抑えられます。
普段のコミュニケーションから相談のツールとして活用できるChatworkの導入をぜひご検討ください。
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