打ち合わせ中止メールを送る必要性は?打ち合わせ中止メールの送り方のポイント

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目次

打ち合わせの中止メールは、仕事の予定調整やお互いの人間関係を維持するためにも、早い段階で送る必要があります。

メールで打ち合わせ中止を伝えるときは、失礼な対応につなげないためにも言葉や伝え方に配慮することが大切です。

お互いのコミュニケーションを活性化させてスムーズに対応できるように、工夫して打ち合わせ中止メールを送りましょう。

打ち合わせの中止メールを送る必要性と打ち合わせ中止メールの送り方のポイントを解説します。

打ち合わせ中止メールを送る必要性

仕事はひとりで進めているわけではないため、相手の都合を考えて行動する配慮が大切です。

打ち合わせ中止メールを送る必要性を見ていきましょう。

人間関係のトラブルを防ぐため

打ち合わせを中止するときは、相手の都合への配慮も必要なため、早めに打ち合わせ中止メールや連絡をする姿勢が求められます。

直前になって打ち合わせができない状況を伝えることは、何か事情や理由がない限りは社会人のマナーとして避けておきたいところです。

今後のコミュニケーションを円滑に進めてお互いの関係性を維持するためにも、人間関係のトラブル予防のためにも、迅速に打ち合わせの中止メールを送る必要性があります。

仕事の予定調整で迷惑をかけないため

仕事の段取りを崩さないためにも、打ち合わせを中止にするときは事前の連絡が大切です。

相手の都合も考えて、早めに伝えておくことで、相手もほかの仕事に切り替えるなど時間を無駄にせずに済みます。

とくに打ち合わせの相手が取引先の場合、連絡がないことや直前の連絡になると、取引に影響が出てしまい、会社として信用されなくなる悪影響が出るかもしれません。

打ち合わせの中止メールを送ることで、打ち合わせがなくなることで予定調整にかかる負担や迷惑をかけないための配慮がになることから必要性があると考えられます。

日程変更の予定をスムーズに決めるため

打ち合わせをいったん中止し、別の日時に変更したいときもメールを送る必要があります。

相手の仕事や予定に配慮するためにも、お互いに都合のよい日を再度調整しながら、変更日時や場所に関する情報を早めに送りましょう。

早めのメールを心がけることでお互いに変更日時の融通がつきやすくなり、スムーズに日程を決めやすくなります。

日程変更をスムーズに進めるためにも、早い段階で打ち合わせの中止メールを送る必要性があります。

打ち合わせ中止メールを送るときの注意点

お互いの関係性を維持できるように、ビジネスではどのようなメールを送るときでも、相手を配慮した文面で作成する必要があります。

社内と社外に向けて、打ち合わせ中止メールを送るときの注意点を見ていきましょう。

社内に向けて送る場合の注意点

参加者の体調不良や仕事量の調整から別の日に変更するときは、打ち合わせの中止メールを送るタイミングです。

どうして中止するのか理由を簡潔にまとめながら、参加者全員のメールアドレスが入っているか再確認して送信しましょう。

同じ部署で少人数のみで開催するときは、メールで変更日時を伝えながら要件は口頭で確認しておくと、コミュニケーションの流れがスムーズになります。

社内に打ち合わせの中止メールを送るときは、参加者全員のメールアドレスにわかりやすい文面で早めに送るように注意しましょう。

社外に向けて送る場合の注意点

取引先や顧客の都合が合わず中止や日時変更が必要なときは、中止メールを送るタイミングです。

相手の都合が悪くなった場合も低姿勢で対応し、こちらの都合が悪いときにはお詫びの言葉と理由を丁寧に伝えます。

今後とも仕事で関わる機会がある可能性を考慮し、相手に失礼がないように注意しながら、配慮した言葉や対応を取ることでお互いの関係性を維持しやすくなるでしょう。

社外に打ち合わせの中止メールを送るときは、できる限り早い段階で連絡を入れておき、丁寧な言葉や対応の仕方に注意する必要があります。

打ち合わせの中止メールの送り方のポイント

打ち合わせを中止にするときは、件名や本文で中止の理由や今後の予定調整について、丁寧な言葉で伝える配慮が大切です。

打ち合わせの中止メールの送り方のポイントを見ていきましょう。

件名でわかりやすく内容を伝える

メールボックスに内容が埋もれない工夫として、件名を見ただけで打ち合わせの中止だとわかる文面で送りましょう。

たとえば、延期なしで打ち合わせを中止したいときは「〇〇(内容・日程)の打ち合わせの件について」と書きます。

また、別の日時を変更したいときは「〇〇(+本来の日程)打ち合わせ日程変更のお願い」と書くと、件名を見ただけで内容が把握できるところがメリットです。

打ち合わせの中止メールの送り方では、件名の付け方で目に留まる可能性が高くなることがポイントになります。

中止の理由・日時を伝える

どうして打ち合わせを中止するのか、日時を変更する必要があるのか、メールの本文で簡潔に情報を伝えましょう。

社内や社外を問わずに人間関係を維持するためのコミュニケーションにつながるため、仕事のやりとりで揉めごとやトラブルになる要因を避けられます。

打ち合わせの中止メールの送り方では、中止の理由や日時を参加者にわかりやすく伝えて配慮することがポイントです。

別の日時で開催するときは予定日を送る

打ち合わせを中止する理由が日程変更の場合は、中止メールを送るときに変更日時の候補を送りましょう。

他部署の参加者が多いときや取引先と打ち合わせするときは、相手の都合を聞きながら複数の日時を出し合うと、予定が合わずに何度もやりとりする手間が省けます。

別の日時で開催するときは、予定日の候補を送ることが打ち合わせの中止メールを送るポイントです。

メールの文面はクッション言葉を使う

打ち合わせが中止になったときは、お互いの言葉に配慮して失礼のない対応を心がけましょう。

たとえば、メールでまとめて送信することを気遣うときは「取り急ぎメールにて恐縮ではございますが」と添えておくと、文面が丁寧に感じられやすくなります。

打ち合わせの中止メールを送るときは、社会人のマナーとして伝わる言葉の意図を和らげて配慮できるクッション言葉を含めましょう。

お詫びの言葉を低姿勢で伝える

こちらの都合で取引先との打ち合わせがなくなったときは「ご迷惑をおかけして誠に申しわけありません。」と添えておくことで、配慮の気持ちが伝わりやすくなります。

相手の気持ちに寄り添いながら、予定どおりに打ち合わせが進まなかったことに対するお詫びを言葉できちんと伝えましょう。

打ち合わせの中止メールの送り方として、今後の関係性を良好なものにするためにも、お詫びの言葉を低姿勢で丁寧に伝えるように心がけてみてください。

打ち合わせ中止の連絡はメールよりChatwork

事前に打ち合わせ中止の連絡を送ることは、仕事の予定調整で迷惑をかけずに人間関係のトラブルを防げるだけでなく、日程変更の連絡を取るためにも必要です。

こちらから打ち合わせ中止のメールを送るときは、件名で内容が把握できるように工夫し、中止の理由や日時をお詫びの言葉やクッション言葉を使いながら、低姿勢で伝えることがポイントになります。

また、メールで連絡する場合は見落としや確認の手間が多いので、ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで効率的に連絡や情報共有が実現できるでしょう。

Chatworkのグループチャットを使うと、効率よく打ち合わせの中止や日時変更のやりとりができるので、社内外のコミュニケーションの円滑化にChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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