1on1は意味ない？1on1を意味のない無駄なものにしないための対策

1on1は人材育成や信頼関係構築のために有効な手段ですが、本来の目的や運用方法を理解せずに続けていると、部下や上司本人が「意味ない」「無駄」と感じてしまう状態になります。

1on1を実りある時間にするために、1on1の本来の意義や時間を無駄にしないための対策について考えていきましょう。

1on1の本来の意義

1on1の目的は、社員の育成やサポートです。

上司と部下の1対1のミーティングを、短時間かつ高い頻度で繰り返しおこなうことで、部下の悩みやなりたい姿を把握し、継続的にサポートすることができます。

また、部下の気持ちに寄りそい解決や成長のための方法をいっしょに考えることで、信頼関係を構築する大切な場でもあります。

1on1の大切なポイントは、人事面談とは異なり、ミーティングの主役はあくまでも部下であるという点です。

上司が自分の経験をオープンにしたり適切な問いかけをすることで、部下の話を引き出し気づきを得られるよう意識することが重要になります。

双方向のコミュニケーションを持つことで、上司にとっては現場の課題や社員による会社の評価が知ることができる貴重な機会にもなるでしょう。

意味ない1on1の特徴と原因

本来有意義な時間になるはずの1on1が意味のないものになっている場合は、1on1が上司や部下にとって人事面談と変わらない認識になってしまっていることが多いでしょう。

意味のない1on1と考えられる特徴と原因を見ていきましょう。

部下が積極的ではない

1on1に部下が積極的でない場合、有意義な対話を持つことができず、意味のない時間になってしまう可能性が高まります。

積極的になれない原因には、事前に部下へ1on1を実施する意義や目的をしっかり伝えられていないことや、実施に同意がないまま上司が一方的にスケジュールを決めてしまうことがあげられるでしょう。

まずは1on1の意義や成功事例を提示し、部下の成長をサポートする有益な時間だと本人に認識してもらうことが必要です。

一方的なコミュニケーションになっている

1on1の主役が部下であることを忘れ上司が一方的に話す場になっていたり、部下が何かを打ち明けてもその良し悪しを評価し押しつけるような話し方になっていると、部下にとっては人事面談と変わらない時間になってしまうでしょう。

人事面談のほかに1on1の時間を持つ意味がなくなり、上司も部下も得られるものがないまま、ただその時間の人件費だけが無駄にかかることになります。

上司自身が1on1に対する認識をあらため、コーチングやコミュニケーションのスキルを磨く必要があるでしょう。

なんとなくでおこなっている

1on1において双方向のコミュニケーションがうまくいったとしても、ただの雑談の時間になってしまってはあまり意味がありません。

その日のミーティングの目的が不明確なまま臨んだり、前回の記録がないまま新たなテーマに移行して、継続的に実施する意味がない状態になってしまうと、部下の育成やサポートをおこなうという本来の意義が果たせなくなってしまいます。

部下の成長を支える重要な時間を無駄にしないよう、しっかりと当日の目的を共有した上で臨む、記録を残し次回の参考や成長を測る指標にするなどの工夫が必要です。

意味ない1on1を続けるデメリット

意味がなく無駄な時間だと上司や部下が感じるような1on1を続けることは、会社にとってデメリットしかありません。

どのような損失につながるかを理解し、改善の必要性を社内で共有しましょう。

時間が無駄になる

意味のないミーティングを続けることは時間の無駄、人件費の無駄になることはいうまでもないでしょう。

1人の上司が複数の部下を受け持つため、部署の人数や1on1の回数が多いほど無駄は大きくなります。

だからといって1on1の回数を減らし頻度を低くすると、1on1の本来の目的である部下の成長をサポートする効果も低くなってしまいます。

かえって心の距離が生まれる

1on1には対話を通じて上司と部下の信頼関係が構築できるというメリットがありますが、打ち解けられる雰囲気がなく一方的なコミュニケーションの1on1では、かえって心の距離が生まれてしまいます。

部下が上司を信頼できないと感じてしまうと、普段の業務に支障が出るだけでなく、最悪の場合は離職につながることもあるでしょう。

人材が育たない

上司の押しつけやミスリードがあり1on1がうまくいかないと、部下がかえって悩みや孤独感を深めたり、理想の将来像が描けず、人材が育たない状況を招いてしまいます。

社員が成長できない会社では離職率が高まり、ノウハウやスキルが継承されないという事態におちいる可能性があるでしょう。

会社の長期的な成長に不可欠な人材育成を成功させるには、1on1の早急な改善が求められます。

精神的な負担になる

信頼関係を築けていない上司と1対1でおこなう意味のないミーティングは、部下にとって大きな精神的負担になりえます。

本音を話せず、相手が望む言葉をいわなければいけないというプレッシャーを感じてしまうと、部下の悩みの解決やなりたい姿を実現するためのサポートをおこなうという1on1の本来の目的を果たせなくなります。

