急ぎのメールを送るタイミングと急ぎの連絡をメールでする注意点

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目次

予定どおりに仕事が進められるように、スケジュールに変更や予定調整が発生したときは、急ぎのメールを送る必要があります。

しかし、実際にどのような場面で急ぎの連絡をメールで取る必要性が出てくるのでしょうか。

急ぎの連絡をメールで送るときの注意点と適切な急ぎのメールの送り方を解説します。

急ぎのメールとは?

急ぎのメールとは、取り急ぎ伝えたいことがある場合に送るメールであったり、緊急性がある場合に送るメールのことを指すことが多いです。

メールというコミュニケーション手段の性質上、送り手が急ぎのメールという意識を持っていても、相手にすぐ読まれるとは限らないという点があります。

こちらが急ぎで依頼したことや相手に急ぎで対応をしてもらいたい際に、急ぎのメールを送ることはあるでしょうが、急ぎの連絡をメールですること自体にも注意しておいた方がいいかもしれません。

急ぎのメールを送るタイミング

早めに仕事の予定の調整などが必要な場面があると、相手とコミュニケーションを取って対応する必要が出てきます。

急ぎのメールを送るタイミングを見ていきましょう。

納品のスケジュールが押しているとき

仕事の納品には、全体の流れが円滑に進むように締切が設けられており、各工程が予定どおりに進むように工夫する必要があります。

スケジュールよりも仕事の進行が遅れていたり、各工程の連絡が途絶えていたりするときは、催促と確認のために連絡を入れましょう。

急ぎのメールを送るタイミングとして、納品のスケジュールが押しているときに連絡して調整することで、完成予定日までの段取りを調整できます。

トラブルやミスが起きたとき

仕事全体の進行を止めないためにも、仕事の途中でミスを発見したときは、トラブルに拡大させないためにも連絡を入れる必要があります。

対応にかかる時間や労力を最小限に抑えるためにも、状況を周りの社員や取引先などに共有して確認する過程が大切です。

仕事を進めるときに起きる確認ミスや思い込みによるトラブルなどが起きたときは、調整して対応するために急ぎのメールを送るタイミングにあげられます。

長期休み前で予定調整が必要なとき

各企業によって長期休みの日程は変わってくるため、休みの月になった段階で様子を見ながら相手に予定を伝えておくと親切です。

休みまでの日数を逆算しながら前倒しで仕事を進められるメリットがあり、お互いの時間を無駄にせず作業が進められます。

長期休みで予定調整が必要はときは、急ぎのメールを送るタイミングです。

急ぎの連絡をメールでする際の注意点

取引先や顧客との連絡手段に使われているメールを急ぎで送るときは、相手に配慮した文面で確実に見てもらえる工夫を取り入れる必要があります。

また、状況によってはメールが開封されづらい可能性もあるため、メールよりも電話などのコミュニケーションが取りやすい手段を活用するほうが適しているばあもあります。

急ぎの連絡をメールを送る際の注意点を見ていきましょう。

言葉遣いに気をつけて送る

どのような事情があるときも、基本的に連絡するときは建設的な言動を心がけましょう。

メールは主に文字や記号のやりとりが中心になるため、伝え方を誤ってしまうとお互いの関係性が維持できなくなる要因につながり、誤解が生まれて人間関係のトラブルが生まれやすくなるからです。

急ぎの連絡をメールでする際の注意点として、急ぎや焦りの気持ちがあっても、お互いに気持ちよく仕事が続けられるように言葉遣いに気をつけるようにしましょう。

相手の予定や状況に配慮する

急ぎの場面でも一度冷静になって、相手の立場を想像しながらまとめてメールを送りましょう。

  • メールの返信回数が減らせるように箇条書きや番号を振って質問する
  • メールボックスに埋もれてしまわないように件名をわかりやすく伝える
  • 誤字脱字がないか再度確認してから送る

状況にもよりますが、忙しい時間帯に連絡をしないことや何度も連絡しないように配慮するなど、相手の予定や状況を考えて急ぎの連絡メールを送るように注意しましょう。

緊急のときは電話をかける

メールでは相手に気づかれないまま放置されてしまう場合があるため、緊急度が高いときは電話で連絡しましょう。

普段のやりとりをメールで進めるときは、取引先や顧客とすぐに連絡ができて便利な面もありますが、急ぎの連絡手段としては不向きなケースも考えられるのです。

急ぎの連絡をメールで送るときの注意点として、メールよりも電話で対応するほうがお互いの手間や時間を短縮できる場面もあります。

急ぎのメールの適切な送り方

相手が返信しやすいように工夫を取り入れて送ると、早く返信が届きやすくなる効果が期待できます。

急ぎのメールの適切な送り方を見ていきましょう。

低姿勢で丁寧な文面で送る

急ぎのときは文面が乱雑になりがちですが、受け取った相手の印象を悪くしないためにも、本題が伝えやすい丁寧なメールを心がけましょう。

コミュニケーションが円滑に進めやすくなり、お互いの信頼関係を壊さずに本題の対応が早くなって作業の流れがスムーズに進みます。

急ぎのメールの適切な送り方として、相手の立場を考えながら低姿勢で丁寧な文面で送りましょう。

返信の期限を書いておく

急ぎのメールを送るときは「〇〇日〇時まで~」と、本文に期限を書いておくと、いつまでに対応すべきなのかが明確に伝わります。

ただ、何度も使用してしまうと相手に圧迫感を与える原因につながるため、ここぞという場面に限定して使うように意識してください。

相手に急ぎのメールだと伝えたいときは、返信の期限を示しておく方法を覚えておきましょう。

急ぎの理由をわかりやすく送る

メールでコミュニケーションを取るときは、お互いに誤解を招かないためにも、急ぎの理由を簡潔に伝えておくと親切です。

クッション言葉を使いながら、相手を責める言い方でなく建設的な伝え方で送るとトラブルを予防できるでしょう。

急ぎの理由をわかりやすく送ることで、どのような理由で返信が求められているのかが把握できて急ぎのメールを適切に送れます。

件名でわかりやすく伝える

件名に「至急」という文字を含めて送ると、急ぎのメールだと相手に伝えられます。

メールボックスに内容が埋もれてしまう可能性を下げられるため、開封率をあげる工夫につながるでしょう。

多用してしまうと効力が発揮しづらくなるので、ここぞという場面で使うように注意しながら、急ぎのメールの適切な送り方として意識してください。

様子を見て催促メールを送る

急ぎのメールに対して返信がこないときは、相手の状況や様子をうかがいながら再度メールを送りましょう。

電話の連絡先を知っている場合は、何度も連絡を入れるよりもメールを送るほうが手間や時間が短縮できて親切な可能性もあります。

急ぎのメールの適切な送り方として、どうしても連絡がこないときは催促メールを送るようにしてください。

急ぎの連絡メールに代わる手段にChatwork

急ぎのときほど、言葉遣いに気をつけて相手の状況に配慮しながらメールを送り、緊急のときは電話をかける工夫を取り入れるように注意しましょう。

適切な送り方として、急ぎの理由や返信期限を書いておき、わかりやすい件名を丁寧な文面で送り、返信がこないときは様子を見て催促メールを送ってください。

ビジネスチャット「Chatwork」は、急ぎの連絡をメールでするよりも効率的に連絡が取りやすいメリットがあります。

Chatworkを利用すれば、チャット式の連絡が可能なので、メールのように埋もれてしまう可能性がなく、確実に連絡や確認が取りやすいところが便利です。

素早い連絡や対応の実現、社内外のコミュニケーション活性化のツールとして便利に使えるChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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