1on1がかえって部下の成長をさまたげ離職を考える原因にならないようにするためにも、有意義な時間だと感じられるよう早急に対策をうつ必要があるでしょう。

1on1を無駄にしないための対策

1on1を無駄な時間から有意義な時間に転換するために、部下が主役であることを再度認識したうえで、対策に取り組んでいきましょう。

事前に目的を明確にする

1on1を有意義な時間にするためには、ミーティングを始める事前段階から備える必要があります。

1on1が部下にとって有益な時間であることを理解してもらい、部下が積極的な気持ちで臨めるよう、最初に1on1の目的が部下の悩みやなりたい姿の把握、成長の継続的なサポートであることを明確に伝えましょう。

相互理解を深める時間にする、前回設定した目標の達成度について話すなど、1on1を実施するごとに今回の目的を定めたり、部下自身に決めてもらうのもよいでしょう。

スケジュールをいっしょに決める

双方向のコミュニケーションを大切にしていることを、ミーティングの開始前から印象づけることも有効です。

はじめから実施の日時を一方的に指定するのではなく、今回のミーティングの目的を設定・共有して双方が納得したうえで、お互いのスケジュールを確認し日程を調整するとよいでしょう。

また、何らかの理由で予定をキャンセルした場合でも、必ずあらためて日程調整をおこなうことで、流れてよいミーティングではなく重要な時間なのだと意識づけることも大切です。

話しやすい環境でおこなう

上司と部下でおこなうミーティングだからといって、必ず会議室でおこなう必要はありません。

会議室が部下に緊張する空間であったりとって打ち解けにくいと感じる場合は、カフェや公園など明るくリラックスできる場所でおこなうのもよいでしょう。

ほかの社員に聞かれたくない場合は会議室でおこなうことが多いかもしれませんが、1on1にはお菓子やコーヒーを持ち込んでよいことにすれば、普段の会議よりは寛いだ雰囲気を演出することができるでしょう。

記録を残す

有意義な1on1の重要なポイントは、継続しておこない連続性を持たせることです。

前回どのようなことを話したか、部下はどのような点を意識して課題解決に臨んだのか、その結果どのような変化があったのかなどを正確に把握し成長につなげるためには、記録が欠かせません。

表計算ソフトなどをもちいて記録するのもよいですが、1on1のためのクラウドツールを導入する方法もあります。

結論をすぐに出さない

部下の成長のサポートは、すぐに結果が出るものではありません。

課題の解決方法もひとつではなく、部署の環境や部下の性格、スキルによってさまざまなため、充分に部下の話を聞き適切な方法をいっしょに考える必要があります。

部下の話に対して上司がすぐになにかを判断したり、結論や決定を急ぐとかえって自発的な部下の成長をさまたげることになるため、あくまでも部下自身の気づきや決断を尊重しじっくり進めていくことを意識しましょう。

質問で部下の話や気づきを引き出す

対話の中で適切な質問をすることは、情報を整理したり、話している本人が意識していなかった価値観や強みへの気づきを引き出すうえでとても重要です。

1on1においては、はいかいいえの2択で答えられるクローズドクエスチョンより、「それはなぜだと思う？」などの問いかけで相手が自由な言葉で答えられるオープンクエスチョンをうまく活用するとよいでしょう。

自分の過去の失敗を話す

信頼関係を築き話しやすい雰囲気を作るためには、上司が過去の失敗や経験談をここだけの話として伝える自己開示も有効です。

特に仕事の先輩である上司が過去の失敗を話すことは、親しみやすさを演出したり、部下が自分の失敗を打ち明けやすくするうえでも効果があるでしょう。

事実でないことや大げさな話をする必要はありませんが、自分の中で印象に残っている失敗談と、それをどう解決したかの方法をあわせてありのまま伝えると、部下にとって得るものがあるかもしれません。

意味がある1on1は双方向のコミュニケーションが大切

意味のない1on1を続けることは、人件費や心理的な面での負担になるだけでなく、社員の成長をさまたげ離職につながるというデメリットがあります。

1on1が部下の成長をサポートする有意義な時間になるよう、事前に目的を共有したり、部下が主役になる対話を意識して、双方向のコミュニケーションをおこないましょう。

ビジネスチャットの「Chatwork」は、1on1を無駄にしないための対策に活用できます。

Chatworkは、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれるため、事前の目的の共有やスケジュール調整をカジュアルな雰囲気でおこなうことができます。

ビデオ通話機能でテレワーク中でもミーティングがおこなえるほか、ファイル管理機能で1on1の記録を共有したり、タスク管理機能で次回までの宿題をわかりやすく記録しておくことも可能です。

社員の成長につながる1on1の実現に、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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